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Imaginez que vous deviez envoyer un e-mail important à un supérieur, un client ou même un ami. Vous tapez la lettre parfaite et appuyez sur envoyer, pensant que vous obtiendrez une réponse avant la date limite. Que feriez-vous si l'e-mail n'arrivait pas quelques minutes avant votre date limite ?
La situation ci-dessus décrit le chaos des e-mails rebondis. Cet article examinera ce qu'est un rebond d'e-mail, les types de rebonds d'e-mail, les causes et comment les traiter.
Qu'est-ce qu'un e-mail rebondi ?
Lorsque vous envoyer un e-mail qui ne livre pas, cela s'appelle un rebond d'e-mail. Habituellement, il y a un message de retour d'e-mail pour vous en informer. Dans la plupart des cas, ils vous informent également de la cause du rebond de l'e-mail.
Il existe deux types de rebonds d'e-mails: les rebonds temporaires et les rebonds définitifs. Examinons ce qu'ils signifient.
Rebond doux
Les soft bounces sont des e-mails non livrés en raison de causes temporaires. Les causes des rebonds temporaires sont les boîtes aux lettres remplies, les boîtes aux lettres inactives, les serveurs en panne et les e-mails trop volumineux.
Ces types de rebonds sont moins graves que les rebonds durs. Souvent, ils ne nécessitent aucune action de votre part pour être résolus. Ils se règlent automatiquement une fois le problème à l'origine résolu.
Rebondissement dur
Lorsqu'un e-mail ne parvient pas à être livré de manière permanente, il est classé comme un rebond dur. Les causes des rebonds durs incluent une adresse e-mail mal orthographiée, un identifiant de messagerie inexistant et un serveur en panne. Considérez-le comme une situation de type « non catégorique » ou « rejet direct »; votre email n'est pas passé, et il ne passera jamais.
Raisons possibles pour lesquelles les e-mails peuvent rebondir
La première étape pour lutter contre un e-mail rebondi est de savoir ce qui l'a causé. Voici quelques raisons possibles pour lesquelles un e-mail peut rebondir :
1. Adresses e-mail mal orthographiées ou inexistantes
Certains e-mails rejetés sont marqués "adresse e-mail inexistante"; cela suggère que l'adresse e-mail n'existe pas. Souvent, cela peut être lié à une faute d'orthographe dans l'identifiant de l'e-mail, ou l'e-mail peut avoir été supprimé s'il appartient à un membre du personnel qui a démissionné d'une organisation.
Il est également possible que l'adresse email est une fausse, ou un e-mail généré aléatoirement créé par des personnes pour désencombrer leur e-mail d'origine. Dans ces cas, vous ne pourrez pas envoyer d'e-mail à l'adresse.
2. Problèmes de serveur
Certains e-mails rejetés peuvent être marqués "non livrables"; cela peut être retracé jusqu'au serveur de messagerie de l'adresse e-mail de réception. Généralement, le serveur est surchargé ou indisponible en raison d'une maintenance. Si vous recevez cette notification à plusieurs reprises, le serveur de messagerie peut s'être arrêté.
3. Boîte aux lettres pleine
Les e-mails fonctionnent avec le stockage; de la même manière que vous ne pouvez pas télécharger de nouvelles applications à partir de votre app store lorsque vous manquez de stockage, votre destinataire ne recevra pas vos e-mails avec une boîte aux lettres remplie.
Ce n'est pas un gros problème si le destinataire utilise activement son courrier, car il finira par nettoyer sa boîte aux lettres pour faire de la place à de nouveaux.
4. Taille de l'e-mail
Une autre raison pour laquelle votre e-mail peut rebondir est que sa taille est trop grande. Ceci est courant lorsqu'un e-mail contient des pièces jointes. Par exemple, Gmail n'envoie pas d'e-mails avec des pièces jointes de plus de 25 Mo. Les fournisseurs de messagerie les plus populaires ont également des limites similaires.
