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Microsoft Forms a une interface utilisateur gluante et une expérience élégante. Il y a peu de chances que vous le laissiez tomber une fois que vous l'essayez pour la première fois. Bien que son interface utilisateur soit complète, vous avez encore besoin de quelques conseils professionnels pour utiliser Microsoft Forms de manière plus productive.

Voici d'excellents moyens d'exploiter Microsoft Forms pour vos besoins d'enquête et d'entreprise.

1. Partagez votre formulaire

Le partage du formulaire est le but ultime de votre sondage. C'est facile:

  1. Cliquez sur Recueillir la réponse en haut à droite de votre formulaire.
  2. Choisissez votre préférence de groupe de destinataires en sélectionnant Tout le monde peut répondre, Seules les personnes de mon organisation peuvent répondre, ou Des personnes spécifiques de mon organisation peuvent répondre.
    3. instagram viewer
  3. Clique le Raccourcir l'URL case à cocher pour une URL plus courte (facultatif). Cliquez ensuite sur Copier pour commencer à partager votre enquête avec vos participants cibles.

Partager avec des personnes spécifiques à l'aide d'invitations personnalisées

Lorsque vous partagez votre formulaire, vous pouvez le sauvegarder avec un message d'invitation personnalisé pour le rendre plus professionnel :

  1. Clique le Recueillir la réponse onglet en haut à droite de votre formulaire.
  2. Sélectionnez votre préférence de destinataire.
  3. Saisissez l'adresse e-mail, le nom ou le groupe de votre destinataire dans le champ de contact. Vous pouvez saisir plusieurs destinataires.
  4. Remplissez le champ de texte avec votre message personnalisé.
  5. Enfin, cliquez Envoyer. Vos participants recevront désormais un message personnalisé les menant à la page du formulaire.

2. Afficher la réponse dans Excel en temps réel

Lors de la collecte des réponses Microsoft Forms, vous devez généralement télécharger une copie Excel de vos données. Les données téléchargées ne sont pas mises à jour avec les nouvelles soumissions. Par conséquent, vous devrez peut-être répéter le téléchargement à intervalles réguliers pour mettre à jour les données existantes sur votre disque local.

Pour éviter ces téléchargements à intervalles multiples, vous pouvez attendre que vos répondants terminent l'enquête avant d'exporter leurs réponses vers Excel.

Mais parfois, vous voulez voir comment les gens répondent en temps réel, surtout si l'enquête est vaste. C'est facile; un compte Microsoft 365 Business vous permet voir les réponses Microsoft Forms dans Excel en temps réel. Vous pouvez y parvenir directement à l'aide des formulaires intégrés pour Excel ou via Power Automate.

3. Empêcher les réponses de formulaire en double

Microsoft Forms permet à quelqu'un de répondre plusieurs fois par défaut. Vous pouvez configurer votre formulaire pour n'autoriser qu'une seule réponse par personne.

Lorsque vous interdire aux gens de soumettre plusieurs fois, ils devront se connecter à leur compte Microsoft pour répondre à votre enquête. Ainsi, le formulaire empêchera le même compte d'accéder deux fois à l'enquête.

4. Intégrer Microsoft Forms iFrame sur votre site Web

Si vous voulez que les gens se connectent à votre site Web pour remplir un sondage, vous pouvez insérer le formulaire en tant que cadre sur votre site Web à la place. Tout ce que vous ferez est de copier une copie iFrame de votre formulaire préparé et de le coller dans le code HTML de votre site Web. Faire cela:

  1. Accédez à votre formulaire et cliquez Collecter les réponses en haut à droite.
  2. Cliquez sur l'icône de code en bas à droite de la barre latérale ouverte.
  3. Copiez le code d'intégration en cliquant sur Copie.
  4. Collez le code copié dans le fichier HTML de votre site Web.

5. Utiliser un code QR pour partager des formulaires

Vous pouvez également télécharger et envoyer un code QR de votre formulaire à vos répondants. Il s'agit d'une autre façon de partager l'URL de votre enquête avec un groupe de discussion. Pour télécharger votre code QR de formulaire Microsoft :

  1. Allez à la Collecter les réponses onglet en haut à droite.
  2. Cliquez sur l'icône du code QR en bas de la barre latérale (à gauche de l'icône du code).
  3. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer l'image du code QR sur votre disque local.
  4. Vous pouvez maintenant partager l'image QR téléchargée avec votre groupe cible.

6. Définir la durée de remplissage du formulaire

Vous n'exécutez peut-être pas de quiz, mais vous souhaitez toujours que vos répondants remplissent votre formulaire dans un délai spécifique. Par exemple, vous souhaitez que les candidats à un emploi répondent à un formulaire de candidature avant une date précise. Vous pouvez lier leur réponse à un délai.

Vous pouvez le faire en modifiant les paramètres du formulaire :

  1. Cliquez sur les trois points de menu horizontaux en haut à droite.
  2. Aller à Paramètres.
  3. Cliquez sur Date de début. Puis clique Données de fin pour conclure la durée de votre enquête.
  4. Vous pouvez également chronométrer le formulaire en cliquant sur Définir la durée; cela démarre une minuterie une fois que quelqu'un commence à remplir le formulaire.

Si vous avez chronométré l'enquête, vos répondants recevront une invite les informant qu'il s'agit d'une enquête chronométrée avant de commencer.

