6 outils de productivité des e-mails qui vous feront gagner des heures

Le courrier électronique occupe toujours une place essentielle dans le lieu de travail d'aujourd'hui, malgré la prolifération d'outils de communication dotés de fonctionnalités pratiques. En tant qu'outil fiable pour la communication interne, la sensibilisation des clients et un identifiant en ligne utilisé pour s'inscrire pour divers services, il est essentiel d'utiliser les meilleurs outils de productivité de messagerie pour maximiser cette technologie.

Pourquoi est-ce important? En augmentant la productivité de votre messagerie, vous pouvez rationaliser votre processus de communication, éviter un afflux d'e-mails qui encombrent votre boîte de réception et libérer plus de temps pour vous concentrer sur d'autres tâches. Ci-dessous, nous couvrirons les meilleurs outils pour augmenter la productivité de votre messagerie.

1. ChatGPT écrire des e-mails

ChatGPT est un chatbot alimenté par l'IA qui peut simuler des conversations de type humain et générer des réponses qui semblent naturelles. L'une des façons incroyables d'utiliser ChatGPT pour améliorer votre journée de travail consiste à l'utiliser comme assistant de rédaction ou, plus précisément, pour rédiger des e-mails.

Tout ce que vous devez faire pour utiliser ChatGPT pour écrire des e-mails difficiles au travail c'est aller au Site Web d'OpenAI et créez un compte si vous n'en avez pas. Ensuite, fournissez le contexte de ce que vous voulez écrire dans votre e-mail.

Par exemple, votre rôle, à qui l'e-mail est envoyé et ce que vous voulez accomplir avec la conversation. Ensuite, invitez ChatGPT à rédiger un brouillon de l'e-mail pour vous. Vous pouvez utiliser ce brouillon tel quel ou apporter des modifications si nécessaire.

Alternativement, vous pouvez utiliser Bing Chat de Microsoft, un chatbot conversationnel intégré alimenté par le système de langage naturel GPT d'OpenAI, la même technologie qui alimente ChatGPT.

L'un des avantages de l'utilisation de Bing Chat est qu'il est intégré au navigateur Microsoft Edge. Tout ce que vous avez à faire est inscrivez-vous à la recherche Bing alimentée par l'IA dans Edge et utilisez son Composer fonctionnalité dans la barre latérale pour rédiger votre e-mail.

2. GrammarlyGO modifier et rédiger des e-mails

Après avoir rédigé votre e-mail, votre prochaine étape devrait être de le modifier pour les fautes de frappe et autres erreurs. GrammarlyGo est le prochain outil de productivité des e-mails à considérer. Donc, Qu'est-ce que GrammarlyGO ? Il s'agit d'un outil d'édition doté de capacités d'IA génératives qui peuvent vous aider à améliorer votre flux de travail d'écriture et votre productivité.

Vous pouvez utiliser GrammarlyGO pour vérifier les fautes de ponctuation et d'orthographe, corriger les erreurs grammaticales et améliorer votre écriture. De plus, vous pouvez tirer parti des capacités d'IA générative de Grammarly pour composer ou réécrire vos e-mails.

Tout ce que vous avez à faire est de vous inscrire à un compte Grammarly gratuit, qui vous donnera accès à des suggestions d'écriture et d'édition de base ainsi qu'à 100 invites par mois. De plus, vous pouvez également télécharger l'extension de Grammarly sur votre navigateur pour éditer et générer du contenu directement depuis votre navigateur sans avoir à quitter la page.

3. Pic pour simplifier et améliorer votre expérience de messagerie

Si vous recherchez une solution innovante qui va au-delà de ce que proposent les clients de messagerie classiques, Spike est une solution innovante qui peut améliorer votre expérience de messagerie et la productivité.

Commençons par certains des principaux problèmes souvent associés à de nombreux clients de messagerie, tels qu'une boîte de réception encombrée et la capacité limitée de trier automatiquement les e-mails.

Avec la fonction d'organisation intégrée de Spike, Boîte de réception prioritaire, vous pouvez facilement trier vos e-mails moins importants, tels que les e-mails promotionnels et les notifications des applications de réseaux sociaux, dans une autre boîte de réception appelée Autre alors qu'il conserve les e-mails importants dans le Boîte de réception prioritaire.

