Il existe de nombreuses possibilités lorsque vous travaillez en solo dans Notion. Ajoutez ses options de partage robustes au mélange, et cela augmente considérablement. De l'appariement sur une liste de tâches à la création d'un site Web sans code, vous avez probablement une tâche à laquelle vous pouvez vous attaquer avec les fonctionnalités de partage de Notion.
Alors, comment ça marche? Continuez à lire pour un guide complet sur le partage dans Notion, ainsi qu'une liste d'exemples sur la façon d'utiliser chacun.
Comment partager vos pages notion en privé
Vous n'avez pas besoin de rendre vos pages Notion publiques pour les partager avec certaines personnes. Par exemple, vous ne voudriez pas plus d'yeux que nécessaire sur votre Suivi du budget notionnel. Ainsi, pour le garder exclusif entre vous et une autre personne, vous pouvez le partager en privé en suivant ces étapes :
- Aller à Partager dans le coin supérieur droit de votre écran.
- Cliquez dans le champ qui dit Ajouter des e-mails ou des personnes— une zone de contenu et une liste des invités actuels apparaîtront si vous en avez.
- Si la personne que vous ajoutez est déjà invitée dans votre espace de travail Notion, son nom apparaîtra dans la liste. Cliquez sur leur profil pour les ajouter. S'ils ne sont pas invités, saisissez leur adresse e-mail dans le champ pour les ajouter.
- Sélectionnez le niveau d'autorisation que vous souhaitez leur accorder à l'aide du menu déroulant à droite. Par défaut, le logiciel le définit sur Accès total, qui permet à vos invités de modifier et de partager. Cependant, il existe des options de commentaire et de lecture seule.
- Ajoutez un message dans la zone de contenu ci-dessous ou laissez-le tel quel.
- Cliquez sur Inviter pour partager la page.
À partir de là, la personne que vous avez invitée recevra un e-mail avec un lien qu'elle pourra utiliser pour accéder à la page.
Avec le plan gratuit, vous pouvez héberger jusqu'à dix invités dans votre espace de travail, ce qui signifie un total global, pas seulement par page. Mais les invités ne verront que les pages que vous partagez avec eux.
Il est important de se rappeler que lorsque vous partagez une page avec quelqu'un, il aura également accès à toutes les sous-pages qu'il contient, alors assurez-vous de bien vérifier ce qui s'y trouve avant de le faire.
Comment partager publiquement vos pages de notions
Pour afficher publiquement votre page Notion, rendez-vous sur Partager menu dans le coin supérieur droit et activez Partager sur le Web. Cela crée un lien unique vers votre page que vous pouvez utiliser pour permettre à d'autres d'y accéder. C'est un peu comme créer un site Web sans code dans Notion.
Cela signifie également que toute personne ayant accès au lien aura accès à votre page, alors assurez-vous que vos autorisations sont définies avant de le faire. Une fois que vous tournez Partager sur le Web activé, une liste de paramètres s'affiche. Sinon, vous pouvez cliquer Afficher les options de lien en bas à gauche du panneau de partage.
Dans les options de lien, vous pouvez choisir d'autoriser ou non les autres à modifier, commenter ou dupliquer votre page. Si vous avez le plan Plus, vous pouvez également définir une expiration de lien et activer l'indexation des moteurs de recherche.
Comme pour le partage de votre page en privé, il est recommandé de vérifier ce qui s'y trouve avant de le partager, car vos spectateurs auront accès à toutes les sous-pages.
Comment créer un espace d'équipe dans Notion
La fonctionnalité d'espace d'équipe de Notion permet aux équipes de travailler en collaboration dans un espace unique.
- Cliquez sur Créer un espace d'équipe dans la barre latérale, et un menu apparaîtra.
- Ajoutez un nom et une description aux champs respectifs et cliquez sur Créer un espace d'équipe.
- Vous aurez maintenant la possibilité d'ajouter des membres à l'espace d'équipe. Vous pouvez les ajouter par leur nom si vous les avez déjà invités dans votre espace de travail. Si ce n'est pas le cas, saisissez son e-mail. Alternativement, vous pouvez cliquer sur Passer cette étape pour l'instant.
- Attribuez-leur un rôle en utilisant le menu déroulant à droite. Par défaut, Notion le définit sur Membre de l'espace d'équipe, qui leur accorde uniquement l'accès aux pages. Propriétaire de l'espace d'équipe leur donne un accès complet aux pages et aux paramètres.
- Cliquer sur Inviter.
Ensuite, Notion vous amène à votre espace d'équipe. Toutes les pages que vous ajoutez s'affichent automatiquement aux autres membres de cet espace.
Il est également important de noter que toute personne ayant accès à votre espace de travail, comme vos invités actuels, aura accès à vos espaces d'équipe. Pour restreindre l'accès et créer des espaces d'équipe privés, vous aurez besoin d'un compte professionnel ou d'entreprise.
Où trouver les pages de notions que d'autres ont partagées avec vous
Trouver les pages que vous avez envoyées à d'autres est aussi simple que de regarder sous le partagé section dans votre barre latérale. Là, Notion le sépare du reste pour rappeler que tout ce que vous faites sur ces pages sera visible pour ceux qui y ont accès.
Trouver une page qu'un ami a partagée avec vous n'est pas aussi simple, surtout si vous ne savez pas où chercher. Pour les localiser :
- Cliquez sur le nom de votre espace de travail dans le coin supérieur gauche.
- Les espaces de travail des autres personnes auxquels vous avez accès s'ouvriront dans un menu. Choisissez le compte que vous souhaitez afficher.
- Vous trouverez toutes les pages que votre ami a partagées avec vous dans la barre latérale.
Votre ami peut avoir partagé ces pages avec d'autres, ce qui signifie que les informations que vous ajoutez peuvent ne pas être exclusives entre vous deux. Vous pouvez voir qui a accès en regardant les photos de profil dans le coin supérieur droit.
Quelle méthode de partage de notions devriez-vous utiliser ?
- Si vous cherchez à partager des pages individuelles avec un groupe sélectionné, comme un tableau de projet Notion, ou tout ce que vous souhaitez garder exclusif, le partage privé est la voie à suivre.
- Si vous cherchez à créer un Wiki dans Notion et que vous souhaitez le partager avec d'autres, le partage public est probablement votre meilleure option. De plus, si vous autorisez les autres à modifier, ils peuvent contribuer. Mais vous pouvez également publier des documents en lecture seule dans le cas de CV en ligne, de pages Web et de pages promotionnelles.
- Si vous cherchez à collaborer sur plusieurs projets, l'utilisation des espaces d'équipe sera la méthode la plus simple pour vos collègues. De cette façon, tout est accessible à tout le monde dans la barre latérale, et personne n'aura besoin de demander l'accès. N'oubliez pas que pour avoir plus de dix personnes, vous devrez mettre à niveau le plan gratuit.
Obtenez le partage avec Notion
Avec de nombreuses options de partage et d'autorisation, Notion facilite la collaboration avec des amis et des collègues. De plus, si vous avez des informations que vous souhaitez partager avec un public plus large, vous pouvez utiliser Notion pour créer une page Web sans code ou même un site multi-pages.