Avez-vous des données réparties sur plusieurs colonnes? Apprenez à utiliser la fonction TOCOL pour combiner rapidement le tout dans une seule colonne.

Microsoft Excel offre une variété de façons de transformer vos données en informations précieuses, et une fois que vous avez appris votre chemin, il peut être facile de plonger directement pour tirer le meilleur parti de votre feuille de calcul.

Mais que se passe-t-il si vos données ne sont pas prêtes à être utilisées immédiatement? Et s'il vous a été donné dans un désordre désorganisé? Heureusement, Excel propose des fonctions pour réorganiser rapidement vos données, et l'un de ces outils est la fonction TOCOL.

Qu'est-ce que la fonction TOCOL dans Microsoft Excel?

La fonction TOCOL transforme un ensemble de données spécifié, ou un tableau, en une seule colonne. La réorganisation des ensembles de données en colonnes serait une tâche difficile et fastidieuse à effectuer manuellement, en particulier si vous cherchez à nettoyer les espaces vides ou les erreurs, dont cette formule tient compte.

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Comprendre la syntaxe de la fonction TOCOL

La syntaxe complète de la fonction TOCOL s'affiche comme suit :

=TOCOL(déployer, [ignorer], [scan_by_column])

La fonction TOCOL contient trois arguments. Le déployer L'argument spécifie les cellules qui seront réorganisées dans une colonne.

Bien que cela ne soit pas obligatoire, vous pouvez spécifier si les cellules peuvent être ignorées (et selon quels critères) via le ignorer argument. L'argument ignore permet quatre critères :

  • "0", la valeur par défaut, conserve toutes les valeurs.
  • "1" indique à la fonction d'exclure les cellules vides.
  • "2" indique à la fonction d'exclure les cellules contenant des erreurs (telles que "#NOM !" ou "#VALEUR !", par exemple).
  • "3" indique à la fonction d'ignorer à la fois les cellules vides et les cellules avec des erreurs.

Vous pouvez indiquer à Excel comment compiler la colonne via l'option scan_by_column argument. Si cet argument est inclus et défini sur TRUE, la fonction ajoutera les valeurs dans un ordre vertical, colonne par colonne. Si l'argument est défini sur false ou n'est pas inclus dans la fonction, TOCOL ajoutera des valeurs dans l'ordre horizontal, ligne par ligne.

Voici un exemple de la différence, telle qu'elle s'affiche dans un tableau de jours calendaires sans cellules vides :

Les fonctions qui font partie d'un tableau seront reportées dans la nouvelle colonne. Cependant, c'est une bonne idée de revérifier et de s'assurer qu'ils sont résolus correctement, qu'il s'agisse d'un fonction logique simple dans Excel ou quelque chose de plus inhabituel, comme une des fonctions COUNT pour une analyse de niveau supérieur.

Utilisation de la fonction TOCOL dans Microsoft Excel

Prenons un exemple où nous avons un tableau de données désordonnées que nous aimerions mieux organiser. Il s'agit principalement de chiffres, mais il comprend également des blancs et des erreurs qui ne nous sont pas utiles.

Pour simplement convertir ce tableau en colonne, cliquez sur la cellule H2, et dans la cellule ou la barre de formule, tapez la formule ci-dessous et appuyez sur Entrer.

=TOCOL(B2:F5)

Nous voyons que notre tableau a été converti en colonne, mais remarquons que les erreurs sont toujours présentes. Les blancs du tableau d'origine ont été remplis de zéros. Cependant, nous pouvons facilement modifier la formule pour supprimer ces problèmes.

Cliquez sur la cellule J2, et dans la cellule ou la barre de formule, tapez la formule ci-dessous et appuyez sur Entrer.

=TOCOL(B2:F5,3)

C'est la même formule que celle à côté dans H2, sauf qu'elle ajoute l'argument "ignorer", défini sur la valeur "3", "ignorer les blancs et les erreurs", pour supprimer ces entrées de notre nouvel ensemble de données. La seule entrée alphanumérique qui reste n'est pas vraiment une erreur; cela sert simplement à montrer que cette formule fonctionne à la fois avec des valeurs de texte et de nombre.

Organisez facilement vos données pour une productivité accrue

Les données désordonnées peuvent parfois sembler un obstacle inattendu à la productivité de votre feuille de calcul dans Excel. Mais avec des fonctionnalités telles que la fonction TOCOL, cela n'a pas à l'être. Vous pouvez rapidement et facilement réorganiser vos données pour les rendre plus faciles à gérer, sans que cela vous ralentisse ou vous éloigne d'autres tâches.

Il existe également de nombreuses autres façons d'organiser et de nettoyer votre feuille de calcul, de dynamiser votre travail et de rendre vos feuilles agiles et compréhensibles.