Un guide complet des 15+ applications Google Workspace

Google Workspace (anciennement G Suite) est une suite intégrée d'applications Web conçues pour rationaliser les flux de travail et améliorer la productivité des individus, des équipes et des entreprises.

Vous connaissez probablement certaines des applications Google Workspace populaires telles que Gmail et Google Docs. Mais vous ne savez peut-être pas qu'il existe actuellement 18 applications dans cet espace de travail, chacune servant un objectif unique et offrant une multitude de fonctionnalités pour améliorer votre efficacité et votre collaboration avec les autres.

Dans cet article, nous allons approfondir chacune de ces applications, ce qu'elles font, et discuter de certaines de leurs meilleures fonctionnalités.

Gmail est un outil de messagerie qui vous permet de créer des adresses e-mail uniques (qui se terminent par at_gmail.com ou un domaine personnalisé) pour envoyer et recevoir des e-mails. Vous pouvez également utiliser des fonctionnalités telles que la boîte de réception prioritaire, les filtres, les favoris et les étiquettes pour gérer vos e-mails et réduire l'encombrement. La création d'un compte Gmail est gratuite, et si vous n'en avez pas encore, vous pouvez apprendre à

créer un nouveau compte Gmail pour vous-même ou pour d'autres.

Les meilleures fonctionnalités de Gmail :

• Annuler l'envoi d'un message jusqu'à 30 secondes après avoir cliqué sur "envoyer".
• S'intègre parfaitement aux autres applications Workspace telles que Drive, Calendar et Meet.
• Algorithmes avancés de filtrage anti-spam pour identifier et filtrer automatiquement les e-mails malveillants.
• Personnalisez votre compte Gmail en vous connectant à des applications externes depuis la place de marché de Google Workspace.

Google Meet (anciennement Hangouts) est la version Google de Zoom, un outil de vidéoconférence permettant d'organiser des réunions virtuelles et des webinaires avec des amis, des collègues ou des clients. Vous pouvez démarrer une réunion instantanément, en créer une pour plus tard ou la programmer dans Google Agenda. Si vous avez besoin d'aide sur la façon de procéder, consultez ceci guide complet pour organiser des réunions dans Google Meet.

Les meilleures fonctionnalités de Google Meet :

• Des fonctionnalités d'engagement telles que lever la main, envoyer des émoticônes et discuter.
• Partagez des documents, des diaporamas et d'autres documents à l'aide de la fonction de partage d'écran.
• Fournit un sous-titrage en temps réel dans plus de 10 langues, dont l'anglais, le français et l'italien, et d'autres sont ajoutées.
• Une bibliothèque complète d'effets visuels pour appliquer des filtres et flouter ou modifier votre arrière-plan.

Google Chat est un outil de messagerie qui agit comme un hub centralisé pour une communication et une collaboration fluides au sein de l'écosystème Google Workspace. Il permet aux équipes de se connecter, de communiquer et de partager des fichiers en temps réel, favorisant des discussions de projet efficaces et améliorant la productivité.

Les meilleures fonctionnalités de Google Chat :

• S'intègre à Drive, Docs, Sheets et Slides pour créer et partager des fichiers.
• Une fonctionnalité Tâches native pour créer et attribuer des tâches aux membres de l'équipe.
• Ayez des conversations vidéo en lançant une réunion instantanée avec la fonction Ajouter une réunion vidéo.
• Recevez des notifications par e-mail lorsque quelqu'un vous mentionne (en utilisant @mentions) ou vous envoie un message direct.

Google Agenda est un outil qui vous permet de programmer des événements, de coordonner des réunions et de suivre les échéances importantes. Vous pouvez créer plusieurs calendriers pour différents aspects de votre vie personnelle ou professionnelle et basculer entre les calendriers pour afficher des événements spécifiques ou avoir un aperçu de toutes vos activités.

Les meilleures fonctionnalités de Google Agenda:

• Partagez des calendriers avec d'autres, afin qu'ils puissent afficher ou planifier des rendez-vous.
• Configurez des rappels personnalisés pour recevoir des alertes (via mobile ou e-mail) avant des événements ou des tâches.
• Se synchronise parfaitement avec l'application Calendrier sur votre appareil mobile, afin que vous puissiez rester connecté et mis à jour.
• Accédez à des calendriers prédéfinis avec les jours fériés nationaux pour chaque pays et ajoutez-les facilement à votre calendrier.

