Vous voulez tirer le meilleur parti de votre application de prise de notes? Voici quelques conseils pour vous aider à prendre de meilleures notes, à organiser vos pensées et à rester productif.
La prise de notes est une compétence essentielle qui vous aide à organiser vos pensées et vos tâches, et à progresser efficacement dans votre travail. Et avec votre smartphone ou votre ordinateur portable comme compagnon quotidien, prendre des notes en déplacement est plus facile que jamais.
Bien qu'il existe plusieurs applications de prise de notes disponibles, chacune offrant des fonctions uniques, la plupart de ces outils partagent également des fonctionnalités similaires. Quelle que soit l'application de prise de notes que vous utilisez, voici quelques conseils pour vous aider à en tirer le meilleur parti.
Il y aura toujours des moments où vous aurez besoin de noter rapidement une idée ou une information importante. Cependant, votre application de prise de notes peut rapidement devenir désordonnée si vous n'avez pas de moyen d'organiser vos notes, et à quoi cela servirait-il si vous ne pouviez pas trouver les informations quand vous en aviez besoin? La plupart des applications de prise de notes offrent plusieurs façons d'organiser vos notes, y compris les dossiers et les balises.
Les dossiers sont parfaits pour regrouper des notes ou des sujets connexes et les séparer des autres notes. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers pour le travail, l'école, la lecture ou les films, et stocker toutes les notes associées dans chaque dossier. Si vous utilisez des dossiers spécifiques plus que d'autres, vous pouvez leur donner une place au premier rang en les marquant comme favoris ou en les ajoutant à la barre latérale de l'application.
Les balises sont un autre moyen utile d'organiser vos notes, car elles vous permettent d'ajouter des mots-clés à chaque note que vous pourrez ensuite utiliser pour rechercher et trier vos notes. Par exemple, si vous étiquetez plusieurs notes avec une date spécifique, vous pouvez rapidement extraire toutes les notes liées à cette date, quel que soit leur dossier.
2. Utiliser une convention de dénomination cohérente
C'est bien beau de trier vos notes à l'aide de dossiers et de balises, mais si vous n'avez pas de convention de dénomination cohérente pour vos notes, il sera difficile de les distinguer.
Combien de fois avez-vous recherché une note en fonction de ce que vous pensiez l'avoir nommée, pour trouver plusieurs documents avec des titres similaires ou rien? La meilleure façon d'éviter cela est d'utiliser un système de nommage simple et cohérent.
Voici quelques bonnes pratiques pour nommer vos notes :
- Utilisez un format simple et cohérent (par exemple, AAAAMMJJ_Titre).
- Incluez des mots-clés courts et significatifs dans le titre afin qu'il soit facile de les rechercher plus tard.
- Évitez les caractères spéciaux comme !, ?, ou * car ils peuvent être difficiles à rechercher.
- Utilisez une version courante et abrégée du sujet/sujet s'il est long (par exemple, "Fin_Strat" pour "Financial Strategies").
En suivant ces meilleures pratiques ou en créant les vôtres, vous pouvez développer un système de dénomination prévisible qui facilite la recherche des notes dont vous avez besoin lorsque vous les recherchez. La chose la plus importante est d'être cohérent et d'utiliser un système qui fonctionne pour vous.
3. Tirez parti de l'enregistrement vocal
Une partie de les meilleures applications de prise de notes offrent des fonctionnalités d'enregistrement vocal qui vous permettent d'enregistrer des notes audio, vous permettant de capturer des idées même lorsque vous n'avez pas le temps de les écrire. Cette fonctionnalité peut être utile lors de réunions ou de conférences où vous souhaitez capturer tous les détails mais ne pouvez pas écrire aussi rapidement que l'orateur parle.
De même, si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas taper vos notes, peut-être parce que vos mains sont occupées par autre chose, vous pouvez alors profiter de la fonction de synthèse vocale de votre téléphone pour dicter rapidement des idées dans votre prise de notes application. Ces deux fonctionnalités peuvent vous faire gagner du temps et faciliter la capture de vos pensées lors de vos déplacements.