5. Compte bloqué
Si le destinataire vous a empêché de le contacter, tous vos e-mails à cette adresse e-mail rebondiront et vous recevrez une notification à ce sujet. Ils peuvent aussi avoir filtres anti-spam robustes qui bloquent les e-mails qui peuvent sembler suspects.
6. Vacances/réponse automatique
Lorsque les gens partent en vacances, ils aiment s'éloigner de tout et de tout le monde, n'accordant l'accès qu'à un petit pourcentage de personnes. Habituellement, ils ont une ligne ou un e-mail séparé avec lequel ils peuvent être contactés, tandis que les canaux de contact habituels sont en mode vacances.
S'ils restent dans ce mode, vos messages à cette adresse e-mail rebondiront à plusieurs reprises.
Comment résoudre un e-mail qui a rebondi
Il peut être frustrant d'apprendre que votre e-mail a rebondi, en particulier lorsque le contenu est urgent ou important. Heureusement, vous n'avez pas besoin de croiser les bras et de regarder quand cela se produit. Voici quatre façons de résoudre et éventuellement d'empêcher les e-mails rebondis :
1. Double/vérifier les identifiants de messagerie
L'une des raisons les plus courantes des rebonds d'e-mails est un identifiant d'e-mail mal orthographié ou inexistant. Il est recommandé de revérifier l'identifiant de messagerie de votre destinataire avant d'appuyer sur envoyer. Lorsque vous êtes sûr d'avoir la bonne adresse, cela l'élimine automatiquement comme cause d'un rebond d'e-mail.
Cela ne fait pas de mal non plus de confirmer que vous avez la bonne adresse du propriétaire lorsque vous la recevez.
2. Mettre à jour les informations
Prenez l'habitude de mettre à jour vos coordonnées. Les situations des individus changent fréquemment et vos contacts peuvent perdre l'accès à leurs adresses e-mail ou les changer. Contactez régulièrement vos contacts pour vous assurer que les informations que vous avez avec vous sont à jour. Cela réduira le nombre de rebonds d'e-mails que vous rencontrez.
3. Suivez les règles d'envoi
Plus tôt, nous avons mentionné que certains e-mails ne sont pas livrés car leur taille est incroyablement grande. Gmail limite la taille de vos pièces jointes à 25 Mo, et d'autres fournisseurs de messagerie ont des limites similaires. Veuillez vous familiariser avec les différentes règles qui guident votre serveur de messagerie.
Notez également qu'il existe plusieurs méthodes à votre disposition pour envoyer des pièces jointes volumineuses de manière transparente.
4. Formatez vos e-mails
Celui-ci saute l'esprit de la quasi-totalité d'entre nous, mais il est important que votre courrier ne soit pas écrit comme un spam. Tous les serveurs de messagerie ont des filtres anti-spam qui empêchent leurs utilisateurs d'être bombardés de contenu qui ne les concerne pas.
Vous pouvez utiliser des ressources en ligne telles que tester.com et isnotspam.com pour examiner votre courrier électronique à la recherche de contenu de spam.
5. Envoyer l'e-mail plus tard
En cas d'indisponibilité du serveur destinataire, vous devez attendre un certain temps avant de renvoyer l'e-mail, et si le serveur est de retour, votre e-mail vous sera livré. Si cela dure plus longtemps, vous devrez peut-être contacter le support de contact du fournisseur de messagerie de votre destinataire pour l'informer de votre situation.
Votre rebond d'e-mail n'est pas la fin du monde
Même si les rebonds d'e-mails ne sont pas toujours une cause d'inquiétude, ils peuvent toujours être assez ennuyeux lorsque vous envoyez un e-mail important, et il ne livre pas. Cela pourrait même vous amener à vous demander si le destinataire a reçu ou non votre message, mais ne vous inquiétez pas.
Vous pouvez résoudre la situation sans causer trop d'anxiété avec les correctifs répertoriés dans cet article. Il y a aussi d'autres choses que vous pouvez faire pour retrouver les e-mails.
