9 outils pour rendre vos réunions en ligne plus productives

Points clés à retenir

• Utilisez des applications de planification comme Calendly ou Cal pour planifier et planifier facilement des réunions, en tenant compte de la disponibilité de chacun.
• Utilisez des outils tels que la suppression du bruit dans l'application ou des applications telles que Krisp et Noise Blocker pour garantir des appels parfaitement clairs et minimiser le bruit de fond.
• Automatisez vos notes de réunion avec des applications telles que Krisp, Magical ou Supernormal, permettant à l'IA de transcrire et de résumer vos appels afin que vous puissiez vous concentrer sur la conversation.

Même si les réunions sont cruciales pour le bon fonctionnement des équipes et des organisations, elles peuvent parfois être inefficaces et nuire à la productivité. Les réunions en ligne sont souvent en proie à des phrases telles que "Désolé, je suis en retard", "Je ne vous entends pas" et "Pouvez-vous répéter cette dernière partie ?".

Cependant, avec les bons outils, rester concentré malgré ces distractions n'est pas difficile. Vous trouverez ci-dessous les meilleurs outils pour assurer une efficacité optimale de vos réunions en ligne.

Planifiez comme un pro

La planification et la planification des réunions peuvent être accablantes, étant donné que vous devez tenir compte de la disponibilité de chacun. Déterminer le meilleur moment pour tout le monde est particulièrement difficile avec les télétravailleurs du monde entier. Heureusement, certaines applications peuvent rendre les réunions de planification moins compliquées:

Calendly est une application de planification intuitive qui permet d'éviter les doubles réservations. L'application vous permet de synchroniser plusieurs calendriers, garantissant ainsi que les utilisateurs ne voient que les créneaux horaires gratuits et réservables. Avec cela, vous pouvez divulguer votre disponibilité tout en gardant les détails sous-jacents de vos réunions privés.

Comme Calendly, Cal considère également plusieurs calendriers pour afficher des créneaux horaires libres. De plus, Cal propose une option Teams moyennant des frais, où vous pouvez ajouter d'autres membres à votre équipe. Ceci est idéal pour réserver des réunions d'équipe, car il prend en compte les disponibilités de plusieurs personnes.

Magical est une extension Chrome qui non seulement peut synchroniser les calendriers, mais est également un assistant de réunion virtuel complet. Magical peut planifier des réunions, créer des liens de réservation et vous assurer de ne jamais manquer une autre réunion. L'extension Magical s'intègre parfaitement à votre navigateur Google Chrome pour vous montrer exactement quand et quelle sera votre prochaine réunion.

Avoir des appels clairs comme du cristal

Les réunions virtuelles dépendent fortement de la clarté de la voix. Dans le confort de nos maisons, les bruits tels que ceux des enfants, des animaux domestiques, des appareils électroménagers et de la circulation sont forcément présents. Mais il existe quelques méthodes que vous pouvez essayer pour réduire ces bruits lors de vos appels :

4. Suppression du bruit dans l'application

Beaucoup de populaires applications de réunion en ligne comme Zoom, Microsoft Teams et Discord ont des fonctionnalités de suppression de bruit intégrées. Avec cela, vous devriez pouvoir supprimer la plupart des bruits de fond sans avoir besoin d'applications supplémentaires.

Krisp est l'une des applications de suppression de bruit les plus populaires. Il réduit le bruit de fond et améliore le son que vous entendez en filtrant le bruit de fond des autres participants à la réunion. Krisp est facile à configurer sur la plupart des appareils et s'intègre parfaitement à la plupart des logiciels de réunion.

Noise Blocker est une autre excellente application pour la suppression du bruit. Cette application vous permet de régler l'intensité et le seuil de suppression du bruit, ce qui est parfait si vous préférez rester dans le bruit ambiant. Le seul inconvénient est que Noise Blocker n'est disponible que pour Windows 10 et supérieur.

Automatisez vos notes de réunion

Enregistrer des parties de la réunion ou noter des détails importants pendant un appel peut être fastidieux. Vous pourriez également manquer la discussion en cours tout en prenant des notes. Voici quelques applications qui peuvent externalisez votre prise de notes avec l'IA, vous permettant ainsi d'être pleinement présent dans vos réunions :

Outre sa fonction de suppression du bruit de premier ordre, Krisp peut également fournir d'excellentes transcriptions de réunion. Si vous avez déjà configuré Krisp pour l'audio, il crée automatiquement des transcriptions et des notes de réunion et résume votre appel pour vous.

Bien que Magical inclue un calendrier de réunions, ce n'est pas tout. Magical peut rejoindre vos appels en tant qu'assistant virtuel qui prend des notes et aide à créer des ordres du jour basés sur les réunions précédentes. L'AI Notetaker transcrit les appels en temps réel et génère rapidement des résumés de réunion et les prochaines étapes.

Grâce à la puissance de l'IA, Supernormal peut enregistrer et transcrire des réunions afin que vous puissiez vous concentrer sur la conversation. Il peut générer des notes détaillées, mettre en évidence les décisions clés et documenter les éléments d'action abordés lors de la réunion.

Tirez le meilleur parti de vos réunions

Les outils mentionnés ci-dessus peuvent améliorer considérablement l'efficacité de vos réunions. En utilisant les applications et les outils appropriés, vous verrez qu'il est relativement facile de créer un environnement de travail et de réunion parfaitement adapté à vos besoins. Après tout, peu importe ce dont vous avez besoin, il existe une application pour cela !

Ces applications peuvent être en mesure de supprimer les blocages liés aux logiciels, mais vous devez également réfléchir à la manière de tirer le meilleur parti de ces appels en créant un environnement propice à la discussion.