Boostez la communication au sein de votre équipe avec ces conseils

Le moyen le plus critique de réussir avec votre entreprise est une communication efficace. Votre équipe doit se sentir libre de poser des questions, avoir une compréhension approfondie des objectifs de l'entreprise et savoir que leurs pensées sont appréciées. De bonnes habitudes de communication au sein de votre équipe ne se font pas du jour au lendemain. Il faut un engagement pour mettre en œuvre des stratégies qui fonctionnent et, finalement, créer un environnement de travail ouvert.

Si vous vous engagez à accroître l'efficacité de la communication avec votre équipe, lisez la suite pour obtenir des conseils que vous devez commencer à mettre en œuvre pour réussir et garder tout le monde heureux.

Communiquer par le résumé

L'écoute active en communication consiste à chercher à comprendre. Il est impératif de s'assurer que tout le monde est sur la même page. Les problèmes de communication se produisent trop souvent dans les entreprises et peuvent être facilement atténués par la synthèse des pratiques.

"Le résumé ou la paraphrase est une compétence d'écoute active qui consiste à répéter ce qu'une personne a communiqué", explique Max Ade, PDG de Pickleheads. "Bien que ce type de communication puisse sembler répétitif, c'est le moyen le plus efficace d'éviter un malentendu. Le processus consiste à écouter activement une personne parler, à résumer et à répéter ce qu'elle a dit, et à confirmer la compréhension entre le groupe."

Comment cela se présente-t-il en pratique? Ian Heyman, fondateur de Protection anti-gouttes mâle partage: "Cela peut sembler différent pour tout le monde, mais une façon de l'aborder est d'avoir une base de contact avec votre équipe où vous vous entraînez tous à paraphraser. En répétant comment chacun de vous comprend un concept ou une conversation, vous pouvez éviter de nombreuses erreurs de communication. Cela peut amener votre équipe à être plus productive, car tout le monde sait clairement sur quoi vous travaillez."

Résumer en tant que compétence de communication demande de la pratique. Pour les dirigeants, il est préférable de donner l'exemple et de lancer cette stratégie. Il faudra du temps pour que tout le monde embarque et s'habitue à cette méthode de communication, mais ce sera globalement incroyablement bénéfique.

Définir des ordres du jour clairs pour toutes les réunions

L'une des plus grandes plaintes de nombreux employés concernant les réunions est qu'elles prennent trop de temps et sont inefficaces. Cela a tendance à se produire lorsque les réunions ne sont pas correctement planifiées et exécutées. La meilleure méthode pour s'assurer que les réunions sont bénéfiques pour l'équipe est d'avoir des ordres du jour clairs définis bien à l'avance.

"Vous ne pouvez jamais être trop préparé", déclare Max Schwartzapfel, CMO de Se battre pour toi. "Lorsque vous organisez une réunion, envisagez de mettre en place un ordre du jour cohérent et clair au moins trois jours avant. Cela peut donner à votre équipe le temps de préparer à l'avance les livrables, les questions ou les réflexions. Essayer de communiquer sur place peut laisser place à des informations manquées, et personne ne veut ça."

Il est souvent très facile pour les réunions de devenir incontrôlables. "Des réunions chronométrées avec des ordres du jour stricts sont un excellent moyen de s'assurer que vous faites réellement avancer les choses", partage Karim Hachem, vice-président du commerce électronique chez Maxine d'Hollywood. «Établissez un calendrier pour chaque sujet et demandez à quelqu'un de suivre le temps afin que vous respectiez le calendrier. Vous pouvez également laisser un espace à la fin des réunions pour les questions; cette fois est également un excellent moyen de déterminer si un sujet nécessite plus d'attention. La synchronisation des réunions permet de s'assurer que vous touchez tout ce dont vous voulez discuter tout en déterminant ce qui nécessite une communication supplémentaire."

Pendant les réunions, assurez-vous que votre équipe se sent libre de parler de ce qui se passe dans l'entreprise. Faites de la place pour les questions, invitez une discussion animée et incluez tout le monde dans la conversation. Lorsque vous avez une politique de porte ouverte, cela devrait être la norme et votre équipe sera impatiente de partager ses réflexions.

Bases tactiles périodiques hôtes

Lorsque votre équipe est occupée à faire le travail, la communication peut souvent tomber au bord du chemin. Mais sans cette communication, le travail en souffrira. Il est important de laisser du temps dans la charge de travail de votre équipe pour toucher la base. Cela peut prendre la forme d'équipes individuelles, d'équipes spécifiques à un projet, d'équipes complètes ou autrement. La fréquence est quelque chose que vous pouvez déterminer pour répondre à vos besoins spécifiques, tant que vous vous assurez que toutes les réunions de base tactile sont efficaces et ne se contentent pas d'aspirer du temps.

Christy Pyrz, directrice marketing de Peptides paradigmatiques dit: «Envisagez d'avoir des dirigeants qui rencontrent leur équipe en tête-à-tête chaque mois. Vous n'avez pas besoin d'ordres du jour pour ces réunions. Au lieu de cela, vous pouvez l'utiliser comme une période de communication ouverte pour discuter du travail, de la santé mentale, de la croissance et des idées générales de l'employé pour l'entreprise."

