Les employés sont tellement habitués à basculer entre les applications professionnelles qu'ils ont développé une mémoire musculaire à long terme pour cela. Bien que pratiques, ces outils ne vous aident que dans une certaine mesure.
Changer d'onglet ne prend que quelques secondes, mais cela représente plusieurs heures par semaine si vous exécutez plusieurs programmes simultanément. Et la plupart des travailleurs ne réalisent même pas qu'ils perdent du temps. Pour vous aider à rationaliser votre flux de travail, nous vous expliquerons les dangers liés à l'adoption d'un trop grand nombre de logiciels de bureautique.
Qu'est-ce qui cause le besoin de basculer entre les applications pendant le travail ?
La technologie rationalise les processus métier en automatiser diverses tâches de travail. Les outils de gestion de projet organisent les responsabilités de l'équipe, les compteurs de temps surveillent l'activité des employés et les outils de planification fixent les rendez-vous.
Cela dit, les logiciels ne peuvent toujours pas remplacer complètement l'effort humain. Le surinvestissement dans l'automatisation, ce que font de nombreux employeurs, oblige les utilisateurs à jongler avec plusieurs applications. Une étude longitudinale de Okta, Inc.. montre même que 10 % des entreprises américaines déploient plus de 199 logiciels pour le travail. La plupart des gens ne peuvent pas traiter rapidement autant de plateformes.
6 effets négatifs de basculer entre trop d'applications professionnelles
Certains diront que basculer entre les onglets est un petit prix à payer pour l'automatisation et la commodité. Les natifs du numérique doivent s'adapter au changement, après tout. Bien que les entreprises ne puissent consolider que des fonctions spécifiques, la prise en charge d'un trop grand nombre d'applications professionnelles présente plusieurs inconvénients pour les travailleurs.
1. Passer d'une plate-forme à l'autre fait perdre du temps
Les entreprises investissent dans des outils de travail pour gagner du temps. Ils espèrent que les employés comme vous accompliront plus après s'être déchargés de certaines de leurs tâches quotidiennes. Oui, les logiciels de bureautique accélèrent les processus de flux de travail. Vous pouvez les intégrer à votre routine et minimiser votre charge de travail, mais une dépendance excessive produira le résultat inverse.
Passer fréquemment d'une application à l'autre fait perdre trop de temps. Au lieu d'obtenir toutes les plateformes de tendances, identifiez quelles applications professionnelles résoudront les pires pertes de temps dans votre lieu de travail. Conseillez à vos superviseurs de se limiter aux outils essentiels. L'achat excessif de logiciels ne fait que gaspiller les ressources de l'entreprise et impose un stress inutile aux travailleurs.
2. Stocker des informations sur plusieurs plates-formes compromet la sécurité
La surveillance des actifs joue un rôle crucial dans la cybersécurité. Le meilleur moyen de prévenir les attaques externes et internes est de garder un œil sur les utilisateurs qui accèdent, visualisent et modifient les fichiers. Personne ne peut dire quand une violation de données se produira. Les responsables informatiques doivent avoir accès en temps réel à toutes les données de l'entreprise 24h/24 et 7j/7.
Cependant, l'utilisation de plusieurs logiciels rend la surveillance difficile. Le suivi de différentes plates-formes coûte des ressources énormes, de sorte que la plupart des entreprises préfèrent ignorer complètement les applications à faible priorité.
Veuillez noter que cette approche compromet le système de sécurité global d'une entreprise. Les cybercriminels disposent aujourd'hui des compétences et des ressources technologiques nécessaires pour utiliser à mauvais escient même des informations d'identification personnelle (PII) anciennes et obsolètes. Ne migrez pas les fichiers de l'entreprise vers une application que vous ne pouvez pas surveiller régulièrement.
3. Basculer entre les applications perturbe le train de la pensée
Le traitement de nouvelles informations vous empêche d'atteindre un état de flux. Si vous passez d'une plate-forme à l'autre plusieurs fois par jour, vous aurez du mal à accomplir des tâches exigeantes qui nécessitent plus que quelques minutes de concentration.
Changer d'onglet demande un minimum d'effort, mais passer à différentes tâches provoque un stress cognitif important. Les employés ne sont pas des machines qui traitent automatiquement les nouvelles informations. Un rapport de Psychreg.org montre que les canaux de mémoire à court terme ne peuvent stocker qu'environ sept éléments pendant 10 à 60 secondes.
