L'avantage d'utiliser des logiciels comme ClickUp ou Asana est leurs tableaux de projet prêts à l'emploi qui nécessitent une personnalisation minimale. Mais si vous êtes un utilisateur de Notion, ou si vous aimeriez l'être, vous pouvez utiliser son Projets et tâches modèle pour obtenir la planification en un rien de temps tout de même.
Vous ne savez pas comment cela fonctionne? Voici un guide de démarrage rapide pour vous aider à démarrer.
Modèle de tâches dans la notion expliquée
Le modèle de tâche dans Notion est essentiellement une liste de tâches organisée par projet. Les projets apparaissent sous forme de groupes dans la base de données et les lignes ou pages que vous voyez dans un groupe sont des tâches.
Entre les pages des tâches et des projets, c'est là que vous ferez l'essentiel du travail. Au fur et à mesure que vous ajoutez de nouveaux groupes et tâches, ils s'affichent sur la page de vos projets, ainsi que toutes les modifications que vous apportez aux données et propriétés actuelles.
Les propriétés par défaut de votre page de tâches sont Nom de la tâche, Statut, Attribuer, Exigible, et Projet. Voici un bref aperçu de ce que chacun fait :
Nom de la tâche
Nom de la tâche vous aide à identifier rapidement les tâches, vous voudrez donc être un peu descriptif et les rendre uniques. Vous pouvez également cliquer sur un nom de tâche pour afficher ou ajouter des informations pertinentes. Si vous ne voulez pas qu'il s'ouvre en écran partagé, vous pouvez changer le mode aperçu de votre page dans les paramètres de mise en page de votre base de données à côté Ouvrir les pages dans. Vous pouvez le trouver en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit de la base de données.
Statut
Statut donne un aperçu rapide de la progression. Il existe plusieurs options de statut, classées par Faire, En cours, et Complet. Accomplir des tâches telles que Fait et Archive remplira la barre de progression sur la page de vos projets.
Attribuer et due
Attribuer montre à qui appartient la tâche. Exigible communique les délais et vous permet de définir des rappels. Ce sont des gardiens précis s'ils collaborent avec d'autres, délèguent des tâches ou créent un tableau de tâches ouvert.
Projet
Projet est une propriété de relation qui lie la tâche à son projet respectif. Une tâche ne peut être liée qu'à un seul projet. Si vous trouvez que cette colonne n'est pas pertinente puisque vous avez regroupé vos projets, cliquez sur son titre et sélectionnez Masquer en vue pour le ranger. La supprimer rompra la communication entre les pages.
Vues des modèles de tâches de Notion
En haut de votre base de données de tâches, sous son titre, vous verrez les vues Par projet, Exploiter, et Personnes. Par défaut, vous êtes dans la vue projet, dans laquelle vous organisez vos tâches par projet.
Le Exploiter view crée une liste de tâches de toutes vos tâches, en les organisant dans une liste de contrôle. La seule propriété qui ne semble pas refléter ici est Statut, mais si vous regardez au-dessus de votre colonne de cases à cocher, vous remarquerez qu'elle partage le même symbole que la colonne d'état dans l'autre vue. Et quand vous cochez quelque chose ici, cela le marque comme fait partout ailleurs.
Le Personnes La vue vous donne un aperçu rapide des tâches sur lesquelles vous et vos coéquipiers travaillez. C'est un excellent outil pour vérifier les uns avec les autres et s'assurer que la charge de travail de quelqu'un n'est pas trop lourde.
Une autre façon de trier les tâches consiste à utiliser des filtres. Vous pouvez les trouver sous vos options d'affichage en haut de votre base de données et les utiliser pour trier par propriété. Par exemple, tout visualiser avec un Pas commencé statut ou uniquement les tâches attribuées à des personnes spécifiques.
Modèle de projets dans la notion expliquée
Le modèle de projets est l'endroit où vous trouverez un aperçu rapide de tous vos projets. Il utilise une disposition de tableau plus visuelle où vous pouvez faire glisser et déposer des éléments entre les statuts.
Au premier coup d'œil, vous pouvez voir certaines des spécifications et l'avancement de vos projets actifs grâce à leurs propriétés. Si vous les remplissez, ils s'afficheront sur le tableau.
Si vous ne voyez pas une propriété dont vous avez besoin, cliquez sur le tableau pour ouvrir sa page, et vous trouverez ses propriétés sous le titre. Ici, vous pouvez modifier son statut, ajouter des personnes au projet, afficher la barre de progression et ajouter ou modifier la chronologie.
Sur la page du projet, vous verrez également son groupe de tâches, où vous pouvez ajouter d'autres informations et données pertinentes pour le projet.
Comment personnaliser le modèle de tâches et de projets
Bien sûr, vous voudrez personnaliser le modèle et le personnaliser. Voici comment vous pouvez le faire.
Ajout de propriétés dans la page des tâches
Pour ajouter des propriétés à votre page de tâches, cliquez sur le symbole d'ajout en haut à droite du groupe. Cela affichera une liste parmi laquelle vous pourrez choisir, et à partir de là, vous cliquerez sur celle que vous souhaitez ajouter. Une fois dans votre base de données, cliquez sur son titre pour lui donner le nom que vous voulez.
Modification des statuts sur la page des tâches
Pour modifier ou ajouter plus d'options à votre colonne d'état, cliquez sur l'état de la tâche pour afficher le menu et sélectionnez Modifier la propriété au fond. Dans le Modifier la propriété menu, vous verrez trois catégories de statuts—À faire, En cours et Terminé. Vous pouvez soit cliquer sur les options actuelles pour modifier le nom et la couleur, soit sélectionner le symbole d'ajout à côté du titre de la catégorie pour ajouter quelque chose de nouveau.
Ajout de propriétés sur la page du projet
Le moyen le plus rapide d'ajouter des propriétés à votre page de projet est de cliquer sur l'un des tableaux. En haut de sa page, vous verrez l'option # autres propriétés. Cliquez dessus, et l'option Ajouter une propriété apparaîtra. Une fois que vous avez ajouté une propriété à un projet, vous la verrez également dans tous vos autres projets.
Modification des statuts sur la page Projet
Techniquement, la colonne de propriétés se cache sur la page de votre projet, il peut donc être difficile de savoir comment les modifier. Mais une fois que vous savez où chercher, c'est un jeu d'enfant.
Cliquez sur les trois points en haut à droite de votre base de données, sélectionnez Propriétés, et choisissez Statut. Vous serez maintenant dans le Modifier la propriété menu, où vous pouvez cliquer sur les options actuelles pour les modifier et cliquer sur le symbole d'ajout pour en créer de nouvelles.
Organisez vos tâches et vos projets avec Notion
Bien que cela puisse sembler complexe au début, lorsque vous décomposez Notion's Projets et tâches modèle en plus petites parties et travaillez avec, vous saurez exactement ce que vous faites en un rien de temps. Le meilleur endroit pour commencer est de maîtriser le modèle tel quel et d'ajouter des extras plus tard.