Passez-vous trop de temps à écrire des e-mails? Apprenez à utiliser des modèles d'e-mails pour gagner du temps et augmenter votre productivité.
La communication par e-mail joue un rôle essentiel dans l'environnement de travail numérique d'aujourd'hui, mais cela peut être un défi si vous vous retrouvez à envoyer de nombreux e-mails quotidiennement et à passer beaucoup de temps à les écrire.
Que vous ayez besoin de vous présenter, de définir une réponse d'absence du bureau, de demander des commentaires, d'inviter quelqu'un à un événement, d'exprimer votre gratitude ou de suivre une conversation, ces modèles sont là pour vous. Grâce à ces ressources prêtes à l'emploi, vous pouvez rationaliser la communication par e-mail et vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
1. Présentations professionnelles
La création d'une première impression solide et la présentation de votre proposition de valeur sont essentielles lorsque vous souhaitez créer un réseau ou vous connecter avec des clients potentiels. C'est particulièrement important si vous travaillez à partir d'une configuration purement distante avec des interactions en face à face limitées ou inexistantes. L'impression que vous laisserez à vos clients ou intervenants potentiels sera durable.
Dans ce modèle d'e-mail d'introduction professionnelle, incluez votre nom, votre rôle, la raison de votre contact et un appel clair à l'action. N'oubliez pas qu'il est essentiel d'établir un rapport et de démontrer un véritable intérêt.
Voici un exemple :
Sujet: Bonjour de [Votre nom] chez [Votre entreprise]
Bonjour [nom],
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je suis [Votre nom], le [Votre rôle] chez [Votre entreprise]. Je suis tombé sur votre profil sur [Plateforme] et j'ai été impressionné par votre travail dans [Industrie/Domaine].
Je vous écris car je pense que vous pourriez être intéressé par notre [Produit/Service], qui aide [Déclaration de bénéfice]. J'aimerais discuter davantage de la façon dont nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs.
Seriez-vous disponible pour un appel de 15 minutes la semaine prochaine? Si c'est le cas, veuillez me faire savoir quels jours et heures vous conviennent le mieux.
J'espère avoir de vos nouvelles bientôt.
Meilleur,
[Votre nom et votre signature]
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2. Répondeur automatique en cas d'absence du bureau
Lorsque vous êtes absent du travail, que ce soit pour des vacances, un voyage d'affaires ou toute autre raison, il est important d'avoir un répondeur automatique d'absence efficace qui définit des attentes claires et fournit des contacts alternatifs.
Ce modèle vous permet de tenir les personnes informées de votre absence :
Sujet: Absent jusqu'au [date]
Bonjour à tous,
Merci pour ton mail. Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au [date] et j'aurai un accès limité à mon courrier électronique.
Si votre message est urgent ou lié à [travail], veuillez contacter [nom] à [email/numéro de téléphone]. Sinon, je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Merci pour votre compréhension et votre patience.
Meilleur,
[Votre nom et votre signature]
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3. Commentaires ou demande d'examen
Quand tu veux en avoir retour d'expérience d'une réunion ou un avis de vos parties prenantes sur votre produit, service ou travail, vous avez besoin d'un e-mail qui montre votre appréciation et les encourage à partager leurs réflexions.
Voici un modèle que vous pouvez utiliser :
Sujet: J'aimerais/Nous serions ravis d'entendre vos commentaires !
Bonjour [nom],
Merci d'avoir choisi [entreprise] pour vos besoins en [produit/service]. Nous espérons que vous êtes satisfait des résultats et de l'expérience.
Nous apprécions votre opinion et nous vous serions reconnaissants de prendre quelques minutes pour nous faire part de vos commentaires. Vos commentaires nous aident à améliorer nos produits/services et à fournir un meilleur service à nos clients/clients.
Veuillez cliquer sur ce lien pour répondre à un court sondage: [lien]. Cela ne prendra pas plus de 5 minutes de votre temps.
En guise de remerciement, nous vous enverrons une [récompense] après avoir répondu à l'enquête.
Merci pour votre temps et votre soutien.
Meilleur,
[Votre nom et votre signature]
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4. Invitation à un événement
Lorsque vous souhaitez inviter quelqu'un à un événement, qu'il s'agisse d'un webinaire, d'un atelier, d'une fête ou quoi que ce soit d'autre, vous avez besoin d'un e-mail qui montre les avantages d'assister et fournit toutes les informations nécessaires détails. La dernière chose que vous voulez, c'est que votre invitation apparaisse comme une invitation de spam Google Agenda à vos destinataires. Voici un exemple que vous pouvez utiliser :
Sujet: Vous êtes invité à [nom de l'événement] !
Bonjour [nom],
Nous sommes ravis de vous inviter à notre prochain événement: [nom de l'événement].
C'est une excellente occasion pour vous de [avantages d'assister]. Vous en apprendrez plus sur les [sujets couverts], réseauterez avec [d'autres participants] et vous vous amuserez en cours de route.
L'événement aura lieu le [date] à [heure] via [plateforme/lien]. Cela durera environ [durée].
Pour garantir votre place, veuillez vous inscrire ici avant le [date limite]. Les places sont limitées, alors ne manquez pas cette chance !
Nous avons hâte de vous y voir.
Meilleur,
[Votre nom et votre signature]
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5. Note de remerciement
Ce modèle est pratique lorsque vous souhaitez remercier quelqu'un de vous avoir rencontré, de vous avoir interviewé ou de vous avoir aidé. Cela vous aide à montrer votre gratitude et votre professionnalisme. Voici comment ça se passe :
Sujet: Merci pour [raison]
Bonjour [nom],
Je voulais juste dire merci pour [raison]. J'apprécie vraiment votre [temps/effort/conseil/soutien].
C'était formidable de [rencontrer/parler/travailler] avec vous et d'en savoir plus sur [quelque chose de pertinent]. J'attends avec impatience [les prochaines étapes/le suivi/l'action].
S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions ou avez besoin de quelque chose de moi.
Merci encore pour tout.
Meilleur,
[Votre nom et votre signature]
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6. E-mail de suivi
Lorsque vous souhaitez rappeler à quelqu'un quelque chose, comme un délai, une demande ou une opportunité, vous devez écrire un e-mail de suivi convaincant qui montre votre intérêt et votre urgence.
Voici un modèle standard que vous pouvez utiliser, mais n'oubliez pas de l'adapter à votre situation pour le rendre plus exploitable :
Sujet: Suivi de [sujet]
Bonjour [nom],
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien.
Je vous écris pour donner suite à [sujet]. Je n'ai pas eu de nouvelles de vous depuis le [date/dernière communication], et je voulais vérifier avec vous et voir si vous aviez des mises à jour. [Le cas échéant, reformulez votre demande/offre/proposition de valeur]
S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous êtes toujours intéressé et quel est votre calendrier. Je ne veux pas que vous manquiez cette [opportunité/délai/chance].
J'espère avoir de vos nouvelles bientôt.
Meilleur,
[Votre nom et votre signature]
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Rationalisez votre communication avec les bons e-mails
Dites adieu aux écrans vides intimidants et à la rédaction d'e-mails chronophages. Ces modèles prêts à l'emploi ne nécessitent qu'un simple copier-coller et une personnalisation en fonction de vos besoins.
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