7 fonctions Excel essentielles pour les propriétaires de petites entreprises

Excel est un outil puissant pour gérer vos finances en tant que propriétaire de petite entreprise. Son arsenal d'outils de manipulation de données peut vous faire gagner du temps et des efforts pour suivre vos dépenses, vos revenus et d'autres données financières.

Les fonctions sont l'épine dorsale d'Excel et la source de ses super pouvoirs. Si vous débutez avec Excel, voici quelques fonctions essentielles que vous devriez apprendre à gérer efficacement vos finances.

1. SOMME

SUM est peut-être la fonction la plus couramment utilisée dans Excel et est encore plus utile en finance. Il vous permet d'additionner une plage de cellules et d'obtenir le total.

=SUM(values)

Vous pouvez fournir les valeurs directement à la fonction SOMME ou vous y référer en tant que cellules et plages.

Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction SOMME pour additionner les ventes totales de chaque article au cours d'une période spécifique.

=SUM(D2:D8)

Dans cet exemple, D2:D8 est la plage de cellules contenant la valeur des ventes que vous souhaitez ajouter. La fonction SOMME prend toutes les valeurs de cette plage et calcule le total des ventes de tous les articles.

2. MOYENNE

La fonction MOYENNE est une autre fonction utile lorsqu'il s'agit de nombres. MOYENNE calcule la valeur moyenne d'une plage de cellules.

=AVERAGE(range)

Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction MOYENNE pour calculer le prix moyen de différents articles.

=AVERAGE(B2:B8)

Dans cette formule, B2:B8 est la plage de cellules contenant les prix des articles dont vous souhaitez calculer la moyenne. La fonction MOYENNE calculera la valeur moyenne de tous les nombres de cette plage et affichera le prix moyen de l'article.

3. COMPTER

La fonction COUNT compte le nombre de cellules contenant une valeur numérique.

=COUNT(range)

Vous pouvez utiliser cette fonction pour obtenir le nombre d'articles qui ont été vendus. Si le nombre de ventes de l'article est vide ou n'est pas numérique, alors COUNT ne le comptera pas.

=COUNT(C2:C8)

Dans cet exemple, COUNT examine les ventes dans C2:C8 et renvoie le nombre d'articles avec des ventes. Le produit A et le produit D n'ont pas de ventes, donc COUNT les omettra.

Zéro est également un nombre et COUNT l'inclura dans sa sortie. Par conséquent, cette configuration ne fonctionne que si vous ne saisissez pas zéro pour les articles sans vente et que vous les laissez vides à la place. Tu peux utilisez COUNTIF et COUNTIFS pour spécifier des conditions personnalisées pour les cellules que vous voulez compter.

4. NB.SI

COUNTIF est une version plus avancée de COUNT. Là où COUNT ne compte que les cellules contenant des valeurs numériques, COUNTIF compte les cellules qui remplissent une condition spécifique.

=COUNTIF(range, criteria)

Dans cette syntaxe, gamme est la plage dans laquelle vous voulez que COUNTIF recherche les valeurs qui répondent aux critère.

Vous pouvez utiliser COUNTIF pour compter le nombre d'articles vendus au-delà d'un certain montant.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

Dans cet exemple, NB.SI examine les ventes dans D2:D8 et renvoie le nombre d'articles dont la vente est égale ou supérieure à 600 $.

5. SI

La fonction SI teste une condition et renvoie une valeur basée sur le résultat du test. Vous pouvez définir des sorties personnalisées pour les deux résultats de test.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

Dans la syntaxe, expression_logique est la condition que vous voulez tester. SI reviendra sortie_if_true ou sortie_if_false, en fonction des résultats des tests. Tu peux imbriquer plusieurs fonctions SI les unes dans les autres préciser diverses conditions.

Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction IF pour vérifier si un article spécifique a atteint son objectif de vente et renvoyer un message basé sur le résultat.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

Dans cette formule, D2 est la cellule avec les ventes totales d'un article, et E2 est la cellule avec l'objectif de vente de cet article. Si la valeur dans D2 est supérieure ou égale à E2, la fonction IF renverra Cible atteinte. Si la valeur dans D2 est inférieure à E2, la fonction IF renverra Échec de la cible.

Vous pouvez faire glisser la poignée de remplissage automatique sur le reste des cellules pour les remplir. Pour plus d'emphase, vous pouvez utiliser mise en forme conditionnelle dans Excel pour afficher les résultats IF dans des styles distincts.

6. RECHERCHEV

Le Fonction RECHERCHEV peut rechercher une valeur dans un tableau et renvoyer la valeur correspondante dans la même ligne.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Dans la syntaxe, lookup_value est ce que vous voulez rechercher, table_array est l'endroit où vous voulez regarder, et col_index_num est le numéro de colonne du tableau_table qui contient la valeur de retour. range_lookup est un argument facultatif qui vous permet de décider de rechercher ou non des résultats approximatifs. Saisie VRAI permet des correspondances approximatives et la saisie FAUX n'autorise que les correspondances exactes.

Par exemple, si vous avez une table contenant des noms de produits et des prix et que vous souhaitez afficher le prix d'un produit particulier ailleurs, vous pouvez utiliser la fonction VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

Dans cet exemple, Produit A dans la cellule A2 est la valeur que vous voulez trouver dans la table de référence, L2:N8 est la plage de cellules qui contient le tableau, 2 est le numéro de la colonne qui contient les prix des produits, et FAUX indique à RECHERCHEV de renvoyer une correspondance exacte.

7. ENCHAÎNER

La fonction CONCATENER joint plusieurs valeurs ou cellules et les affiche dans une seule cellule.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

La syntaxe de CONCATENER est simple. Vous appelez la fonction et entrez les valeurs que vous souhaitez joindre, séparées par une virgule.

Vous pouvez utiliser cette fonction pour combiner et résumer les données de plusieurs cellules. Par exemple, supposons que vous disposiez d'une feuille de calcul contenant des données financières pour votre entreprise. Vous pouvez créer un résumé pour chaque article, y compris son étiquette, sa vente cible et sa vente réelle.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Ne vous inquiétez pas de la longueur de cette formule. Tous les arguments sont du même type et représentent des parties d'une phrase complète. Dans cette formule, CONCATENER récupère le nom de l'élément à partir de A2, la catégorie de F2, le nombre d'unités vendues depuis C2, et le total des ventes de D2. Les chaînes de texte relient les valeurs entre elles pour former une phrase.

Lorsque vous travaillez avec des formules longues comme celle-ci, il est important de faire attention aux virgules et aux guillemets. Placez les chaînes de texte entre guillemets et vérifiez que vous fermez chaque guillemet et placez une virgule entre les arguments. Vous pouvez ajouter des espaces ou des symboles comme le signe dollar à la chaîne de texte avant ou après la valeur.

Développez votre entreprise avec Excel

La gestion et la manipulation des données financières sont essentielles pour toute entreprise; le vôtre ne fait pas exception. Excel est une centrale électrique à cet effet. Avec une bonne connaissance des fonctions et des capacités d'Excel, vous pouvez transformer Excel d'un adversaire intimidant en un compagnon d'affaires amical.

En maîtrisant les fonctions essentielles d'Excel décrites ici, vous serez sur la bonne voie pour gérer efficacement les finances de votre petite entreprise. Une pratique constante d'Excel peut vous aider à devenir un expert dans l'utilisation de ce programme et à développer votre entreprise au-delà de ses limites actuelles.