Comment utiliser la fonction SORTBY dans Microsoft Excel

Microsoft Excel offre des outils puissants pour compiler, organiser et visualiser vos données de toutes les manières imaginables. Parfois, vous rencontrerez un scénario dans lequel vous devrez créer plusieurs vues spécifiques de vos informations.

La fonction SORTBY dans Excel offre un moyen pratique de créer des répartitions complexes et de créer des des arrangements de données qui clarifient vos informations, sans créer de confusion dans votre original base de données.

Utilisations de la fonction SORTBY d'Excel dans Excel

Il existe plusieurs façons de trier vos données dans Excel, bien que les méthodes qui viennent le plus à l'esprit puissent présenter des inconvénients pour des besoins plus complexes.

Utilisation de la fonction TRIER crée un ensemble de données séparé et organisé, mais vous ne pouvez trier que selon un ensemble de critères. Trier avec l'outil Trier et filtrer d'Excel

offre une granularité beaucoup plus fine, mais il trie directement l'ensemble de données d'origine, ce qui rend plus difficile la création et l'affichage de plusieurs vues, surtout si vous voulez les voir en même temps.

La fonction SORTBY, par essence, combine les meilleures parties de ces deux fonctionnalités; il crée une vue distincte de votre ensemble de données (ou un "tableau") qui peut être trié selon plusieurs critères. Ainsi, par exemple, vous pouvez trier un tableau de bord des joueurs dans un jeu par nom d'équipe, puis par score, puis par réalisations spécifiques dans le jeu.

Dans l'exemple que nous allons utiliser pour cet article, nous avons une liste de données de ventes dans une région. Les colonnes contiennent les noms de famille de notre personnel de vente, l'état où ils travaillent, le nombre de ventes qu'ils ont réalisées et le total qu'ils ont gagné grâce à ces ventes.

Comment utiliser la fonction SORTBY dans Excel

Pour créer notre premier tri avec la fonction SORTBY, organisons nos vendeurs par état.

1. Sélectionner la cellule F2.
2. Dans la cellule ou la barre de formule, saisissez ce qui suit :

   =TRI PAR(A2:D16,B2:B16)

3. Presse Entrer.

Cette fonction indique à Excel de trier toute notre plage (cellules A2 à travers D16) par les valeurs "State" dans les cellules B2 à travers B16. Par défaut, l'ordre croissant (A-Z) est automatiquement activé. Le tableau résultant répertorie nos données organisées par état (Arizona d'abord, puis Californie, puis Nouveau-Mexique...).

Notez que la liste des noms n'est pas triée par ordre alphabétique, car ce n'est pas ce que nous lui avons demandé. Cependant, il est facile de modifier cette formule pour spécifier plusieurs critères.

Trier par plusieurs critères simultanément avec SORTBY dans Excel

Modifions notre nouvel ensemble de données pour d'abord trier par état, puis par le nombre de ventes réalisées, créant ainsi un classement miniature du succès de chacun de nos vendeurs dans chaque état.

1. Sélectionner la cellule F2 encore. Sinon, si vous souhaitez également conserver la première formule pour comparer les différences, sélectionnez la cellule K2 plutôt.
2. Dans la cellule ou la barre de formule, saisissez ce qui suit :

   =TRIPAR(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1)

3. Presse Entrer.

Le nouveau tableau résultant a une formule légèrement plus compliquée maintenant que nous demandons à Excel de trier par plusieurs champs.

La formule commence de la même manière que la formule précédente, en ce sens que nous demandons à Excel de trier nos déployer dans les colonnes A à D par les informations "État" dans la colonne B, mais étant donné que nous avons maintenant plusieurs plages que nous cherchons à trier, nous devons clarifier à Excel les deux tableaux que nous cherchons à trier (le by_array syntaxe), ainsi que la ordre de tri, ou la direction dans laquelle nous voulons qu'Excel organise les données.

Chacun de by_array les arguments ne peuvent être larges que d'une colonne, avec les valeurs listées verticalement comme nous les avons ici (pour exemple, cellules B2:B16), ou une ligne de long, avec les valeurs répertoriées horizontalement (par exemple, cellules A4:D4).

Même si les deux colonnes que nous venons de demander à cette formule de trier, les colonnes B et C, sont à côté l'une de l'autre autre, nous ne pouvons pas combiner les deux colonnes en une seule demande de plage dans la formule (comme "B2: C16"). Cela se traduit par un "#REF!" erreur, car Excel ne sait pas par lequel de ces deux champs trier, ni dans quel ordre.

Sans oublier qu'il est tout à fait possible que les plages que vous souhaitez trier soient séparées les unes des autres (comme les colonnes B et D ici, par exemple), ou que vous souhaitiez triez vos cellules par plages qui ne sont pas dans l'ordre dans vos données (par exemple, si vous vouliez trier par "État" dans la colonne B, puis par "Nom" dans la colonne A, comme suggéré plus tôt).

Ainsi, les deux colonnes doivent être répertoriées dans la formule en tant que plages distinctes, pour indiquer explicitement à Excel le ordre dans lequel nous voulons trier le tableau - dans le cas de l'exemple ci-dessus, d'abord par état, puis par nombre de ventes.

Le ordre de tri La syntaxe peut être définie dans deux directions: "1" pour l'ordre croissant (ordre A-Z ou nombres les plus bas classés en premier) ou "-1" pour l'ordre décroissant (ordre Z-A ou nombres les plus élevés classés en premier). Le ordre de tri les champs ne peuvent pas être d'autres nombres que 1 ou -1, ou bien un "#VALUE!" une erreur sera renvoyée, car il n'y a pas d'autres moyens de trier les données.

En précisant ordre de tri n'était facultatif que dans la première version de notre formule, car il était immédiatement clair par quoi nous triions, et nous triions déjà par ordre croissant.

Cependant, si nous voulions trier ces valeurs par ordre décroissant, ou chaque fois que nous trions selon plusieurs critères, c'est obligatoire syntaxe à remplir, car l'ordre de tri peut être organisé dans différentes directions pour différentes plages, comme nous l'avons fait dans ce formule.

De plus, nous ne pouvons pas demander à cette formule de trier partiellement notre tableau, en triant A1:D16 par plage B1:B10, par exemple. Chaque argument de plage dans la formule doit couvrir le même nombre de cellules, donc si notre original déployer valeur a 15 cellules, alors tous les by_array les arguments que nous demandons à la formule de tri doivent également contenir 15 cellules. Sinon, nous aurons un "#VALUE !" erreur.

Maintenant que nous comprenons les éléments de base de cette formule, il est facile de voir comment utiliser SORTBY pour organiser nos données selon autant de critères que nous le souhaitons ou dont nous avons besoin. Entrer le déployer d'abord, puis tapez le by_array trier, puis le ordre de tri, puis notre prochain by_array, notre prochain ordre de tri, et ainsi de suite, comme dans la syntaxe de la formule :

=TRIER PAR(déployer, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTBY est encore une autre fonction puissante et polyvalente dans Excel

La fonction SORTBY de Microsoft Excel facilite la création de répartitions d'informations spécifiques et constitue une solution polyvalente. outil pour organiser sans effort des ensembles de données désordonnés de manière complexe pour rendre vos informations plus claires et plus facilement exploitable.

Il existe encore plus de façons d'utiliser les nombreuses fonctions, outils et fonctionnalités d'Excel pour organiser vos feuilles de calcul et faire un usage plus efficace et productif de votre temps.