Vous cherchez des moyens d'améliorer vos réunions en ligne? Voici quelques outils essentiels qui vous aideront à rendre vos réunions plus productives et engageantes.
Les réunions en ligne sont devenues indispensables sur le lieu de travail, que vous travailliez à domicile ou au bureau. Bien qu'ils soient indéniablement pratiques, car ils connectent les gens localement et globalement, à quelle fréquence sont-ils productifs ?
Il y a plusieurs défis à surmonter pour s'assurer que les réunions en ligne sont efficaces et valent votre temps. Heureusement, vous pouvez créer un environnement de réunion plus collaboratif avec la bonne combinaison d'outils. Ci-dessous, nous aborderons certains outils essentiels pour des réunions en ligne productives.
1. Zoom pour les réunions en ligne synchrones ou en temps réel
Une réunion en ligne productive ne sera pas possible sans le meilleur logiciel de visioconférence pour le travail à distance. Avec une vaste gamme d'outils de réunion virtuelle offrant diverses fonctionnalités et fonctionnalités, Zoom se démarque par son interface intuitive.
Cela ne veut pas dire que Zoom manque de fonctionnalités puissantes, car il offre des capacités vidéo et audio de haute qualité, d'enregistrement et de partage d'écran.
Ce n'est pas tout; vous pouvez également utiliser la fonction d'arrière-plan virtuel de Zoom pour modifier votre arrière-plan, ce qui peut être avantageux si vous avez un espace de travail encombré. Zoom prend également en charge les intégrations avec d'autres outils de productivité populaires tels que Slack, Google Calendar et Asana, ce qui facilite la création d'un environnement virtuel collaboratif.
2. Métier à tisser pour les réunions asynchrones
Que se passe-t-il lorsque vous ne pouvez pas réunir tout le monde en même temps pour une réunion en ligne? C'est l'un des plus défis courants du travail à distance auxquelles sont confrontées les équipes travaillant sur différents fuseaux horaires.
Une solution efficace à ce problème serait d'avoir des réunions asynchrones, qui n'obligent pas les gens à être en ligne en même temps. De plus, les réunions en ligne asynchrones sont généralement plus productives car vous pouvez fournir des échanges plus réfléchis et avoir des discussions ininterrompues.
Heureusement, il existe plusieurs outils de communication vidéo asynchrone vous pouvez utiliser pour vos réunions virtuelles. L'un d'eux est Loom, qui vous permet d'enregistrer des vidéos et de les partager avec vos équipes à votre convenance. C'est idéal pour créer des tutoriels étape par étape ou envoyer des commentaires aux membres de l'équipe sans avoir à planifier une réunion.
3. Krisp pour éliminer le bruit de fond pendant les réunions
Le bruit de fond entrave la productivité au travail de plusieurs façons, notamment lors de réunions virtuelles. Que ce soit votre chien qui aboie, un bébé qui pleure, une construction devant votre fenêtre ou des collègues qui parlent en arrière-plan, le bruit peut être une distraction lors de réunions virtuelles.
Krisp est un incroyable outil de suppression du bruit alimenté par l'IA qui peut augmenter la productivité de vos réunions en ligne en éliminant les bruits de fond indésirables. Vous pouvez utiliser Krisp pour vous assurer que votre voix est claire, en minimisant les distractions et en créant un environnement de travail plus productif.
De plus, Krisp est compatible avec certains des outils de communication en ligne les plus populaires, notamment Microsoft Teams, Zoom, Skype, etc.
4. Camouflage utiliser votre smartphone comme webcam
Après avoir résolu un défi auditif sous la forme de bruit de fond, tournons notre attention vers un problème visuel courant lors des réunions virtuelles. La plupart des gens utilisent des ordinateurs avec des webcams intégrées de qualité inférieure pour les vidéoconférences. Camo est l'outil parfait si vous cherchez à améliorer la qualité de vos appels vidéo et à avoir l'air plus professionnel lors des réunions en ligne.