Si vous remarquez que le moral de l'équipe diminue, envisagez d'ajouter des bases tactiles pour que l'équipe soit sur la même longueur d'onde. « Vous voyez une baisse du moral de l'équipe? Essayez d'organiser une réunion de base tactile », partage Melissa Rhodes, PDG de Médiums1on1. "Le fait de garder le groupe de base tactile petit - environ 5 à 6 personnes - rend le processus encore plus fluide. Chacun devrait pouvoir exprimer librement ses idées et ses pensées.

Créer une zone sans jugement

La peur est l'une des principales raisons pour lesquelles de nombreux employés ne se sentent pas libres de s'exprimer au travail. Ils craignent que leurs propos ne soient pas pris au sérieux ou qu'ils subissent des répercussions. Si vous voulez vraiment augmenter la communication avec votre équipe, vous devez créer un environnement sans jugement pour le faire.

"Vous ne voulez jamais que les employés soient réprimandés pour avoir utilisé leur voix", explique Mary Kay Bitton, responsable de l'innovation produit chez Vitamines Flo. "Il est essentiel de valoriser les opinions de chacun et de s'assurer que chacun se sent en sécurité pour s'exprimer."

Si vous souhaitez créer et favoriser une zone de non-jugement avec votre équipe, mettez en place une politique de porte ouverte pour inviter votre équipe à exprimer ses pensées. Fournissez-leur un espace sûr pour le faire, comme lors d'une réunion ou en tête-à-tête. Gardez tout le monde sur la même page avec la politique et assurez-vous que tout le monde respecte le précédent. Vous voulez vous assurer que rien ne se passe dans les coulisses qui amène votre équipe à se demander si cette politique a de la valeur ou non.

Bien que votre entreprise puisse avoir une politique de porte ouverte, certaines personnes peuvent ne pas se sentir prêtes à partager ouvertement leurs pensées avec une grande équipe, il est donc sage de proposer une solution alternative. "Un facteur clé pour s'assurer que les gens se sentent bien à l'idée de s'exprimer est de leur donner la possibilité de parler d'une manière qui leur semble sûre. Vous pouvez le faire en encourageant les gens à réserver des réunions avec quelqu'un avec qui ils veulent discuter de sujets privés. Vous pouvez également avoir une boîte à suggestions en ligne pour permettre aux employés de soumettre leurs préoccupations de manière anonyme.

Avec toute nouvelle politique, la mise en œuvre prend du temps, et la construction d'une culture exigera de la cohérence et du temps. Continuez et cela finira par devenir la norme. "Il est important que vous poursuiviez vos efforts, même si vous ne constatez pas d'amélioration immédiate", déclare Ryan Delk, PDG de Apprêt. "Comme la plupart d'entre nous le savent, les bonnes choses prennent du temps, alors continuez à aller de l'avant, surtout quand cela vous semble difficile."

Tenez tout le monde informé de l'actualité de l'entreprise

Pour que chacun se sente à sa place dans l'entreprise, vous voulez qu'il reste informé de tout ce qui se passe, même si cela n'affecte pas directement sa position ou son rôle. Il s'agit d'une stratégie clé dans la constitution d'une équipe et garantit également que chacun reste au courant des actualités de l'entreprise, y compris les objectifs, les réalisations et même les choses difficiles.

"Une merveilleuse façon de s'assurer que tout le monde est informé sans garder les choses trop sérieuses est d'avoir une newsletter d'entreprise", partage Justin Soleimani, co-fondateur de Chute. "Cela peut commencer par nécessité, mais cela peut rapidement se transformer en un moyen de remonter le moral. Bien sûr, vous souhaitez toujours partager des mises à jour sur l'entreprise, mais vous pouvez également inclure des histoires édifiantes sur l'équipe, célébrer des jalons et des anniversaires, et plus encore.

Un autre avantage des newsletters internes ou les résumés hebdomadaires des e-mails, c'est qu'ils réduisent le nombre de réunions, améliorant ainsi la productivité. "Si vous avez l'impression que vous et votre équipe passez trop de temps en réunion, envisagez d'essayer un résumé hebdomadaire des e-mails", déclare Brittany Dolin, co-fondatrice de Agence Pocketbook. "Une grande partie de ce que vous couvrez lors des réunions peut très bien être communiquée par e-mail. Vous pouvez essayer d'envoyer des mises à jour hebdomadaires avec des résumés de ce qui se passe. C'est un excellent moyen de partager des nouvelles tout en fournissant quelque chose de concret à référencer à l'avenir si nécessaire.

Lorsque vous avez de grandes équipes, en particulier, et que vous voulez vous assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin concernant le entreprise, envisagez de trouver une solution pour diffuser les informations avec des détails complets qui peuvent être référencé. Cela réduit les commérages et évite les malentendus.

Conclusion

Vous ne voulez certainement pas rogner sur la communication d'équipe. Lorsqu'une mauvaise communication devient la norme, il faudra faire des efforts supplémentaires pour briser la mauvaise habitude et mettre en œuvre une solution durable.

La meilleure façon de commencer est de créer un petit groupe de travail avec des membres de votre équipe de tous les niveaux. Réfléchissez à un plan sur ce à quoi ressemblera l'objectif final de la communication, puis élaborez une stratégie pour y parvenir. Communiquez cette nouvelle culture à l'équipe et embarquez tout le monde. C'est un gagnant-gagnant pour tous.