Avec un peu de planification minutieuse, démarrer un projet collaboratif ou organiser une petite communauté créative (comme une salle d'écrivain) peut être simple et amusant.
Il y a quelques aspects importants à considérer, généralement avec un logiciel pratique ou une application qui peut vous aider. Jetons un coup d'œil à seulement trois d'entre eux ici.
1. Créez un endroit pour stocker et accéder facilement aux fichiers
Lorsque vous travaillez sur des collaborations créatives, il y aura un moment où les fichiers devront être partagés. Les fichiers peuvent être des cartes d'art pour les personnages d'un monde partagé. Il peut s'agir d'enregistrements vidéo de réunions de discussion en ligne. Comme le type de support peut varier, il vaudrait la peine de penser à un endroit qui a une bonne capacité de stockage sans se ruiner.
Par exemple, Dropbox a un plan d'utilisation professionnelle qui vous offre 5 To de stockage pour moins de 20 $ par personne et par mois. Vous pouvez trouver un essai gratuit de Dropbox Professional ici si cela présente un intérêt. Cela vaut également la peine de penser à un endroit facile à partager avec les autres. Dropbox peut vous aider avec des fichiers plus volumineux, tels que des images et des vidéos de haute qualité, bien qu'il existe d'excellentes alternatives pour les fichiers texte.
Les utilisateurs de Microsoft One Drive et Google Drive peuvent stocker de manière transparente des documents créés dans un traitement de texte et partager facilement un lien avec le reste des collaborateurs. Pour les utilisateurs de Google, consultez notre guide sur façons de partager les documents Google tu crées.
Si vous développez un scénario, une série de nouvelles ou un recueil de poèmes et que vous souhaitez vous entraider sans être trop intrusives, les fonctions de commentaire de Microsoft Word et de Google Docs sont un moyen très pratique de Ce faisant. GCFLearnFree a une bonne vidéo YouTube expliquant comment utiliser la fonction de commentaire dans Google Docs.
2. Organisez une zone de remue-méninges interactive
Il y aura des moments où travailler sur un document de traitement de texte ne suffira pas pour développer certaines idées. Une méthode efficace pour visualiser le développement d'idées consiste à utiliser un tableau blanc interactif en ligne tel que Miro.
Il existe plusieurs façons de personnaliser la mise en page des tableaux et vous pouvez facilement les partager avec les contributeurs pour commentaires. Avec Miro en particulier, vous pouvez transformer des idées en tâches, permettant une transition simplifiée de la conception à la production.
De nombreuses applications et sites de tableaux blancs interactifs gratuits sont gratuits et regorgent de fonctionnalités. Pour essayer, vous pouvez connectez-vous à Miro ici et explorez les fonctionnalités qu'il offre. Il existe également des explications utiles en ligne, telles que notre article sur comment créer un planificateur mensuel sur Miro.
Si un système de gestion des tâches plus approfondi est nécessaire, y compris un moyen d'organiser le calendrier, le stockage lié fichiers et gérer efficacement des équipes plus importantes, il existe des systèmes gratuits tels que Notion qui valent la peine d'être recherchés dans. Il existe un certain nombre d'explications de fonctionnalités utiles, y compris notre article sur certains puissantes astuces de Notion pour accélérer votre flux de travail.
Notion dispose d'une fonctionnalité de prise de notes et d'édition multi-comptes en temps réel. Bien que cela semble chaotique, avec le bon type de stratégie de gestion d'équipe, cela peut également être utilisé comme un avantage lors de la collaboration sur un document en direct.
3. Utiliser une méthode de communication efficace
Les services de messagerie instantanée peuvent être efficaces, comme la création d'un groupe WhatsApp ou Facebook Messenger, bien qu'ils aient leurs limites. Slack peut également être populaire, bien que l'envoi de fichiers et l'affichage de l'historique des discussions puissent rapidement devenir gênants en raison des restrictions de stockage de la version gratuite.
Un forum communautaire en ligne, tel que Discord, pourrait être utile car vous pouvez créer des rôles pour les membres, et il existe une fonction de recherche complète pour trouver des informations dans les conversations précédentes.
La visioconférence est également recommandée, car c'est un bon moyen de mettre des noms en face et de donner la conversation en direct et plus dynamique avec laquelle un système basé sur du texte peut avoir du mal. Il est également possible d'enregistrer des réunions vidéo pour les examiner et les partager avec les contributeurs absents à ce moment-là.
Zoom, Google Meet et Microsoft Teams font tous bien leur travail et fournissent très facilement une fonction d'enregistrement et un lien vers les comptes de leurs hôtes. Il vaut la peine de noter les fuseaux horaires si vous avez des contributeurs basés à l'étranger. Zoom a une fonction qui vous permet de surmonter ce défi. Notre article sur comment définir votre lieu de travail sur Zoom a la réponse.
Un bon moyen de créer de petits commentaires vidéo ou de brèves tâches consiste à utiliser un système d'enregistrement et de partage vidéo tel que Loom. Il est facile de vous enregistrer ainsi que votre écran, puis de générer un lien à partager. Les contributeurs peuvent également réagir et commenter les vidéos des autres. Un tel système est très utile pour le travail asynchrone.
Moins est plus
Pour éviter la frustration des collaborateurs devant créer plusieurs comptes, télécharger plusieurs applications et donner leur précieux détails à de nombreuses sociétés tierces, il vaut vraiment la peine d'être absolument sûr que vous avez besoin du logiciel de votre choix avant la mettre en œuvre.
Cela dit, vous découvrirez peut-être de nouvelles fonctionnalités intéressantes et utiles dans des logiciels dont vous ignoriez l'existence auparavant ou qui ont été recommandées par un collaborateur lui-même. Avec un peu d'essais et d'erreurs et de tests, vous trouverez les applications et les sites qui fonctionnent le mieux pour vous et votre équipe.
