Si vous avez du mal à respecter les délais, avez tendance à beaucoup tergiverser ou êtes facilement distrait par une notification aléatoire; vous pourriez être victime de la loi de Parkinson. La loi de Parkinson explique que plus on nous accorde de temps pour une tâche particulière, plus il faudra de temps pour la terminer.
C'est la raison pour laquelle la procrastination est si répandue. Mais comment le surmonter? Avant de pouvoir parler de surmonter la loi de Parkinson, il est important de comprendre sa nature et pourquoi elle est répandue.
Qu'est-ce que la loi de Parkinson?
La loi de Parkinson est un adage, célèbre inventé par Cyril NorthcoteParkinson, un historien de la marine britannique. Il est dit:
C'est un lieu commun de constater que le travail s'élargit de manière à occuper le temps disponible pour son achèvement.
Pour comprendre le concept, considérez une personne chargée de rédiger un essai dans un délai de 48 heures. La personne, le premier jour, recueillera des données pertinentes pour la recherche et formera un plan. Le lendemain, ils se mettront au travail et rédigeront la première ébauche de l'essai.
À l'approche de la date limite, avec quelques heures restantes, ils éditeront, reliront et finalement soumettront le brouillon. Et si la personne se voyait accorder un délai de 24 heures? Il est tout à fait possible que la personne ait facilement écrit l'essai assigné dans les 24 heures, sans sacrifier la qualité.
Pensez maintenant à la fréquence à laquelle vous avez rencontré des circonstances similaires. Vous pouvez probablement penser à plusieurs cas où l'on vous a confié une tâche avec un délai plus long. Mais au lieu de terminer la tâche dans le temps requis pour terminer la tâche, vous avez pris tout le temps disponible (selon la date limite) pour terminer la tâche.
Utiliser la loi de Parkinson pour maximiser votre productivité
Bien que la loi de Parkinson soit répandue et apparemment inévitable, vous pouvez l'utiliser à votre avantage en contrôlant la façon dont vous passez votre temps. Voici quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour surmonter la loi de Parkinson et devenir plus productif :
1. Fixez des objectifs SMART
Les gens ont tendance à se relâcher et à procrastiner davantage lorsqu'ils n'ont pas l'impression que leur travail est important. Une autre cause majeure de procrastination est l'incertitude quant aux prochaines étapes. Si vous ne savez pas ce que vous ferez une fois que vous aurez terminé un projet, vous risquez de retarder son achèvement.
C'est pourquoi il est important de fixer des objectifs SMART surmonter la loi de Parkinson. Avoir à l'esprit un objectif précis et limité dans le temps vous rend plus désireux d'y travailler et d'utiliser votre temps et d'autres ressources de manière plus consciente.
2. Planifiez efficacement
Nous connaissons tous l'importance de la planification. Cela nous aide à rester conscients de la façon dont nous passons notre temps, minimisant ainsi l'impact négatif de la loi de Parkinson. Pour une planification et une planification efficaces, vous pouvez utiliser calendriers applications pour planifier des tâches.
Cependant, vous devez toujours inclure une heure limite dans votre emploi du temps. Une heure limite désignée (pour la journée) vous donne un sentiment d'urgence et vous êtes obligé d'accomplir vos tâches de la journée dans ce laps de temps.
Lorsque vous n'avez pas d'heure limite définie, vous avez l'impression d'avoir plus de temps et vous êtes susceptible d'être distrait ou de travailler lentement. Vous vous dites que vous allez vous rattraper en ajoutant plus d'heures de nuit, donc, "développez le travail".
La loi de Parkinson frappe le plus fort lorsque vous avez un projet énorme avec un long délai. Un délai plus long signifie que vous avez plus de temps pour vous détendre et vous distraire. Pour éviter cela, vous devez décomposer le projet en tâches plus petites. Fixez maintenant des délais intermédiaires pour chacune des petites tâches et planifiez-les en conséquence.
