8 conseils pour organiser avec succès un webinaire

De nos jours, de nombreux lieux de travail modernes se détournent des conférences physiques plus traditionnelles qui sont la norme dans le monde de l'entreprise depuis de nombreuses années. Au lieu de cela, ils ont commencé à adopter la facilité que les séminaires virtuels, ou webinaires, peuvent offrir.

Les webinaires vous permettent de rencontrer des collègues dans de nombreux endroits différents et sont relativement plus faciles à organiser que les réunions physiques. Ils s'adaptent aux industries avec des lieux de travail largement éloignés ou hybrides. Avant de programmer votre premier ou votre prochain webinaire, vous devez noter quelques éléments pour vous assurer qu'il sera un succès retentissant.

1. Soulignez l'objectif du webinaire

Vous ne pouvez organiser un webinaire fluide qu'en décrivant d'abord l'objectif de la réunion virtuelle. Les webinaires remplissent de nombreuses fonctions, telles que des sessions de brainstorming d'équipe, des réunions avec des clients, des présentations et même des séminaires virtuels.

Mettre en évidence les objectifs clés de votre webinaire vous aidera à organiser le contenu le meilleur et le plus pertinent pour votre public. Cela vous aidera également à suivre la structure globale de votre webinaire.

Vous devez définir clairement votre objectif; sinon, votre webinaire pourrait dérailler au fur et à mesure de sa progression. Ceci est particulièrement crucial si vous hébergez un webinaire pour la première fois et que vous souhaitez vous assurer qu'il se déroule de manière fluide et efficace.

2. Recueillir des connaissances sur les participants pour la pertinence

Savoir à qui vous allez parler est crucial, c'est pourquoi vous devez faire vos recherches et recueillir des informations sur les personnes qui assisteront à votre webinaire. Cela vous aidera à créer une connexion plus personnelle avec eux et vous permettra de savoir quelles parties de votre présentation peuvent ou non résonner avec eux.

Il ne suffit pas d'installer une webcam et de leur parler; vous devez également comprendre vos participants. De même, cela vous aidera à interagir avec eux et les encouragera à s'engager avec vous pendant votre webinaire.

De nombreux outils sont à votre disposition si vous cherchez à organiser l'agenda de votre webinaire. Certains outils amusants pourraient vous aider à rendre votre webinaire beaucoup plus interactif.

La plupart des plateformes comme Zoom, Google Meet et d'autres logiciel alternatif d'hébergement de webinaires ont des fonctionnalités qui vous permettent de programmer des invitations à l'avance, et presque tous ont un outil de boîte de discussion à portée de main qui donne à vos participants un un espace pour faire des commentaires, donner des commentaires utiles et poser toutes les questions qu'ils pourraient avoir sans perturber le flux de votre présentation.

Ces fonctions et d'autres, comme la transcription et outils de partage d'écran, peut contribuer à rendre votre webinaire plus interactif et mieux organisé.

4. Créer des diapositives de présentation attrayantes

Généralement, les gens ont une courte durée d'attention, vous voulez donc absolument éviter d'ennuyer vos participants pendant votre webinaire. Vous pouvez le faire en les engageant avec des diapositives visuellement attrayantes.

Vos diapositives doivent être colorées et concises, ce qui les rend plus faciles à suivre. Vous pouvez également utiliser une large gamme d'aides visuelles pour illustrer vos points, tels que des graphiques et des diagrammes.

Un autre excellent moyen de garder vos diapositives attrayantes consiste à éviter les petites polices inutiles et à ajouter des images pertinentes pour votre discussion à chaque étape de la présentation. Pour votre webinaire, vous pouvez partager vos diapositives à l'aide de l'outil de partage d'écran sur votre plateforme de webinaire préférée. Envisagez de les modifier à l'aide de outils de présentation de diapositives pour le meilleur effet.

5. Rendez-le interactif avec une session de questions-réponses

Les gens aiment se sentir vus et entendus. Un excellent moyen de vous connecter à cela et de tirer le meilleur parti de ce désir consiste à encourager vos participants à poser des questions, puis à répondre à leurs questions de manière adéquate.

Cela leur donne non seulement un espace pour dissiper toute confusion qu'ils pourraient avoir concernant le webinaire, mais les maintient également activement impliqués. Vous pouvez programmer votre session de questions-réponses pendant de courtes pauses entre vos présentations ou les gérer après avoir terminé votre webinaire.

Alternativement, vous pouvez répondre aux questions que vos participants ont pour vous au fur et à mesure que vous parcourez vos diapositives. Cependant, cela pourrait interrompre votre flux global.

6. Maintenir le contact visuel avec la caméra de manière optimale

On dit que les yeux sont les fenêtres de l'âme. Maintenir un bon contact visuel avec la caméra donne à vos participants l'impression que vous leur parlez plus directement et plus intimement et les aide à rester concentrés pendant le webinaire.

Configurez votre appareil photo de manière à pouvoir présenter vos diapositives dans une position confortable, vous permettant de regarder directement votre appareil photo et non votre écran. Si vous êtes organiser un webinaire sur un smartphone, vous devrez faire encore plus attention au positionnement de votre caméra.

7. Organisez le webinaire dans un espace non distrayant

Même les choses apparemment les plus insignifiantes pourraient rapidement devenir des distractions destructrices. Organiser un webinaire dans un espace de travail encombré ou un environnement encombré ne fera que vous distraire, vous et vos participants.

Planifiez à l'avance où vous hébergerez votre webinaire, désencombrer tous les espaces désordonnés, notez les perturbations potentielles qui pourraient survenir et gérez-les avant de commencer votre session. N'oubliez pas non plus de désactiver tous les appareils dont vous n'aurez pas besoin pendant votre webinaire et de désactiver la fonction de notification sur votre ordinateur personnel.

8. Faites un test avant le jour du webinaire

Même si vous pensez que votre plan est parfait, faire un test avant de commencer votre webinaire ne vous fera pas de mal. Un test vous aidera à repérer et à éliminer tout ce qui pourrait interrompre le déroulement de votre présentation, garantissant ainsi le bon déroulement de votre webinaire.

Vous pouvez partager le lien vers votre webinaire avec une poignée de personnes qui peuvent se joindre en tant que participants remplaçants et vous donner des commentaires sur des éléments tels que votre qualité audio et vidéo, votre environnement et même l'attrait général de votre présentation.

Ce serait également une excellente occasion de vérifier votre équipement et de vous assurer qu'il fonctionne correctement. Vous ne voudriez pas que votre caméra s'incline à un angle bizarre au milieu de votre présentation.

Organiser un webinaire percutant

Tout le monde peut mener à bien un webinaire percutant en tenant compte de ces conseils d'hébergement essentiels. Ils vous permettront d'organiser et de structurer votre webinaire, d'encourager les participants à participer activement, d'éviter toute intrusion ou distraction prévisible et de tirer le meilleur parti de votre équipement.

Vous pouvez toujours appliquer ces conseils à n'importe quel logiciel de visioconférence que vous utilisez pour votre webinaire. Ils vous aideront à vous installer correctement sur la plateforme et à assurer le bon déroulement du processus.