4. Protégez vos notes avec un mot de passe
Votre application de notes contient probablement des informations personnelles et professionnelles sensibles, telles que des mots de passe, des coordonnées ou des dossiers financiers. Pour garantir la sécurité de ces données et tirer le meilleur parti de votre application de prise de notes, il est important de protéger vos notes avec un mot de passe fort.
De cette façon, même si quelqu'un d'autre peut accéder à votre smartphone, il ne pourra pas accéder à ces informations. Vous devriez trouver cette fonctionnalité dans les paramètres de la plupart des applications de prise de notes.
5. Synchronisez vos notes sur tous les appareils
L'une des fonctionnalités les plus importantes à exploiter sur votre application de prise de notes est la possibilité de synchroniser vos notes sur plusieurs appareils et plates-formes. Par exemple, chaque fois que vous avez une idée, vous pouvez la noter rapidement dans votre application de prise de notes sur votre smartphone, puis accéder ou apporter des modifications à la note depuis votre ordinateur portable ou votre tablette.
De cette façon, vous pouvez facilement garder une trace de toutes vos idées et tâches sans rien manquer. Bien que la plupart des applications de prise de notes enregistrent et synchronisent automatiquement les données, vous pouvez parfois souhaiter le faire manuellement si vous n'étiez pas connecté à Internet lorsque vous avez créé une note.
De plus, pour plus de précaution, vous pouvez exporter vos notes et en conserver une copie sur votre ordinateur ou votre solution de stockage en nuage. De cette façon, en cas de problème avec votre appareil ou l'application, vous pouvez toujours restaurer vos notes et vous assurer que vos notes les plus importantes restent en sécurité.
Connecter votre application de prise de notes à d'autres outils de votre boîte à outils est un excellent moyen de gagner du temps et d'optimiser l'efficacité. Par exemple, l'un des meilleurs astuces pour tirer le meilleur parti d'Evernote est de le connecter à votre compte Google Calendar. Cela vous donne une vue d'ensemble de vos notes et événements de calendrier, vous permettant de planifier votre journée plus efficacement.
Ce n'est que la pointe de l'iceberg, car vous pourrez peut-être connecter votre application de prise de notes à Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook et Gmail, pour n'en nommer que quelques-uns. C'est l'un des éléments essentiels à considérer avant de choisir votre prochaine application de prise de notes.
7. Utiliser des modèles
Les modèles sont une fonctionnalité pratique offerte par de nombreuses applications de prise de notes, car ils vous permettent de gagner du temps. Ils sont particulièrement utiles pour les tâches récurrentes nécessitant le même type de contribution, comme la planification d'un ordre du jour de réunion, la tenue d'un journal ou la prise de notes lors d'une session de brainstorming. Ces modèles sont généralement personnalisables, ce qui vous permet de les adapter à vos besoins.
8. Ajouter des rappels à vos notes
L'un des meilleurs moyens de tirer le meilleur parti de votre application de prise de notes consiste à ajouter des rappels à vos notes, car cela élimine le besoin de se souvenir de chaque élément de votre liste de tâches. Ceci est particulièrement utile si votre application de prise de notes sert également de gestionnaire de tâches ou d'application de liste de tâches. Donc, si vous voulez vous assurer que vous restez au top de vos tâches ou que vous vous souvenez de revoir une idée que vous avez notée, l'ajout de rappels est un excellent moyen de le faire.
Boostez votre productivité avec ces conseils de prise de notes
Votre application de prise de notes est une pièce importante de votre puzzle de productivité, semblable à un « deuxième cerveau ». La mise en œuvre des conseils que nous avons mentionnés vous aidera à tirer le meilleur parti de vos applications de prise de notes ainsi que du contenu que vous y enregistrez. La bonne combinaison d'outils et de stratégies est la clé pour construire votre deuxième cerveau et organiser votre numérique.
