Travailler avec une équipe à distance est un excellent moyen de puiser dans un vivier de talents diversifié dans le monde entier. Vous trouverez sans aucun doute la bonne personne pour n'importe quel rôle ou projet spécifique afin de vous assurer que votre entreprise est en plein essor.
Cependant, travailler avec une équipe à distance nécessite une approche différente de la gestion d'une équipe interne. Vous devrez surmonter des défis tels qu'une mauvaise communication, un manque de reconnaissance, des difficultés d'horaire, etc. Cela signifie que vous devrez mettre en place des processus pour vous assurer que votre équipe distante fonctionne au mieux. Cet article couvrira des conseils et des outils pour vous aider à atteindre cet objectif.
1. Configurer les canaux de communication
Une communication efficace est essentielle à toute équipe performante, en particulier dans une configuration à distance. Étant donné que vous ne pourrez pas communiquer en personne, la plupart du temps, il est essentiel que vous mettiez en place différents canaux pour surmonter
erreurs de communication courantes dans les équipes virtuelles et assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde.Il existe plusieurs types d'outils que vous pouvez utiliser pour surmonter les défis courants de communication des équipes à distance, comme les e-mails, les systèmes de visioconférence et les plates-formes de messagerie instantanée. Chaque outil offre des fonctionnalités différentes, alors choisissez celles qui correspondent le mieux aux besoins de votre équipe et aux cas d'utilisation spécifiques.
Par exemple, vous pouvez utiliser une application de messagerie instantanée comme Slack pour des conversations et des questions rapides, des e-mails pour communiquer avec les clients, et des logiciels de visioconférence comme Zoom pour organiser des réunions ou des enregistrements virtuels. Quels que soient les canaux de communication que vous choisissez, assurez-vous que tout le monde connaît leur objectif et les utilise correctement.
2. Choisissez la productivité plutôt que le présentéisme numérique
Vaincre le présentéisme numérique est essentiel pour garantir que votre équipe distribuée fonctionne au mieux. Travailler avec une équipe à distance vous permet d'éviter de reproduire le modèle de bureau traditionnel de « présentéisme » – où vous mesurez la productivité par le temps passé devant un ordinateur plutôt que par les résultats réels du travail.
Plutôt que de vous attendre à ce que votre équipe soit collée à son écran toute la journée, vous pouvez vous concentrer sur la définition d'un Plan SMART pour les aider à atteindre leurs objectifs et récompenser les résultats plutôt que le temps passé en ligne.
Cela leur donne la liberté de travailler pendant leurs heures les plus productives et vous assure de tirer le meilleur parti de leur temps. Il déplace également l'attention d'un culture « toujours active » qui nuit à la productivité à celui qui célèbre la production en encourageant des horaires de travail flexibles et une meilleure concentration.
Une communication efficace permet à votre équipe d'être plus productive. Si tel est votre objectif, il est logique de passer moins de temps à répondre aux messages et plus de temps aux tâches réelles. L'un des meilleurs moyens d'imposer une culture qui célèbre la production et non les heures passées connectées aux appareils de travail consiste à utiliser des outils qui encouragent la communication asynchrone.
Bien que la messagerie instantanée ait sa place dans certaines circonstances, les pings, les notifications et les messages constants peuvent être gênants et compliquer la déconnexion de votre équipe. La communication asynchrone est pratique pour les équipes travaillant dans différents fuseaux horaires, car elle leur permet de répondre lorsqu'elles sont disponibles au lieu de s'attendre à ce que tout le monde soit disponible en même temps.
Vous pouvez utiliser outils de communication asynchrone comme Qatalog, Twist ou Yac pour obtenir toutes les informations dont ils ont besoin pour faire de leur mieux tout en minimisant les interruptions.
4. Soyez prêt à gérer les problèmes techniques
Parfois, la technologie peut être une épée à double tranchant. Alors que les ordinateurs et les outils d'équipe virtuelle peuvent vous aider à rester connecté, rien n'est infaillible.
Il y aura des moments où les membres de votre équipe seront confrontés à des problèmes techniques qui les empêcheront de faire leur travail. Et, étant donné que tout le monde travaille à partir d'endroits différents, vous ne pourrez peut-être pas toujours compter sur votre équipe informatique interne pour résoudre rapidement les problèmes de chacun.
