3 façons efficaces d'utiliser ChatGPT dans Excel

Excel est un outil incroyablement utile pour travailler avec de grandes quantités de données. Cependant, trouver et mettre en œuvre les bonnes formules peut parfois être une expérience complexe et frustrante. Heureusement, ChatGPT peut être une excellente ressource pour aider à surmonter ces défis.

Avec l'aide de ce modèle de langage IA, vous pouvez demander de l'aide pour les problèmes liés à Excel, créer des formules et recevoir des réponses en temps réel pour vous aider à tirer le meilleur parti d'Excel. Dans cet article, nous allons explorer quelques moyens efficaces d'utiliser ChatGPT dans Excel et découvrir comment il peut améliorer votre expérience d'analyse de données.

1. Utiliser ChatGPT pour créer et implémenter des formules

Créer ou trouver les bonnes formules Excel peut être intimidant et prendre du temps. De plus, si la formule contient une erreur, elle peut produire des résultats incorrects, qui peuvent être encore plus compliqués à corriger.

Pour éviter tous ces tracas, vous pouvez demander à ChatGPT de créer des formules pour vous, en fonction des détails spécifiques de ce que vous voulez que votre formule fasse. Vous pouvez demander au chatbot de suggérer des formules en fonction des tâches à accomplir, ou vous pouvez demander conseil sur une formule que vous avez déjà.

Pour commencer, listez vos exigences de base pour la formule. Cela peut inclure un échantillon de votre feuille de calcul et une description de la tâche que vous souhaitez effectuer. Une fois cela fait, vous pouvez demander à ChatGPT de créer la formule. Cela peut inclure l'utilisation d'un générateur de formules/fonctions ou l'ajout manuel de la formule à la feuille de calcul.

Voici un exemple: Nous avions une feuille de calcul contenant des données sur les ventes de différents produits dans différentes villes, et nous voulions calculer les ventes totales pour chaque produit. Nous avons entré tous les détails nécessaires dans ChatGPT, et lui avons demandé de calculer les ventes du produit A.

Voici comment il a répondu :

Nous avons suivi les étapes exactes dans notre feuille de calcul Excel et la formule a calculé le total des ventes avec précision.

Lorsque vous demandez à ChatGPT de créer des formules pour vous, il y a quelques points à garder à l'esprit :

• Plus vous donnez d'informations, mieux c'est. Assurez-vous que vos instructions sont claires et précises. Si la feuille de calcul n'est pas trop longue, vous pouvez copier son contenu et le fournir au chatbot pour une réponse plus précise. Nous avons aussi parlé de comment rédiger des invites ChatGPT efficaces pour obtenir les meilleures réponses dans notre précédent guide, auquel vous pouvez vous référer à cet effet.
• Vérifiez la mise en forme et la syntaxe des formules créées par ChatGPT. Si l'un de ces éléments est incorrect, Excel renverra une erreur.
• Vérifiez toujours les résultats pour vous assurer de leur exactitude. Bien que ChatGPT puisse créer des formules pour vous, il présente également certaines limitations. Il est préférable de tester la formule sur un petit échantillon de données pour s'assurer qu'elle produit des résultats précis.

En gardant ces points à l'esprit, vous pouvez utiliser le chatbot plus efficacement et avec plus de confiance pour surmonter les craintes que vous pourriez avoir à l'idée de travailler avec des feuilles de calcul.

2. Utiliser ChatGPT pour créer des macros

Les macros sont un ensemble d'instructions qui indiquent à Excel d'effectuer certaines tâches dans un certain ordre. Cela signifie que les macros vous permettent d'enregistrer un ensemble spécifique d'actions, puis de l'exécuter ultérieurement en un seul clic, sans avoir à écrire manuellement le code à chaque fois.

Cependant, la création de macros dans Excel peut être un peu intimidante, surtout si vous n'êtes pas familier avec la programmation ou VBA. Heureusement, ChatGPT peut vous aider dans ce processus en vous fournissant des conseils et des conseils utiles.

Prenons un exemple. Nous avons une feuille de calcul de données de ventes avec les colonnes suivantes :

• Nom de l'employé
• Région
• Trimestre
• Ventes totales

Nous voulons créer un filtre qui affichera le total des ventes réalisées au premier trimestre pour la région Nord. Nous l'avons décrit à ChatGPT et avons créé une macro pour cela, comme indiqué ci-dessous :

Une fois que vous avez la macro requise, implémentons-la et exécutons-la :

1. appuie sur le Autre + F11 touches de votre clavier pour ouvrir Visual Basic Editor.
2. Dans la fenêtre suivante, accédez à Insérer > Module.
3. Ici, entrez le code que vous avez copié à partir de ChatGPT plus tôt.
4. Fermez la boîte de dialogue et cliquez sur Déposer > Enregistrer sous.
5. Développez la liste déroulante Type de fichier et choisissez Classeur Excel prenant en charge les macros.
6. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer le fichier macro.
7. Maintenant, revenez à votre feuille de calcul et dirigez-vous vers le Développeur languette.
8. Cliquer sur Macros et choisissez Filtrer les données de la liste.
9. Enfin, frappez Courir.

Cette macro va maintenant filtrer vos données pour n'afficher que les ventes de la région ciblée.

3. Utilisez ChatGPT pour automatiser l'envoi d'e-mails

Lorsque vous gérez une grande équipe, l'automatisation de tâches telles que l'envoi d'e-mails peut vous sauver la vie. Excel fournit diverses méthodes pour automatiser l'envoi d'e-mails, ce qui est particulièrement utile lorsque vous envoyez régulièrement des e-mails à un groupe de personnes avec des détails similaires. De plus, l'intégration de ChatGPT peut rationaliser davantage le processus d'automatisation des e-mails pour une efficacité maximale.

Le moyen le plus simple de le faire est de demander à ChatGPT de créer une macro VBA pertinente. Cette méthode est assez similaire aux étapes que nous avons déjà décrites ci-dessus. Examinons rapidement un exemple.

Supposons que nous ayons une liste des adresses e-mail de la haute direction de notre entreprise et que nous devions leur envoyer le rapport sur les revenus du premier trimestre par e-mail. Voici comment nous allons demander à ChatGPT de créer une macro VBA.

Une fois que nous aurons la macro, nous enregistrerons le module et l'exécuterons en suivant les étapes décrites ci-dessus. Aussi simple que cela! Outre ces trois méthodes que nous avons répertoriées pour utiliser ChatGPT dans Excel, vous pouvez également utiliser le chatbot pour analyser et visualiser les données dans Excel à l'aide d'outils tels que les graphiques et l'analyse des données Boîte à outils. Vous pouvez demander à ChatGPT de vous expliquer comment utiliser efficacement ces outils.

De plus, vous pouvez utiliser ChatGPT pour résoudre les problèmes dans Excel en lui fournissant les détails de l'erreur que vous rencontrez. Alors qu'il existe un certain nombre de choses que ChatGPT ne peut pas faire dans Excel pourtant, c'est un excellent outil qui peut vous aider à devenir un pro du tableur.

ChatGPT à la rescousse

ChatGPT est une ressource précieuse pour tirer le meilleur parti d'Excel. Vous pouvez l'utiliser pour créer de nouvelles formules, obtenir de l'aide pour toute erreur de feuille de calcul et même acquérir de nouvelles compétences en lui demandant d'expliquer le fonctionnement de certaines fonctionnalités. S'il est utilisé correctement, il peut vous aider à maximiser votre productivité Excel et à surmonter toutes les craintes que vous pourriez avoir concernant les feuilles de calcul.