7. Créer et personnaliser des questionnaires dans Microsoft Forms

Comme Google Forms, vous pouvez également créer des questionnaires dans Microsoft Forms. Heureusement, les quiz sont aussi faciles à réaliser que les formulaires ordinaires. Pour créer un quiz dans Microsoft Forms :

  1. Cliquez sur Nouveau questionnaire depuis votre tableau de bord Microsoft Forms.
  2. Remplissez le champ du titre avec le nom de votre quiz. Entrez ensuite la description facultative sous ce champ si vous en avez une.
  3. Cliquez sur Ajouter nouveau.
  4. Vous verrez les options de quiz disponibles dans la barre affichée. Par exemple, vous pouvez sélectionner Choix pour les questions à options multiples.
  5. Cliquez sur Ajouter nouveau pour ajouter une nouvelle question.

Définir la visibilité des résultats du quiz

Vous pouvez également empêcher les participants de voir les résultats du test après la soumission :

  1. Cliquez sur les trois barres de menu horizontales en haut à droite.
  2. Aller à Paramètres.
  3. Désactiver Afficher les résultats automatiquement.

8. Téléchargez et personnalisez le thème du formulaire

Outre son interface utilisateur, avec Microsoft Forms, vous pouvez déterminer l'interface utilisateur que vos répondants voient lorsqu'ils ouvrent votre enquête. C'est une excellente façon d'afficher votre professionnalisme. Bien que Microsoft Forms fournisse des thèmes intégrés, vous pouvez également concevoir et télécharger un thème personnalisé.

  1. Depuis votre formulaire, cliquez sur Thème en haut à droite.
  2. Choisissez parmi les thèmes répertoriés.
  3. Pour télécharger un thème personnalisé à la place, cliquez sur la croix (+) en bas à droite de la barre de thème.
  4. Cliquez sur l'icône de l'image dans le menu suivant.
  5. Ensuite, téléchargez un thème depuis Bing ou OneDrive. Ou vous pouvez cliquer Télécharger pour sélectionner un thème à partir de votre lecteur local.

9. Autoriser les autres à utiliser votre modèle de formulaire

Si vous avez créé un joli thème avec des questions d'enquête inclusives et pertinentes, vous pouvez autoriser d'autres personnes à l'utiliser. Lorsque vous autorisez d'autres personnes à utiliser votre modèle, vous partagez son double à la place. Par conséquent, vos répondants peuvent l'utiliser comme modèle pour leur enquête.

Rendez-vous dans votre formulaire et suivez ces étapes :

  1. Cliquez sur les trois points de menu horizontaux en haut à droite.
  2. Cliquez sur Collaborer ou Dupliquer.
  3. Sous la section Partager en tant que modèle, cliquez sur Obtenir un lien à dupliquer.
  4. Copiez le lien généré et partagez-le avec vos participants. Bien qu'ils puissent toujours remplir et envoyer le formulaire, ils peuvent également le dupliquer et l'utiliser comme modèle pour leurs enquêtes s'ils disposent d'un compte Microsoft 365.

10. Personnaliser un message d'adieu

Vous pouvez également remercier vos participants d'avoir pris le temps de répondre à votre sondage. Ce message apparaît une fois qu'ils soumettent votre formulaire.

Un tel message peut grandement contribuer à établir une relation avec les participants. Par exemple, vous pouvez utiliser cette opportunité pour rappeler à vos répondants que vous répondrez à leurs commentaires à un moment donné. Pour personnaliser un message d'adieu :

  1. Cliquez sur les trois points de menu horizontaux en haut à droite de votre formulaire.
  2. Aller à Paramètres.
  3. Clique le Personnaliser le message de remerciement case à cocher.
  4. Remplissez ensuite le champ avec votre message.

Les gens recevront désormais votre message après avoir soumis le formulaire.

11. Recevez une notification par e-mail de chaque réponse

Vous pouvez recevoir une notification par e-mail chaque fois que quelqu'un répond à votre sondage. Bien que cette pratique ne soit peut-être pas souhaitable dans les enquêtes approfondies, cela vous aide à suivre les réponses, surtout si vous avez moins de participants. Faire cela:

  1. Cliquez sur les trois barres de menu horizontales en haut. Ensuite aller à Paramètres.
  2. Clique le Recevoir une notification par e-mail de chaque réponse case à cocher.

12. Faire une copie des formulaires précédents

Bien que la modification d'un formulaire précédent et son utilisation pour une autre enquête accélèrent votre travail, vous finissez par écraser son contenu. Dupliquez le formulaire sur lequel vous souhaitez créer et modifiez le second à la place :

  1. Accédez à votre tableau de bord Microsoft Forms.
  2. Une fois que vous avez localisé le formulaire précédent sur lequel vous souhaitez construire, cliquez sur les trois points horizontaux en bas à droite de sa bannière.
  3. Sélectionner Copie pour le dupliquer. Vous pouvez maintenant modifier l'extra.

Partagez vos sondages de manière professionnelle

Les outils d'enquête en ligne comme Microsoft et Google Forms facilitent la vie. Cependant, bien que vous puissiez tirer parti de leur simplicité pour des enquêtes localisées et approfondies, connaître leurs cas d'utilisation professionnelle les simplifie davantage.

Bien que vous ayez appris des trucs et astuces pour utiliser Microsoft Forms dans cet article, vous souhaiterez peut-être également voir une utilisation professionnelle de Google Forms.