Comment utiliser la méthode Ivy Lee dans Microsoft To Do

Il est courant de regarder votre liste de tâches et de vous demander par où commencer. Avec tant de choses là-bas, choisir un point de départ chaque matin peut être difficile, sans parler du stress.

En utilisant la méthode Ivy Lee pour planifier vos tâches, vous saurez exactement par où commencer chaque jour. Et en l'associant aux mises en page simples de la liste de contrôle de Microsoft To Do, vous vous retrouverez avec un processus de gestion des tâches solide. Vous voulez savoir comment? Tout d'abord, nous allons plonger dans une brève explication de la méthode Ivy Lee.

Qu'est-ce que la méthode Ivy Lee?

La méthode Ivy Lee est un excellent moyen d'éliminer le stress de la planification quotidienne. Voici un bref aperçu de son fonctionnement :

• Notez six tâches chaque soir pour vous concentrer sur le lendemain.
• Énumérez-les dans l'ordre, en plaçant les éléments les plus prioritaires en premier.
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• Le lendemain, parcourez votre liste et cochez les éléments au fur et à mesure.
• Si vous terminez votre liste, évitez d'ajouter d'autres tâches - utilisez peut-être le temps pour rattraper des choses plus petites ou pour vous détendre.
• Tout ce qui reste sur votre liste, reportez-le au lendemain pendant que vous écrivez votre nouvelle liste.

L'idée est que vous saurez exactement par où commencer le lendemain et quelle tâche vient ensuite. Si tu comparer Apple Reminders, Google Keep et Microsoft To Do, vous remarquerez qu'ils proposent tous un format de liste de contrôle. Mais ce dernier semble être destiné à la méthode Ivy Lee, grâce à son Ma journée et Tâches vues de liste.

Vous vous demandez peut-être ce qu'il advient de toutes vos autres tâches, les six qui ne figurent pas sur la liste quotidienne. Ma journée et mes tâches fonctionnent ensemble pour empêcher les choses de passer entre les mailles du filet. Ma journée est votre liste quotidienne et Tâches est pour tout le reste. Vous pouvez appeler cela votre arriéré.

Création d'un backlog dans Microsoft To Do

Un backlog est l'endroit où vous stockez toutes vos tâches. Cela peut sembler un peu chaotique, mais il n'est pas nécessaire d'être trop précis. Pensez aux tâches de travail, aux corvées et aux projets qui ne font pas partie de votre routine quotidienne. Par exemple, relire un rapport ou rédiger une proposition marketing, ne pas vérifier ses e-mails ou faire la vaisselle.

Lorsque vous découvrez la tâche, vous l'ajoutez à votre backlog où elle ne sera pas oubliée, ne sera pas une distraction et sera facilement accessible à tout moment.

L'endroit idéal pour votre backlog dans Microsoft To Do se trouve dans l'onglet Tâches. Vous le trouverez dans la barre latérale à gauche. Créer une liste de tâches ici est aussi simple que de taper les éléments que vous souhaitez inclure dans la ajouter une tâche champ et en appuyant sur Entrée.

Si vous souhaitez ajouter plus de détails aux tâches, cliquez sur celle que vous souhaitez développer et une barre latérale droite s'ouvrira. Ici tu peux:

• Ajoutez la tâche à votre liste Ma journée.
• Créez des rappels.
• Donnez une date d'échéance à votre tâche.
• Répétez-le, ce qui en fait une tâche récurrente quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou personnalisée.
• Catégorisez vos tâches.
• Joindre un fichier.
• Écrire une note.

Vous n'avez pas besoin d'être trop détaillé, mais vous voudrez inclure suffisamment d'informations sur la tâche pour vous souvenir des détails plus tard. Ceci est particulièrement important pour les éléments qui peuvent rester dans votre backlog pendant un certain temps.

Une fois que vous avez répertorié toutes vos tâches, vous utiliserez votre backlog pour planifier votre liste de tâches quotidienne.

Écrire votre liste de tâches quotidiennes dans Microsoft To Do

Tout comme le backlog, Microsoft To Do offre l'endroit idéal pour votre liste quotidienne, le Ma journée languette. Vous pouvez le trouver dans la barre latérale gauche en haut. Il est important de se rappeler que votre liste s'effacera automatiquement une fois la date modifiée, vous ne voudrez donc pas déplacer des éléments lorsque vous choisirez ce que vous voulez faire le lendemain.

