Comment rédiger un e-mail de demande de vacances professionnel (avec modèles)

Obtenir le temps de vacances approuvé est difficile. Mais un e-mail de demande de vacances solide peut grandement vous aider à obtenir un congé dont vous avez bien besoin. Un e-mail de demande de vacances professionnelles vous oblige à rechercher au préalable la politique de vacances de l'entreprise.

Vous devez également noter toutes les informations nécessaires, y compris les dates de congé, votre stratégie et les éventuels modes de contact secondaires. Voici un guide détaillé pour rédiger un e-mail de demande de vacances professionnel, ainsi que des modèles pour vous aider à démarrer.

Choses à faire avant d'écrire un e-mail de demande de vacances

Voici certaines choses que vous devez faire avant d'écrire un e-mail de demande de vacances :

Rechercher la politique de vacances de l'entreprise

Différentes entreprises ont des procédures et des directives différentes concernant les demandes de vacances. Se conformer à ces normes est essentiel si vous souhaitez que votre demande de vacances soit approuvée. Vous devez donc vous renseigner au préalable sur la politique de vacances de votre entreprise.

Cela vous indiquera combien de temps vous devez donner un préavis lors de la demande de jours de vacances. Cela vous aidera également à déterminer le nombre de jours de vacances auxquels vous avez droit en fonction de votre situation.

Consultez vos collègues

Il est très important de parler avec vos collègues avant de faire une demande de vacances. Discutez de leur disponibilité pendant les jours où vous serez absent pour éviter tout goulot d'étranglement potentiel dans le flux de travail.

C'est aussi une bonne idée de discuter de la politique de l'entreprise et de l'attitude de la direction face aux demandes de vacances. Qui sait, un collègue ayant de l'expérience dans la rédaction de demandes de vacances pourra peut-être vous aider à rédiger un appel gagnant.

Mentionnez-le au préalable avec désinvolture

Ce n'est pas une bonne idée d'aveugler votre patron avec un e-mail demandant un congé. Alors, pensez à leur parler de vos plans avec désinvolture à l'avance.

Cela peut être simple ou plus subtil, selon le style de communication que votre patron préfère. Connaître de petites choses comme celles-ci à propos de votre supérieur est essentiel si vous cherchez à améliorer votre relation avec votre patron.

En mentionnant avec désinvolture vos projets de départ en vacances, votre patron aura le temps d'ajuster le flux de travail. Ils pourront également programmer des quarts de travail supplémentaires pour compenser votre absence si nécessaire.

Comment rédiger un e-mail de demande de vacances professionnelles

Voici un guide étape par étape pour rédiger un e-mail professionnel demandant des vacances :

1. Commencez avec la bonne ligne d'objet

Choisissez une ligne d'objet claire et concise pour votre e-mail. Le but d'une ligne d'objet est de faire passer l'intention de votre e-mail, qui dans ce cas, est de demander des vacances. Ainsi, vous pouvez utiliser quelque chose comme "Demande de jours de vacances" ou "Demande de vacances". De cette façon, votre patron saura en un coup d'œil de quoi parle votre e-mail.

2. Allez droit au but

Vous devez aller droit au but lorsque vous écrivez les premières lignes de votre e-mail de demande de vacances. Écrivez poliment et dites à votre patron que vous avez besoin de vacances.

Bien que vous ne soyez pas obligé de divulguer les raisons de votre demande de congé, vous pouvez les noter si vous entretenez une relation étroite avec votre patron. Mais si vous ne donnez qu'un court préavis à votre patron, ce serait une bonne idée de divulguer votre situation, peu importe à quel point vous êtes proche de votre supérieur.

3. N'oubliez pas les dates

Ensuite, vous devez inclure les dates exactes auxquelles vous ne travaillerez pas. Si vous avez mentionné vos dates de vacances dans la ligne d'objet, vérifiez qu'elles correspondent aux dates indiquées dans le corps de l'e-mail. Si votre entreprise a une politique de congés payés, assurez-vous de mentionner le nombre d'heures que vous allez prendre.

4. Détaillez votre stratégie

Dans la section stratégie de votre e-mail, vous expliquerez à votre patron comment votre travail sera géré pendant votre absence. Vous devez indiquer sur quels projets vous travaillez actuellement et quelles responsabilités ces projets impliquent.

C'est une bonne idée d'énumérer toutes les tâches sur lesquelles vous travaillez au moment de la rédaction de l'e-mail. Ensuite, mentionnez les tâches que vous pouvez et ne pouvez pas accomplir avant le congé demandé.