La meilleure approche consiste à limiter les systèmes que vous utilisez par tâche. Disons que vous écrivez un blog. Au lieu de sauter entre les plates-formes et les onglets pour collecter des informations pendant que vous écrivez, recherchez et collectez les points les plus critiques au préalable.
4. Exécuter trop d'applications en arrière-plan nuit à la fonctionnalité de l'appareil
Exécuter trop de processus en arrière-plan ralentit votre appareil. Les applications légères telles que les plates-formes de messagerie instantanée et les outils de gestion de projet ne consomment pas beaucoup de RAM. Cependant, l'exécution simultanée de systèmes lourds tels que des éditeurs de photos, des créateurs de sites et des applications de visioconférence peut entraîner un certain décalage.
Vous devez connaître les limites de votre appareil. Bloquez les tâches qui nécessitent des applications gourmandes en RAM afin de pouvoir éliminer certains processus d'arrière-plan pendant cette période. Non seulement vous protégerez votre gadget, mais vous travaillerez également plus rapidement. Les perturbations externes telles que les pages à chargement lent et les écrans gelés rendent la concentration difficile, surtout si vous continuez à relancer les applications en panne.
5. Présenter plusieurs plateformes aux nouvelles recrues prend du temps
Apprendre aux nouvelles recrues à apprendre plusieurs outils simultanément allonge le processus d'intégration. L'adoption de nouveaux systèmes prend du temps. Vous aurez besoin de plusieurs semaines de répétition pour intégrer efficacement différents outils dans votre flux de travail.
L'intégration doit se concentrer sur l'acclimatation. Le meilleures façons d'accueillir les recrues inclure des présentations d'équipe, une formation approfondie et une explication des ressources. Mais si votre formateur passe le plus clair de son temps à vous enseigner les outils bureautiques, il peut accidentellement négliger ces activités.
6. Les travailleurs pourraient trouver écrasant de se souvenir d'un trop grand nombre de plates-formes
Basculer entre les onglets est une chose, mais maîtriser les différentes plateformes que vous utilisez quotidiennement en est une autre. Tous les outils ne sont pas construits de la même manière. Bien que vous puissiez rapidement apprendre les plates-formes de messagerie et les applications de prise de notes, l'utilisation de plates-formes de gestion de projet, de créateurs de sites et d'éditeurs vidéo, entre autres ressources complexes, nécessite beaucoup de formation.
Étudier trop de plateformes est épuisant sur le plan cognitif. Si vous passez des heures à maîtriser les outils bureautiques, vous n'aurez plus d'énergie et de force mentale pour votre travail réel, ce qui entravera les performances.
Que pouvez-vous faire pour minimiser le besoin de basculer entre les applications ?
Vous aurez plus de contrôle sur votre flux de travail si vous êtes un travailleur indépendant. Évaluer les les outils que vous utilisez pour automatiser les tâches de freelance et voyez lesquels s'intègrent bien les uns aux autres. La plupart des outils de gestion accueillent des applications tierces au sein du même écosystème.
Alternativement, vous aurez besoin du soutien de votre superviseur si vous travaillez pour une entreprise privée. Demandez à examiner les rapports d'activité de l'équipe pour les goulots d'étranglement du flux de travail. Supprimez les outils redondants, vérifiez quels systèmes peuvent fonctionner sur une plate-forme sous licence et essayez des stratégies de migration de fichiers efficaces. Une fois que vous avez un argument solide, envoyez-le au service approprié.
Éliminer les petites mauvaises habitudes qui entravent l'efficacité du flux de travail
Bien que les logiciels puissent automatiser des tâches spécifiques, l'adoption soudaine de plusieurs options entrave la productivité du flux de travail. Ne vous submergez pas d'outils. En plus de basculer entre différentes applications, vous perdrez également du temps sur des tâches insensées telles que le chargement de nouvelles pages, le démarrage de programmes et la migration de fichiers.
Pour augmenter encore votre productivité, continuez à évaluer quelles petites mauvaises habitudes causent des goulots d'étranglement dans le flux de travail. Nous vous suggérons de suivre vos activités professionnelles. Quantifier vos tâches vous aidera à repérer les tueurs de productivité subtils mais dangereux, comme la procrastination, les médias sociaux et le perfectionnisme.