Au lieu de cela, lorsque vous passez en revue les éléments de votre backlog, cliquez sur l'étoile des six éléments sur lesquels vous souhaitez travailler.

Le matin, cliquez sur les tâches que vous souhaitez déplacer et sélectionnez Ajouter à ma journée faire cela. Ils resteront également dans votre backlog ou dans l'onglet Tâches avec le libellé Ma journée. Lorsque Microsoft To Do efface tous les éléments inachevés, vous pouvez les retrouver rapidement, grâce aux étoiles que vous avez placées dessus précédemment.

Certes, ce serait plus facile si votre liste ne s'éclaircissait pas la nuit, mais cela vous donne le temps de revoir vos tâches le matin et aussi de prendre un nouveau départ chaque jour. Au sein de votre Ma journée, vous pouvez cliquer et faire glisser les éléments ici pour les hiérarchiser. Vous pouvez également revoir certains éléments de votre backlog en cliquant sur Suggestions dans le coin supérieur droit.

Lorsque vous cochez une tâche, vous pouvez la retrouver dans le Complété section de votre onglet Tâches. De plus, vous pouvez activer le Complété liste intelligente dans vos paramètres - l'engrenage dans le coin supérieur droit de votre écran - pour afficher vos tâches terminées dans la barre latérale.

Vous pouvez trouver un nombre différent de tâches qui vous conviennent. Pas de panique si vous ne pouvez pas en trouver six par jour, surtout si vous savez que vous n'en terminerez pas autant.

Listes intelligentes à utiliser parallèlement à la méthode Ivy Lee dans Microsoft To Do

Il y a de nombreuses façons productives d'utiliser Microsoft To Do. Outre ses mises en page simples de liste de tâches, Microsoft To Do propose des listes intelligentes pour vous aider à rester organisé et à faire avancer les choses. Celles-ci sont particulièrement pratiques si vous souhaitez conserver des listes supplémentaires de rappels, d'idées ou de choses aléatoires pour les empêcher d'encombrer votre liste de tâches ou votre arriéré.

Voici ce qu'ils font :

• Important- cliquer sur l'étoile à côté de n'importe quel élément le considère comme important. Microsoft To Do arrondit ensuite ces tâches dans l'onglet Important de l'application, afin que vous puissiez toutes les trouver au même endroit. Ceci est particulièrement utile si votre carnet de commandes est long et que vous souhaitez trouver rapidement vos éléments favoris.
• Prévu—Microsoft To Do rassemble également tous les éléments auxquels vous attribuez une date dans l'onglet Planifié. Ici, vous trouverez vos tâches dans des groupes tels que Aujourd'hui, Demain, La semaine prochaine, et Plus tard.
• Attribué à moi: si vous collaborez avec d'autres personnes dans Microsoft To Do ou Microsoft Planner, vous pouvez également consulter ici les tâches qu'ils vous ont déléguées.
• Tous— cette liste intelligente affiche toutes les tâches que vous créez dans Microsoft To Do.
• Complété—un endroit pour toutes vos tâches terminées. Une fois que vous avez coché un élément, vous pouvez le trouver ici ou dans le Complété section de sa liste.

Si vous ne voulez pas que l'un ou l'autre d'entre eux apparaisse dans votre barre latérale, vous pouvez les désactiver dans vos paramètres sous l'icône d'engrenage en haut à droite. De plus, vous pouvez masquer automatiquement les listes intelligentes vides et masquer les titres de la barre latérale des applications connectées—Planificateur et E-mail marqué.

La possibilité de masquer ce que vous n'utilisez pas met davantage l'accent sur les fonctionnalités que vous utilisez. De cette façon, vous ne faites attention qu'à ce qui est le plus important et les tâches sont moins susceptibles d'être négligées ou oubliées.

Empêchez les tâches de tomber entre les mailles du filet avec Microsoft To Do

Microsoft To Do donne presque l'impression que ses développeurs avaient en tête la méthode Ivy Lee. Ses onglets Tâches et Ma journée s'associent pour vous offrir une liste quotidienne transparente qui facilitera la planification. Si vous avez besoin d'emporter votre liste de tâches en déplacement, téléchargez simplement l'application mobile. Mieux encore, Microsoft To Do est disponible gratuitement avec un compte Microsoft.