4 techniques simples pour optimiser votre flux de travail avec Google Keep

Google Keep est une application de prise de notes populaire que vous pouvez installer sur votre téléphone ou accéder en tant qu'application Web. Mais saviez-vous qu'il peut faire plus que simplement prendre des notes ?

L'application de prise de notes possède plusieurs fonctionnalités qui en font un outil puissant pour améliorer la productivité et rester organisé. Voici donc quatre façons d'utiliser Google Keep pour optimiser votre flux de travail.

Google Keep vous permet de capturer facilement des tâches et des idées grâce à son interface intuitive, vous aidant à créer et à organiser des notes sans effort. Si vous devez inclure une URL à titre de référence, Google Keep vous permet d'ajouter des liens hypertexte directement dans vos notes. Vous pouvez également ajouter des cases à cocher à votre note Google Keep, l'une des les moyens de créer une meilleure liste sur Google Keep.

Vous pouvez également ajouter des notes vocales dans votre Google Keep pour obtenir des instructions rapides ou élaborées. Vous pouvez également insérer des images, qu'il s'agisse d'un instantané d'une session de brainstorming sur tableau blanc ou d'une inspiration visuelle pour votre projet.

2. Tirez parti des rappels et des notifications basées sur le temps

Sur Google Keep, il existe deux styles de rappels populaires. L'un est des rappels basés sur le temps, et l'autre est des rappels récurrents. Voici comment vous pouvez définir et utiliser les deux à votre avantage.

Rappels basés sur le temps

Avec Google Keep, vous pouvez définir des rappels et des notifications temporelles. Qu'il s'agisse d'une échéance pour un projet, une réunion ou un événement important, vous pouvez utiliser Google Keep pour vous envoyer un rappel en temps opportun.

Créez simplement une note, ajoutez les détails pertinents et définissez un rappel ou une date d'échéance. Vous pouvez recevoir des notifications à des heures précises ou même configurer des rappels basés sur la localisation, vous assurant ainsi de ne jamais manquer une tâche importante.

Rappels récurrents

Vous pouvez également configurer des rappels récurrents pour les tâches de nature répétitive. Qu'il s'agisse d'une réunion hebdomadaire, d'un rapport mensuel ou d'une routine d'exercice quotidienne; vous pouvez créer des rappels récurrents pour vous assurer que rien n'est oublié.

Définissez simplement la fréquence, par exemple quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle (en fonction de vos besoins), et Google Keep vous enverra des rappels appropriés aux intervalles spécifiés. Cette fonctionnalité vous évite d'avoir à définir manuellement des rappels à chaque fois, offrant un moyen pratique de gérer les tâches répétitives et d'établir des routines productives.

3. Ajouter des collaborateurs et partager des tâches avec d'autres

Google Keep fournit des fonctionnalités de collaboration robustes, vous permettant de partager en toute transparence des tâches, des idées et des notes avec les membres de l'équipe. En ajoutant des collaborateurs à une note ou à une tâche, vous pouvez inviter d'autres personnes à contribuer, modifier, collaborer et réfléchir en temps réel tout en travaillant à distance. Si vous recherchez un outil plus robuste, consultez ces outils de brainstorming pour une collaboration à distance en temps réel.

Les notes partagées fournissent un espace centralisé pour le brainstorming, les ordres du jour de réunion ou les plans de projet, où les membres de l'équipe peuvent collectivement ajouter, modifier et afficher des informations. De plus, le partage des listes de contrôle garantit que tout le monde sait ce qui doit être fait et que les progrès peuvent être facilement suivis.

4. Utiliser les étiquettes et les archives pour une meilleure organisation

Lors de l'organisation de vos tâches et de vos fichiers, les étiquettes et les archives peuvent faire une différence significative. La mise en œuvre de techniques efficaces d'étiquetage et de codage couleur dans Google Keep peut encore améliorer votre système d'organisation.

Étiquetage et codage couleur

Vous pouvez utiliser des étiquettes et des codes de couleur pour mieux organiser et améliorer la visibilité rapide des tâches et des notes. Les étiquettes agissent comme des balises que vous pouvez attribuer à vos tâches, vous permettant de les classer et de les regrouper en fonction de thèmes, de projets ou de niveaux de priorité.

Vous pouvez également créer des étiquettes personnalisées en fonction de vos besoins spécifiques, ce qui facilite la localisation et le filtrage des tâches. De plus, l'attribution de différentes couleurs à vos notes et tâches fournit un repère visuel qui aide à distinguer les différentes catégories ou niveaux d'importance.

Les archives

Les archives de Google Keep vous permettent de stocker des tâches ou des notes importantes que vous ne souhaitez pas voir temporairement ou supprimer définitivement. L'archivage aide à garder votre espace de travail actif sans encombrement car il déplace les éléments archivés hors de votre affichage.

Cependant, ces dossiers sont conservés aux Archives. Lorsque vous avez besoin d'accéder à des tâches ou des notes archivées, vous pouvez facilement les récupérer à partir de la section Archive. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour garder votre liste de tâches rationalisée et axée sur les priorités actuelles tout en conservant des informations précieuses pour une utilisation future.

Faites en sorte que Google conserve votre moteur de productivité

Bien que Google Keep soit un outil polyvalent pour la gestion et le partage des tâches, il est tout aussi simple et facile à utiliser. Tirez le meilleur parti de votre compte Google Keep et élevez votre productivité à de nouveaux niveaux.