Vous n'avez plus besoin d'envoyer un document Word par e-mail entre collègues pour faire avancer les choses. Vous pourriez, mais avec des traitements de texte basés sur le Web comme Google Docs, collaborer et communiquer est un jeu d'enfant.
Dans le logiciel, vous trouverez divers outils et fonctionnalités qui vous aident à rester à jour et à l'écart les uns des autres. Dans cet article, vous trouverez un guide complet sur l'utilisation de ces outils dans Google Docs.
Pour rationaliser les commentaires et la collaboration de votre équipe, voici comment mentionner d'autres personnes et utiliser efficacement les commentaires dans Google Docs.
Mentionner d'autres personnes dans vos documents Google
Pour mentionner un contact n'importe où dans un document Google, saisissez @ et continuez avec son adresse e-mail. Si vous les avez enregistrés en tant que contact dans votre compte Google, leur nom apparaîtra dans une liste lorsque vous le ferez. Là, vous pouvez cliquer sur leur nom pour terminer de les ajouter.
Les mentionner dans le document ne leur enverra pas de notification, mais cela créera une balise que vous pourrez survoler pour voir une fiche de contact avec des raccourcis pour leur envoyer un e-mail, créer ou programmer un Meet, ou afficher vos interactions Google récentes.
Si vous n'avez pas encore accordé l'accès à votre collègue, il y a quelques façons de partager vos documents Google Docs, le plus rapide étant le Partager bouton dans le coin supérieur droit. Une fois que vous avez cliqué dessus, il vous sera demandé son adresse e-mail et un message facultatif. Ensuite, frappez Envoyer.
Les commentaires enverront un ping à vos collègues, attirant leur attention sur votre document partagé. Pour utiliser les commentaires :
- Mettez en surbrillance le texte ou le média où vous souhaitez laisser un commentaire.
- Une barre d'outils apparaîtra sur le côté droit de votre document. Là, sélectionnez l'icône de parole bleue avec un symbole plus. Alternativement, vous pouvez trouver ce symbole en gris dans la barre d'outils supérieure ou en cliquant avec le bouton droit pour une liste d'options supplémentaires.
- Un panneau de commentaires apparaîtra. Tapez vos pensées dans le champ, en utilisant @ et une adresse e-mail pour ajouter vos collègues.
- Lorsque vous êtes prêt à partager, cliquez sur Commentaire, et votre note apparaîtra dans le document. Toute personne taguée à l'intérieur recevra une notification. Toute personne ayant accès au document peut consulter et ajouter ses réflexions.
Pour éviter que les commentaires n'encombrent votre document, vous pouvez les résoudre une fois que vous les avez lus ou terminé les tâches associées. Pour ce faire, cliquez sur la coche dans l'en-tête du fil de discussion. Cette action masquera la note, mais vous pourrez accéder et récupérer les commentaires résolus dans Google Docs en accédant à votre historique. Vous pouvez le trouver en sélectionnant l'icône de la parole dans le coin supérieur droit de votre écran.
Comment utiliser les suggestions de modifications dans Google Docs
Parfois, il est avantageux de faire des suggestions plutôt que des changements lorsque vous travaillez en collaboration. Plutôt que d'envoyer un ping à votre collègue avec une lecture par lecture ou de parcourir l'historique des versions de votre document, vous pouvez suggérer des modifications à l'aide de Mode suggestion dans Google Documents. Faire cela:
- Mettez en surbrillance le texte ou le média auquel vous faites référence.
- Une barre d'outils apparaîtra sur le côté droit de votre document. Là, sélectionnez l'icône de parole verte avec un crayon. Vous pouvez également basculer entre les modes en cliquant sur l'icône en forme de crayon dans la barre d'outils ou en cliquant avec le bouton droit de la souris pour afficher une liste d'options supplémentaires.
- Une fois que vous êtes en mode Suggestion, toutes les modifications que vous apportez apparaîtront comme une suggestion, et le texte que vous remplacez s'affichera toujours avec un barré vert. Les boîtes de commentaires s'afficheront sur le côté droit, reflétant les modifications suggérées.
- Lorsque vous êtes prêt, identifiez le collègue auquel vous souhaitez suggérer des modifications dans un ou plusieurs fils de commentaires et appuyez sur Rejouer pour envoyer une notification.
Lorsque vous êtes prêt à revenir au mode Édition, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l'option dans la liste, ou cliquez sur l'icône du mode Suggestion sur le côté droit de votre barre d'outils.
Si vous examinez les suggestions de quelqu'un d'autre, vous pouvez cliquer sur les zones de commentaires pour les examiner. Ce faisant, cliquez sur la coche en haut du fil pour accepter et sur le x pour rejeter. Accepter les modifications placera les modifications de votre collègue dans le document. Vous pouvez également leur laisser des commentaires sur le fil pour communiquer dans les deux sens sur des éléments spécifiques.
Paramètres de notification pour Google Documents
Un moyen rapide de trouver vos paramètres de notification pour les documents consiste à utiliser l'icône de parole dans le coin supérieur droit de votre écran. Une fois que vous avez ouvert le panneau, cliquez sur l'icône en forme de cloche pour ouvrir le menu des paramètres. Ici, vous pouvez ajuster les types de notifications que vous recevez pour les deux commentaires et Modifications.
Pour les commentaires, vous pouvez opter pour chacun d'entre eux, uniquement ceux dans lesquels les autres vous mentionnent, ou aucun d'entre eux. Si vous n'en sélectionnez aucun, vous recevrez toujours un indicateur visuel, mais vous ne recevrez ni notification ni e-mail. Avec cela, vous devrez faire très attention pour vous assurer de ne pas manquer une mise à jour d'un collègue.
Avec les modifications, vous pouvez choisir de recevoir des notifications chaque fois que quelqu'un apporte des modifications au document ou aucune. Mais vous pouvez toujours voir qui a changé quoi dans l'historique des versions de votre document.
Comment utiliser l'historique des versions dans Google Docs et pourquoi c'est pratique
Puisque vous collaborez avec d'autres, il est bon que vous disposiez d'une sauvegarde du document au cas où quelqu'un supprimerait ou écraserait accidentellement des informations importantes. En haut de votre écran, un lien hypertexte indique la date de la modification la plus récente. Cliquez dessus et vous verrez les sauvegardes des sessions de travail précédentes et les modifications qui ont eu lieu.
L'utilisation de l'historique des versions est pratique car vous pouvez voir ce que d'autres ont changé si ce n'est pas clair. De plus, vous pouvez revenir à une version précédente si vous n'êtes pas satisfait du document actuel ou si quelque chose s'est mal passé.
Comment savoir si quelqu'un d'autre travaille dans un document Google
Heureusement, Google vous aide à savoir si votre collègue est en train de modifier un document ou non. S'ils se trouvent dans l'espace de travail avec vous, leur photo de profil apparaîtra en haut de votre écran avec une bordure de couleur. S'ils sont là mais inactifs, ils apparaîtront estompés.
Vous pouvez également voir exactement où ils se trouvent en regardant leur curseur dans la couleur correspondante. De cette façon, vous pouvez éviter les chevauchements ou revenir plus tard si vous préférez travailler seul.
Collaborez avec Google Docs
Grâce à Google Docs, collaborer avec vos collègues est un jeu d'enfant. Vous pouvez soit contribuer aux documents, soit suggérer des modifications. De plus, il existe de nombreuses fonctionnalités, telles que les paramètres de notification personnalisés, l'historique des versions et les mises à jour en temps réel, pour maintenir votre flux de travail fluide et stable.