Décomposer un grand projet en tâches plus petites le rend moins intimidant et plus faisable; vous êtes donc moins susceptible de tergiverser. De plus, en vous donnant des délais plus courts et plus immédiats, vous ne vous donnez pas beaucoup de temps. Comme il n'y a pas beaucoup de temps à perdre, vous ressentez un sentiment d'urgence qui vous motive à accomplir les tâches.
4. Temps de suivi
Il est probable que vos estimations soient inexactes au départ. Vous pourriez vous donner 3 heures pour un projet. Mais en y travaillant, vous constatez qu'il vous faudra encore 2 heures pour le terminer. Si cela se produit, réajustez simplement votre emploi du temps et accordez-vous plus de temps. Fixer des délais précis pour vos projets vous aide à les planifier efficacement. Pour cela, vous pouvez commencer à suivre le temps nécessaire pour terminer chaque projet.
Il y a plusieurs excellentes applications de suivi du temps là-bas que vous pouvez utiliser pour suivre le temps que prend un projet particulier. Lorsque vous utilisez une application de suivi du temps, vous pouvez accéder au journal du temps et voir combien de temps il vous a fallu pour terminer différents projets. Cela permet de faire de meilleures estimations et de fixer des délais plus réalistes pour vos projets et vous évite de perdre du temps.
5. Utiliser le timeboxing
Lorsque nous devons faire quelque chose, nous ne pensons pas au temps qu'il faudra pour terminer le projet. Au lieu de cela, nous pensons au temps qui nous est accordé pour le projet. C'est là qu'intervient la loi de Parkinson. Si le temps imparti pour la tâche assignée est supérieur au temps requis, nous avons tendance à retarder la tâche jusqu'à la dernière minute.
Pour éviter que cela ne se produise, utilisez le timeboxing. Le timeboxing consiste à réfléchir au temps qu'il faudra à un projet particulier pour accomplir une tâche, fixer un délai auto-imposé (une boîte de temps) en fonction du temps requis pour la tâche, et s'en tenir à il.
Supposons que vous disposiez de trois jours pour réaliser un projet. Après évaluation, vous constatez que cela peut être fait en trois heures. Fixez un délai de 3 heures pour le projet et efforcez-vous de le terminer dans les délais. Avec le timeboxing, vous devenez plus conscient de comment et où vous utilisez votre temps. Lorsqu'il y a une échéance imminente dans votre esprit, vous êtes moins susceptible de tergiverser.
6. Utilisez la technique Pomodoro
Comme le timeboxing, vous pouvez utiliser la méthode Pomodoro pour devenir plus productif et battre la loi de Parkinson. La méthode Pomodoro implique des séances de travail courtes mais intensives avec de courtes pauses entre les deux.
Lorsque vous utilisez la méthode Pomodoro, vous ne pensez pas au délai réel pour la tâche, mais aux 25 minutes que vous vous êtes fixées. Cela supprime la possibilité que la loi de Parkinson agisse. Voici comment vous pouvez utiliser la technique Pomodoro :
- Notez une liste de choses à faire, par ordre de priorité.
- Réglez une minuterie sur 25 minutes.
- Commencez à travailler sur la tâche la plus prioritaire jusqu'à ce que le chronomètre s'éteigne.
- Faites une pause de 5 minutes.
- Répétez quatre séances de 25 minutes.
- Faites une pause de 30 minutes.
Bien que vous puissiez utiliser une minuterie sur votre téléphone ou votre ordinateur portable, il existe des applications pour la technique Pomodoro qui le rendent beaucoup plus facile et plus efficace.
Faites plus en moins de temps
Vous n'êtes pas obligé de commencer avec toutes ces stratégies dès le premier jour; vous pouvez en choisir un ou deux et les faire aussi efficacement que possible. L'astuce consiste à prendre conscience de la façon dont vous utilisez votre temps et à éviter que la loi de Parkinson "étende votre travail".
Une fois que vous avez compris, vous pouvez intégrer davantage de ces stratégies dans votre routine. Mais ne vous arrêtez pas là! Vous pouvez découvrir d'autres façons d'augmenter votre productivité et d'en faire plus en moins de temps.