De plus, dites-leur quelles tâches vous déléguerez et quelles seront leurs échéances pendant votre absence. Ces informations doivent inclure le nom et les coordonnées du collègue ou de l'équipe qui assumera vos responsabilités.

Se déconnecter du travail avant les vacances est une bonne idée. Mais si vous souhaitez que votre organisation puisse vous contacter pendant vos vacances, envisagez d'inclure une section sur votre mode de contact préféré.

Indiquez le temps pendant lequel vous serez disponible sur ce mode de contact. Si vous le souhaitez, vous pouvez également inclure un numéro d'urgence au cas où l'entreprise aurait besoin de vous contacter pendant les heures où vous ne serez pas disponible sur votre mode de contact préféré.

6. Transmettez vos remerciements et votre ouverture à toutes les questions

Il est de courtoisie de terminer un e-mail en disant à votre patron que vous êtes ouvert à toutes les questions. Pour faciliter cela, vous pouvez ajouter votre contact professionnel préféré, comme votre e-mail professionnel. Vous pouvez même dire à votre patron que vous êtes partant pour une conversation en face à face si besoin est.

Lorsque vous terminez l'e-mail de demande de vacances, n'oubliez pas de remercier votre patron de vous avoir accordé de son temps. Un simple "Merci". suffira.

Modèles d'e-mails de demande de vacances

Voici quelques modèles d'e-mails de demande de congé pour vous aider à démarrer votre propre appel :

Modèle 1 :

Objet: [Votre nom] Demande de vacances

Cher [nom du patron],

J'espère que tu trouvera ce courriel à ta convenance.

Je souhaite demander des vacances du [insérer la date] au [insérer la date]. Je ferai terminer tous mes projets avant la date de début de la période de vacances demandée. De plus, [insérer le nom du collègue] a accepté de prendre mon travail pendant mon absence.

Pour un contact d'urgence pendant mes vacances, vous pouvez m'appeler à mon numéro de téléphone portable [insérer le numéro de téléphone]. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter en utilisant mon adresse e-mail professionnelle: [insérer l'adresse e-mail].

Merci pour votre temps.

[Votre nom]

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Modèle 2 :

Objet: [Votre nom] Courriel de demande de vacances

Cher [nom du patron],

Salutations du jour !

J'envoie un e-mail pour demander des vacances du [insérer la date] au [insérer la date]. J'ai besoin de ce temps libre parce que [insérer la raison]. J'ai confié mes projets et tâches en attente à [insérer le nom du collègue], qui a accepté de prendre en charge mes projets pendant mon absence.

Mon équipe a également accepté de couvrir mon travail pendant mes jours de vacances. Je ne serai pas joignable pendant ce temps libre, mais si vous avez besoin de moi de toute urgence, vous pouvez m'appeler au [insérer le numéro de téléphone].

Si vous avez d'autres questions, vous pouvez me contacter à [insérer l'adresse e-mail].

Merci pour votre temps.

[Votre nom]

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Modèle 3 :

Objet: [Votre nom] Demande de vacances du [Date] au [Date]

Cher [nom du patron],

J'espère que tu vas bien.

Comme nous en avons discuté précédemment, j'aimerais demander des congés du [insérer la date] au [insérer la date]. Je finirai mes projets dus après mon retour de vacances. En attendant, mon équipe a accepté de reprendre mon travail pendant mon absence.

Si vous avez des questions concernant ma demande, veuillez m'envoyer un e-mail à [insérer l'e-mail]. Si vous avez besoin de me contacter pendant mon absence, vous pouvez m'appeler sur mon numéro de téléphone portable [insérer le numéro de téléphone].

Dans l'attente de votre réponse dans les prochains jours.

Merci pour votre temps.

[Votre nom]

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Demander des vacances ne devrait pas être un défi

Pour vous assurer que votre demande de vacances est acceptée, assurez-vous de vous renseigner sur la politique en matière de congés de votre entreprise. Lors de la rédaction de l'e-mail, tenez-vous en au fait et détaillez comment votre travail sera géré en votre absence.

Indiquez également à votre patron comment il peut vous contacter en cas d'urgence. C'est aussi une bonne idée d'informer vos supérieurs avant d'envoyer le courriel de demande de vacances. Cela les empêchera d'être aveugles ou d'ignorer accidentellement l'e-mail.