Ensuite, les fils de discussion de Spike, similaires à ceux des applications de messagerie, vous permettent de suivre facilement les conversations avec vos contacts. Cette approche conversationnelle simplifie et améliore votre expérience de messagerie, vous permettant de parcourir rapidement vos e-mails.

De plus, vous pouvez utiliser Spike pour unifier tous vos comptes de messagerie en un seul portail afin de suivre les e-mails de différents comptes sans basculer entre eux. Alors que son Super recherche fonctionnalité facilite la recherche de tout ce que vous cherchez.

4. Zapier pour automatiser vos workflows de messagerie

L'intégration des outils les plus fréquemment utilisés dans votre pile de productivité peut vous aider à gagner du temps et à améliorer votre productivité, car elle vous permet de synchroniser les données entre différentes applications et plates-formes. Compte tenu du temps que vous passez dans votre boîte de réception, il est logique de connecter votre messagerie à d'autres applications et services que vous utilisez régulièrement.

Vous pouvez utiliser un outil d'automatisation du flux de travail comme Zapier pour connecter votre courrier électronique à d'autres outils de productivité populaires. Par exemple, vous pouvez utiliser le Email par intégration Zapier pour connecter votre e-mail à Slack et envoyer tous les e-mails entrants à un canal Slack spécifique. Êtes-vous un utilisateur de Google Agenda? Vous pouvez utiliser Zapier pour créer automatiquement des événements Google Agenda à partir des e-mails entrants.

Zapier vous permet également de créer des flux de travail automatisés personnalisés pour gérer toutes les tâches répétitives associées à vos e-mails et autres outils. Ces intégrations Zapier peuvent considérablement augmenter la productivité de votre messagerie.

5. SaneBox pour organiser votre boîte de réception

Il est difficile d'accomplir quoi que ce soit lorsque votre boîte de réception est encombrée et que vous passez la plupart de votre temps à trier des e-mails. SaneBox est une solution de messagerie intelligente qui vous aide à organiser automatiquement votre boîte de réception.

Vous pouvez utiliser SaneBox pour nettoyer votre boîte de réception en analysant vos e-mails pour trouver les applications, les sites Web et les newsletters auxquels vous êtes abonné et en sélectionnant ceux que vous souhaitez supprimer.

Ensuite, SaneBox utilise l'IA pour trier votre boîte de réception en identifiant les e-mails nécessitant une attention immédiate tout en classant les moins importants dans le @SaneLater dossier. De plus, vous pouvez également entraîner SaneBox à organiser les e-mails en envoyant manuellement des e-mails à des dossiers spécifiques.

Par exemple, vous pouvez envoyer des spams aux @SaneBlackHole ou créez un dossier séparé pour les e-mails des membres de la famille. SaneBox se souviendra et ajoutera automatiquement tous les e-mails entrants dans les dossiers appropriés.

6. Todoist transformer les e-mails en tâches

L'un des meilleurs moyens d'améliorer la productivité de votre messagerie consiste à transformer vos e-mails en tâches exploitables que vous pouvez accomplir. Todoist est une application de liste de tâches efficace qui peut vous aider à organiser vos tâches et à en faire plus.

Vous pouvez installer le Todoist pour Gmail ou la Todoist pour Outlook des modules complémentaires pour transformer rapidement les e-mails directement de votre boîte de réception en tâches. Une fois installé, ouvrez n'importe quel e-mail que vous souhaitez transformer en tâche sur Todoist, cliquez sur le Todoist, nommez le projet, définissez une date d'échéance et un niveau de priorité, puis cliquez sur AJOUTER UNE TÂCHE.

Passez moins de temps dans votre boîte de réception et faites-en plus

En tant qu'outil de communication, votre e-mail doit vous fournir les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions et agir. Si vous passez trop de temps dans votre boîte de réception, cela vous empêchera de terminer votre travail efficacement.

Il est donc temps d'adopter une approche proactive en utilisant les outils de productivité de messagerie répertoriés ci-dessus. Cela vous aidera à organiser votre boîte de réception et à réduire la surcharge d'e-mails, à suivre vos e-mails les plus importants, à répondre plus rapidement et à libérer votre temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes.