ClickUp est un outil puissant pour gérer des tâches, des projets, etc. Mais saviez-vous que vous pouvez le rendre encore plus puissant avec l'automatisation? Voici comment.

ClickUp est un outil de gestion de tâches et de projets robuste, et vous pouvez le rendre encore plus puissant avec des automatisations de flux de travail. Avec cette fonctionnalité, vous n'avez pas besoin d'endurer des tâches ennuyeuses et répétitives - ClickUp fera le gros du travail pour vous.

Tout ce que vous avez à faire est de configurer des instructions automatisées pour effectuer ce que vous devez faire. Cela éliminera les erreurs, accélérera votre flux de travail et vous fera gagner du temps pour vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment. Et vous savez quelle est la meilleure partie? Aucune expérience de codage n'est requise !

Alors, approfondissons les automatisations ClickUp et voyons comment cela peut améliorer votre jeu de productivité.

Qu'est-ce que les automatisations ClickUp?

Le Cliquez vers le haut

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L'outil d'automatisation est un ensemble puissant de fonctionnalités qui vous permettent d'automatiser les tâches répétitives et de rationaliser votre flux de travail. Chaque automatisation créée dans ClickUp comprend trois composants: un déclencheur, une condition et une action.

1. Déclencher

L'événement qui active l'automatisation. Un déclencheur peut être n'importe quoi, de la création d'une nouvelle tâche à l'arrivée à une date d'échéance.

2. État (facultatif)

Des contrôles supplémentaires peuvent être ajoutés au déclencheur - et doivent être satisfaits - pour activer l'automatisation. Par exemple, vous souhaiterez peut-être automatiser une tâche uniquement si elle est attribuée à un membre de l'équipe en particulier ou si elle a une date d'échéance spécifique.

3. Action

C'est ce qui se passera lorsque le déclencheur et les conditions seront remplis. Cela peut aller de l'envoi d'une notification par e-mail à la mise à jour du statut d'une tâche. Vous êtes autorisé à configurer autant d'actions que vous le souhaitez.

Comment activer les automatisations ClickUp

Avant de pouvoir configurer une automatisation dans votre espace de travail ClickUp, vous devez activer Automatisations dans ClickApps. Vous pouvez accéder à ClickApps à partir de la barre de navigation principale ou de la barre de navigation supérieure de votre espace de travail.

1. Cliquez sur votre icône de profil sur le panneau de navigation latéral.

2. Sélectionner ClickApps dans le menu contextuel.

Accédez à ClickApps depuis votre espace de travail

1. Cliquez sur la flèche déroulante du Personnaliser bouton dans le coin supérieur droit de votre espace de travail.

2. Sélectionner ClickApps dans la liste déroulante.

Lorsque la page ClickApps s'ouvre, assurez-vous Automatisation est autorisé. Cliquez ensuite sur le DOS bouton pour revenir à la page précédente.

Comment configurer une automatisation ClickUp de base

Avant de configurer une automatisation ClickUp, assurez-vous que vous vous trouvez dans l'espace, le dossier ou la liste spécifique où vous souhaitez que l'automatisation s'applique.

Si vous êtes nouveau sur ClickUp et que vous voulez comprendre la différence entre les espaces de travail, les espaces, les dossiers et les listes, ceci guide du débutant sur la terminologie ClickUp vous aidera à dissiper les doutes et la confusion.

Maintenant que vous avez activé l'automatisation, le Personnaliser bouton dans votre zone de travail se transforme en Automatiser, sur lequel vous pouvez cliquer pour ouvrir la page des automatisations.

Dans les options déroulantes, cliquez sur Ajouter une automatisation.

Utiliser des modèles d'automatisation pour créer une automatisation

Comme tu peux ajouter les modèles de projet de ClickUp à votre espace de travail Pour démarrer rapidement vos plans de projet, vous pouvez également choisir parmi une bibliothèque de modèles d'automatisation pour configurer votre première automatisation. Ces modèles ont été regroupés sous Catégories et Intégrations dans le volet gauche de la page Automatisations.

Alors que les automatisations répertoriées sous Catégories sont basiques et n'affectent que les modifications en interne, celles sous Intégrations vous permettent d'apporter des modifications directes liées aux applications externes. Actuellement, ClickUp ne prend en charge les automatisations directes qu'avec les applications suivantes :

  • Bugsnag
  • Calendement
  • E-mail
  • GitHub
  • Hubspot
  • Twilio

Vous pouvez donc sélectionner l'un des groupes d'automatisation dans le panneau de gauche, puis choisir une automatisation spécifique liée au groupe de droite, la personnaliser en fonction de vos besoins et l'enregistrer.

Créer des automatisations à partir de zéro

Vous pouvez également choisir de créer des automatisations personnalisées à partir de zéro. Pour commencer, cliquez sur le + Animation personnalisée bouton dans le coin supérieur droit de la page d'automatisation.

Sous le Quand section, vous devez configurer un événement déclencheur (marqué comme "1" dans l'image ci-dessous). Certaines des options de déclenchement disponibles incluent :

  • Tâche créée,
  • Changements de cessionnaire,
  • Changements de statut,
  • Changements de priorité,
  • Changements de date d'échéance,
  • Modifications de la date de début, etc.

Vous pouvez choisir de spécifier toutes les conditions (marquées par "2" dans l'image ci-dessus) qui doivent être remplies - dans ce cas, aucune - pour lancer l'action (s).

Et sous le Alors , ajoutez les actions (marquées par "3") qui doivent se produire une fois que l'événement déclencheur et les conditions sont remplis. Certaines des actions que vous pouvez choisir incluent :

  • Créer une tâche,
  • Créer une sous-tâche,
  • Changer de priorité,
  • Changer les cessionnaires,
  • Ajouter un commentaire,
  • Supprimer la tâche, etc.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le Créer bouton pour enregistrer et activer l'automatisation.

Vous devez noter que les plans gratuits et illimités de ClickUp ne vous permettent pas d'ajouter des conditions et plus d'une action à votre configuration d'automatisation. Vous devrez acheter le plan Business, Business Plus ou Enterprise pour supprimer cette restriction.

Comment gérer vos automatisations ClickUp

Lors de la mise en place de nouvelles automatisations sous la Parcourir , la gestion de vos automatisations se fait sous l'onglet Gérer languette.

Lorsque vous êtes ici, vous pouvez ajouter une description à votre automatisation (marquée par "1") pour expliquer sa fonction ou fournir un contexte à toute autre personne susceptible de consulter votre espace de travail. Vous pouvez également désactiver l'automatisation (marquée par "2") pour la mettre en pause sans la supprimer.

Lorsque vous survolez l'automatisation, vous pouvez la dupliquer, la modifier ou la supprimer.

Si vous travaillez avec de longues listes d'automatisations, ClickUp facilite la localisation de l'une d'entre elles en fournissant plusieurs options de filtre.

Tout d'abord, vous pouvez filtrer par Actif et Inactif automatisations. Lorsque vous désactivez une automatisation active, elle passe dans la section inactive.

Vous pouvez également filtrer les automatisations par les espaces, dossiers ou listes dans lesquels elles ont été créées.

Enfin, vous pouvez filtrer par le déclencheur, la condition ou l'action des automatisations et également par la personne qui a mis à jour ou apporté des modifications pour la dernière fois.

Comment suivre votre utilisation de l'automatisation

Bien que vous puissiez créer des automatisations illimitées dans ClickUp, le nombre de fois qu'elles seront exécutées est limité. Ainsi, chaque fois qu'une action automatisée est effectuée en arrière-plan, elle est prise en compte dans votre utilisation, qui peut être suivie sous le Usage languette.

Le plan gratuit est limité à l'exécution de 100 actions automatisées chaque mois. Vous ne pouvez pas acheter d'automatisations supplémentaires pendant le forfait gratuit, vous devez donc d'abord acheter un forfait payant. Voici le nombre maximum d'actions automatisées autorisées sur chaque forfait payant.

  • Illimité: 1 000/mois
  • Entreprise: 10 000/mois
  • Entreprise Plus : 25 000/mois
  • Entreprise: 250 000/mois

Pour vous aider à maîtriser votre utilisation, ClickUp envoie des alertes d'utilisation aux propriétaires et administrateurs de l'espace de travail par e-mail lorsque l'utilisation de l'espace de travail atteint 90 % et 100 %. Si vous atteignez votre limite d'utilisation et souhaitez acheter des automatisations supplémentaires, cela coûte 19,99 $ pour 1 000 actions supplémentaires par mois, 99,99 $ pour 10 000 actions supplémentaires et 299,99 $ pour 100 000 actions supplémentaires.

Travaillez plus intelligemment, pas plus dur, avec les automatisations ClickUp

ClickUp Automations est une fonctionnalité simple mais puissante qui aidera à éliminer les tâches répétitives et à augmenter la productivité globale. En suivant les étapes décrites dans ce guide du débutant, vous serez sur la bonne voie pour maîtriser les automatisations ClickUp et transformer votre travail. Et si vous voulez passer au niveau supérieur, les modèles ClickUp sont un excellent moyen de le faire.