Pour éviter des perturbations importantes du flux de travail de votre équipe, il est essentiel que tout le monde soit prêt à gérer les problèmes techniques de travail à distance. Cela inclut de savoir comment corriger les erreurs réseau courantes et la lutte contre les menaces à la cybersécurité. Vous pouvez ajouter des tutoriels de dépannage à votre wiki interne, afin que les membres de l'équipe sachent quoi faire en cas de difficultés techniques.
5. Créer une stratégie de documentation efficace
L'un des meilleurs moyens de s'assurer que votre équipe fonctionne au mieux est d'avoir un stratégie documentaire complète en place. La documentation est essentielle dans toute organisation, mais elle est particulièrement utile pour les équipes distantes où les informations peuvent se perdre dans des messages et des e-mails sans fin.
Qu'il s'agisse d'un résumé de projet, d'un didacticiel ou de notes de réunions, assurez-vous que votre équipe dispose d'une plate-forme commune sur laquelle elle peut rapidement partager, stocker et accéder aux informations pertinentes. Un système de documentation bien organisé aidera à garder tout le monde sur la même longueur d'onde et permettra aux membres de l'équipe de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin.
Vous pouvez utiliser des solutions logicielles comme Tettra pour créer le wiki interne de votre lieu de travail et utilisez-le comme plaque tournante centrale pour toutes les informations pertinentes. Cet outil vous permet d'organiser les informations en catégories et d'autoriser des membres spécifiques de l'équipe à modifier des documents spécifiques.
6. Donner et recevoir des commentaires
Il y a toujours place à l'amélioration, même dans les meilleures équipes. En tant que chef d'équipe à distance, il est de votre responsabilité de vous assurer que chacun travaille efficacement et reçoit les commentaires dont il a besoin pour s'améliorer et gravir les échelons de l'entreprise. Vous pouvez le faire en instituant des enregistrements réguliers sur les appels vidéo ou en demandant aux superviseurs d'envoyer des formulaires de commentaires écrits.
Il y a de fortes chances que vos employés aient également des commentaires précieux pour vous et l'entreprise. Cependant, la plupart d'entre eux pourraient ne pas se sentir à l'aise de parler lors d'un appel vidéo ou d'écrire un e-mail. Vous pouvez utiliser un outil comme Officevibe pour la gestion d'équipe et pour s'assurer que la voix de chacun est entendue.
Cet outil offre des options de commentaires anonymes, de sorte que même les membres les plus introvertis de l'équipe peuvent partager leurs pensées honnêtes sans crainte. Cela vous donne un aperçu clair des besoins de votre équipe et vous permet de prendre les mesures nécessaires pour les amener à donner le meilleur d'eux-mêmes.
7. Encouragez les interactions sociales
Le travail à domicile peut parfois se sentir seul et affecter l'engagement et le moral. En l'absence de bureau physique où vous pouvez occasionnellement croiser un collègue et discuter rapidement, il est essentiel de trouver des solutions virtuelles pour favoriser un sentiment de camaraderie entre les membres de votre équipe.
Tu peux créer une fontaine à eau virtuelle où les membres de l'équipe peuvent engager des conversations informelles. Il peut s'agir d'une discussion de groupe où les gens peuvent partager des histoires amusantes, discuter de passe-temps ou de tout ce qui n'est pas lié au travail. Vous pouvez également planifier des pauses-café virtuelles pour garder vos employés engagés et motivé. Cela pourrait être un appel vidéo privé où tout le monde peut sortir, rire et jouer à des jeux.
Construire une culture de travail à distance positive
La création d'une culture de travail positive est essentielle pour que toute équipe à distance atteigne son plein potentiel. Pour atteindre cet objectif, vous devez constamment évaluer et améliorer votre approche du travail à distance.
En intégrant les conseils mentionnés ci-dessus et en trouvant des moyens créatifs d'aider votre équipe distante à se sentir connectée et motivée, vous pouvez créer une culture de travail efficace qui fera ressortir le meilleur de votre équipe à distance et assurera un avenir prospère pour votre organisation.