Google Drive est une plate-forme de stockage dans le cloud qui permet aux particuliers, aux équipes et aux entreprises de stocker, d'accéder et de partager des fichiers depuis n'importe quel appareil, tant que vous disposez d'une connexion Internet. Tous les fichiers que vous créez dans Google Docs, Sheets, Slides ou Forms sont automatiquement stockés ici. Vous pouvez également télécharger des fichiers depuis votre ordinateur et gérer tous vos documents en les regroupant dans des dossiers et sous-dossiers.

Les meilleures fonctionnalités de Google Drive :

• Offre un espace de stockage de 15 Go pour les utilisateurs gratuits, qui est partagé entre Google Drive, Gmail et Google Photos.
• Affichez et modifiez vos fichiers où que vous soyez avec l'application mobile Drive, disponible sur les appareils Android et iOS.
• Offre un accès hors ligne à vos fichiers, afin que vous puissiez travailler dessus sans connexion Internet. Les modifications sont automatiquement synchronisées lorsque vous vous reconnectez à Internet.

Google Docs est la version Google de Microsoft Word, un outil de traitement de texte basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de créer, de modifier et de collaborer sur des documents en temps réel. Il contient plus de 50 modèles couvrant plusieurs catégories, notamment des CV, des lettres commerciales, des propositions et des plans de cours, ce qui facilite la prise en main de votre document en peu de temps.

Les meilleures fonctionnalités de Google Docs:

• Une interface simple et intuitive qui permet aux utilisateurs de tous niveaux de s'y retrouver facilement.
• Une large gamme d'options de mise en forme, de la personnalisation des styles de texte à la génération d'une table des matières, pour créer des documents d'aspect professionnel.
• La fonction d'historique des révisions facilite le suivi des modifications, la révision des modifications et la restauration du contenu précédent si nécessaire.

Google Sheets est la version Google de Microsoft Excel, une application de feuille de calcul basée sur le cloud pour modifier et analyser les données de manière organisée et collaborative. Vous pouvez saisir des données manuellement ou importer de grands ensembles de données à partir de plusieurs formats de fichiers, notamment CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML et ODS.

Les meilleures fonctionnalités de Google Sheets :

• Formules et fonctions étendues pour effectuer des manipulations de données, des calculs complexes et des analyses statistiques.
• Possède des fonctionnalités de visualisation de données telles que des graphiques, des cartes thermiques, des graphiques sparkline et des tableaux croisés dynamiques.
• Liez des tableaux et des graphiques Excel dans Google Docs et Slides et mettez-les à jour d'un simple clic au fur et à mesure que les données source changent.

Google Slides est la version Google de Microsoft PowerPoint, un outil de présentation basé sur le cloud qui vous permet de créer, de modifier et de diffuser des présentations attrayantes. Vous pouvez ajouter des notes de conférencier, ce qui peut être utile pour organiser vos pensées ou vos indices lors d'une présentation. La vue Présentateur fournit un affichage séparé qui affiche vos notes de présentateur, la diapositive actuelle et les diapositives à venir, vous aidant à offrir une présentation fluide.

Les meilleures fonctionnalités de Google Slides :

• Engagez votre public en organisant des sondages en direct et des sessions de questions-réponses.
• Exportez des diapositives dans plusieurs formats, tels que PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP et SVG.
• A plus de 20 modèles (et plus d'autres sites Web) couvrant plusieurs catégories telles que Pitch, Proposition, Étude de cas, Plans de cours et Flashcards.

Google Forms est un générateur de formulaires polyvalent qui vous permet de créer et de distribuer des sondages, des quiz, des questionnaires, des applications et des formulaires de commentaires en ligne. Outre le texte, vous pouvez ajouter des images et des vidéos à vos formulaires, modifier les schémas de couleurs et même insérer votre propre logo. Vous pouvez partager le formulaire via un lien, l'intégrer sur un site Web ou même l'envoyer directement à des adresses e-mail spécifiques.