Si vous connaissez la caméra de continuité d'Apple, qui permet aux propriétaires de Mac d'utiliser leur iPhone comme webcam, Camo fait de même pour les utilisateurs de macOS, Windows, iOS et Android. Tout ce que vous avez à faire est de télécharger Camo sur votre smartphone et votre ordinateur et de coupler les deux appareils à l'aide d'un câble USB ou via une connexion sans fil en scannant un code QR.
Une fois que vous avez couplé votre appareil, vous pouvez personnaliser les paramètres en fonction de vos préférences et commencer à l'utiliser avec des applications de visioconférence populaires telles que Zoom pour vos réunions en ligne.
5. Calendement planifier des réunions
Alors, comment faites-vous souvent pour que vos collègues ou clients rejoignent vos réunions en ligne? Nous parions que vous passez beaucoup de temps à envoyer des e-mails ou à passer des appels pour déterminer le moment le plus approprié pour tout le monde. Calendly est un outil de planification de réunion en ligne efficace qui peut vous aider à automatiser le processus de planification, afin que vous puissiez vous concentrer sur des échanges productifs avec vos clients ou collègues.
Planifier des réunions et des tâches avec Calendly est simple. Tout ce que vous avez à faire est de créer un type d'événement, des réunions individuelles aux réunions de groupe. Choisissez un nom, un lieu, une description, une durée et une date pour l'événement.
Après avoir saisi tous les détails nécessaires, vous pouvez partager le lien par e-mail avec vos invités pour leur permettre de choisir le meilleur moment en fonction de votre disponibilité. Voilà quelque Calendly conseils pour vous aider à améliorer votre planification.
6. Loutre.ai pour enregistrer vos réunions
L'un des meilleurs moyens de vous assurer que vos réunions en ligne sont productives consiste à enregistrer tous les points clés abordés au cours de la session. Cependant, prendre des notes manuellement pendant une session active peut être difficile, en particulier lors d'une longue réunion ou lors de l'écoute d'orateurs rapides. C'est là qu'Otter.ai peut être utile.
Otter est un assistant de réunion alimenté par l'IA qui enregistre l'audio et transcrit la parole en texte en temps réel. Vous pouvez utiliser Otter pour enregistrer des réunions en ligne en votre absence, générer des résumés, capturer des diapositives dans vos notes et trouver des informations pertinentes en recherchant des mots-clés.
Avec Otter, vous pouvez vous concentrer sur le fait de rendre vos réunions virtuelles plus engageantes et productives tout en vous fournissant des notes et des transcriptions générées par l'IA.
7. Trello pour transformer les notes de réunion en tâches exploitables
Les réunions servent de plate-forme pour échanger des idées et discuter de stratégies et de solutions. Mais que se passe-t-il une fois la réunion terminée? Comment vous assurez-vous que tous les plans et stratégies discutés lors de la réunion sont transformés en tâches réalisables? Tu peux utilisez Trello pour organiser vos projets.
Trello est un outil de gestion de projet de style Kanban qui peut vous aider à organiser vos tâches personnelles et professionnelles. C'est un outil idéal pour les équipes qui souhaitent avoir un aperçu visuel des projets en créant Planches pour chaque projet et Cartes pour des tâches spécifiques au sein du projet.
Vous pouvez ensuite définir des dates d'échéance, attribuer des tâches aux membres de l'équipe et joindre des fichiers liés à la tâche. Cela transforme facilement vos notes de réunion en tâches exploitables.
Sans les bons outils, vos réunions en ligne peuvent rapidement devenir un encombrement du calendrier et des événements chronophages. Cependant, vous pouvez utiliser ces outils pour automatiser les tâches répétitives, enregistrer et résumer les conversations et transformer les notes de réunion en tâches exploitables, entre autres. Tout cela vous aidera à tirer le meilleur parti de vos réunions d'équipe virtuelles et à vous assurer qu'elles sont engageantes et productives.