Les meilleures fonctionnalités de Google Forms :

• Définissez les questions obligatoires, appliquez des formats spécifiques (tels que les adresses e-mail ou les URL) et limitez les choix de réponses à une plage ou à un modèle particulier.
• Créez des branchements ou sautez la logique dans vos formulaires, en guidant les répondants vers différentes sections en fonction de leurs réponses.
• Toutes les réponses sont mises à jour en temps réel sous l'onglet Réponses des formulaires.
• Les réponses peuvent être exportées vers Google Sheers (pour une analyse plus approfondie) en un clic.

Google Sites est un outil de création de sites Web qui vous permet de concevoir et de publier facilement des sites Web. Il dispose d'une interface conviviale par glisser-déposer qui facilite l'ajout et l'organisation de différents éléments sur votre site Web. Ces éléments incluent des zones de texte, des images, des vidéos, des fichiers Google Drive et du contenu intégré via une URL ou un code.

Les meilleures fonctionnalités de Google Sites :

• Les sites Web créés dans Google Sites sont réactifs.
• Dispose de plus de 15 modèles personnalisables dans des catégories telles que portfolio étudiant, mariage, salon et restaurant.
• Fonction de recherche intégrée qui permet aux visiteurs de rechercher un contenu spécifique sur votre site Web.
• S'intègre à Google Analytics pour suivre et analyser le trafic du site Web et le comportement des utilisateurs.

Google Keep est une application de prise de notes qui vous permet de noter rapidement des notes, des idées ou des rappels. Vous pouvez créer des notes de texte, ajouter des listes de contrôle, ajouter des images et même ajouter des dessins et des croquis lors de vos déplacements. La simplicité et la rapidité de cette application la rendent pratique pour capturer des informations chaque fois que l'inspiration se présente.

Les meilleures fonctionnalités de Google Keep:

• Ajoutez des étiquettes à code couleur à vos notes pour classer et organiser visuellement vos notes.
• Définissez des rappels basés sur l'heure et l'emplacement sur vos notes et recevez des notifications qui vous aident à rester au top de vos tâches.
• Utilisez la fonction Archiver pour masquer les notes de la vue principale et minimiser l'encombrement.
• Vos notes sont synchronisées automatiquement, ce qui vous permet d'y accéder et de les modifier de n'importe où, n'importe quand et depuis n'importe quel appareil.

Google Apps Script est une plate-forme de script basée sur JavaScript qui vous permet d'étendre les fonctionnalités des applications Google Workspace. Cela vous permet d'ajouter de nouvelles fonctionnalités telles que des menus personnalisés, des boîtes de dialogue, des fonctions personnalisées et même d'automatiser les tâches pour améliorer votre expérience utilisateur.

Vous pouvez également créer des modules complémentaires pour les applications Google Workspace et les publier sur Workspace Marketplace pour que d'autres puissent les utiliser.

Les meilleures fonctionnalités de Google Apps Script :

• Apps Script prend en charge la collaboration, permettant à plusieurs utilisateurs de travailler ensemble sur le même script ou projet.
• Fournit des fonctionnalités de test et de débogage, y compris la journalisation, les points d'arrêt et la gestion des erreurs.
• Une communauté de développeurs active qui partage des extraits de code, des didacticiels et les meilleures pratiques.

Google Cloud Search est un outil de méga-recherche avancé qui permet aux entreprises de rechercher et de récupérer des données dans tous les domaines. Applications Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep, etc.) et applications tierces, avec une seule recherche mettre en doute. C'est beaucoup plus simple et rapide que d'exécuter une requête de recherche individuelle dans chacune des applications Workspace.

Les meilleures fonctionnalités de Google Cloud Search :

• C'est super rapide et intelligent - vous pouvez trouver rapidement les informations exactes que vous recherchez à l'aide des suggestions de saisie semi-automatique et même s'il y a quelques erreurs dans votre requête de recherche.
• Fournit un aperçu des résultats de la recherche, vous permettant de jeter un coup d'œil rapide sur le contenu et de trouver ce que vous cherchez sans l'ouvrir dans une application distincte.
• Options de filtrage avancées (telles que la plage de dates, le type de fichier, l'emplacement, etc.) pour affiner rapidement vos résultats de recherche.

Google Jamboard est un outil de tableau blanc numérique qui permet aux individus et aux équipes de prendre des notes, d'esquisser des diagrammes, de réfléchir à des idées et collaborer visuellement de n'importe où. Il est équipé d'outils de dessin, de notes autocollantes, de formes, d'une zone de texte et d'un pointeur laser, ce qui facilite l'expression créative de vos idées.

Les meilleures fonctionnalités de Google Jamboard :

• Interface super simple et intuitive qui est facile à naviguer même pour les nouveaux utilisateurs.
• Modifiez l'arrière-plan de la toile à l'aide de l'un des modèles prédéfinis ou en téléchargeant une image personnalisée.
• Téléchargez chaque image sur votre ordinateur sous forme d'image ou de fichier PDF.

Google Admin est un portail administratif permettant de gérer les utilisateurs et les appareils enregistrés sur votre compte professionnel. Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs, mettre à jour les informations des utilisateurs et organiser les utilisateurs en unités organisationnelles pour une gestion plus facile.

Les meilleures fonctionnalités de Google Admin :

• Gérez les paramètres de stockage et de partage de données dans Google Drive au niveau de l'organisation.
• Contrôlez l'accès aux applications Workspace en activant ou en désactivant des applications spécifiques pour les utilisateurs, et en gérant les paramètres des applications et les autorisations d'accès.
• Configurez les paramètres organisationnels tels que la personnalisation des logos et des couleurs de l'entreprise, la configuration de l'authentification unique (SSO) et la gestion des applications tierces.

Google Endpoint est la fonctionnalité de gestion de la sécurité de l'application Google Admin qui protège les données et les appareils utilisés dans votre entreprise contre les cybermenaces. Il garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux informations et vous permet d'effacer les données à distance si nécessaire.

Les meilleures fonctionnalités de Google Endpoint:

• Verrouillez ou effacez à distance les données des appareils professionnels perdus ou volés.
• Sécurisez les appareils de vos entreprises, quel que soit leur système d'exploitation.
• Appliquez des politiques de sécurité et des contrôles d'accès, tels que la définition d'exigences de mot de passe et l'activation de l'authentification à deux facteurs.

Google Vault est un outil d'archivage et de conservation des données qui garantit la conformité aux exigences légales et facilite les processus d'eDiscovery en cas de besoin. En plus de la conservation, les administrateurs peuvent rechercher ou exporter des données à partir des applications Google Workspace, même lorsque ces données ont été supprimées par des utilisateurs individuels.

Les meilleures fonctionnalités de Google Vault :

• Définissez des politiques de conservation pour conserver automatiquement les données pendant une période de temps spécifiée.
• Placez des suspensions légales sur des comptes d'utilisateurs ou des unités organisationnelles spécifiques, en vous assurant que les données associées à ces comptes ne peuvent pas être supprimées.
• Options de recherche avancées, y compris la recherche par critères spécifiques tels que l'expéditeur, le destinataire, la plage de dates, les mots-clés et les étiquettes.
• Exportez les données de Google Vault dans des formats standard tels que PST (pour les e-mails) et MBOX (pour les chats).

Google Work Insights est un outil d'analyse qui vous permet de suivre la façon dont les utilisateurs de votre entreprise utilisent les applications Workspace. Cela vous donne un aperçu de l'activité des utilisateurs, de l'utilisation des applications et des modèles de collaboration, afin que vous puissiez optimiser les stratégies de productivité et de collaboration dans votre entreprise.

Les meilleures fonctionnalités de Google Work Insights :

• Filtrez les informations par unités organisationnelles spécifiques (services, groupes ou équipes) et par périodes.
• Détermine si les utilisateurs utilisent activement les applications Google Workspace en dehors des heures de travail et le week-end.
• Des visualisations interactives qui présentent des mesures clés avec des graphiques colorés, ce qui facilite l'identification rapide des tendances et des modèles d'utilisateurs.

Travaillez plus intelligemment, plus rapidement et plus efficacement avec les applications Google Workspace

Maintenant que vous êtes familiarisé avec les fonctionnalités des 18 outils regroupés dans Google Workspace suite, vous pouvez exploiter tout le potentiel de chaque outil pour élever à la fois le personnel et l'équipe productivité.

À mesure que la technologie évolue, Google Workspace reste à l'avant-garde, publiant régulièrement de nouvelles fonctionnalités et mises à jour. Il est donc essentiel de rester à jour et de s'adapter aux dernières avancées. Et si vous trouvez toujours que Google Workspace n'est pas votre tasse de thé, il existe d'autres alternatives à explorer.