Comment utiliser les formules dans Airtable

Airtable est un outil de productivité polyvalent qui combine la puissance d'une base de données avec la flexibilité d'un tableur pour optimiser la façon dont vous stockez et interagissez avec vos données.

L'une des fonctionnalités les plus élémentaires d'une feuille de calcul est les formules, et vous vous demandez peut-être comment les incorporer dans vos bases dans Airtable. Voici comment vous pouvez commencer avec le champ Formule d'Airtable.

Ajout du champ de formule à votre table

Pour commencer à travailler avec des formules dans Airtable, vous devez d'abord ajouter le Formule champ à votre table.

Dans la vue Grille de votre tableau, cliquez sur le bouton du signe plus ("+") situé à la fin de la ligne des en-têtes de champ en haut du tableau. Si vous avez beaucoup de champs, vous devrez peut-être faire défiler vers la droite jusqu'à ce que vous le voyiez. Sélectionner

Formule dans la liste des options de champ. Vous verrez alors le Modifier le champ menu pour entrer votre formule.

En fonction de ce que vous mettez dans votre formule, Airtable détectera automatiquement certains types de valeurs, telles que des nombres, des pourcentages et des dates, et, si c'est le cas, vous pouvez modifier la façon dont ils s'affichent dans votre champ en cliquant sur l'icône Mise en page languette.

Lorsque vous avez terminé d'entrer votre formule, cliquez sur le Créer un champ bouton pour ajouter le champ à votre table. Si vous avez de l'expérience dans l'utilisation de fonctions et de formules dans Microsoft Excel, vous aurez probablement une idée du fonctionnement du champ Formule dans Airtable.

Cependant, il existe quelques différences: de nombreuses fonctions plus spécialisées, telles que la finance ou l'ingénierie, ne sont pas disponibles. Et plus important encore, le champ Formule applique la même formule à chaque enregistrement de la table; vous ne pouvez pas ajuster la formule ou utiliser une formule entièrement différente, uniquement pour des cellules spécifiques.

Comment faire des références de cellule dans le champ de formule d'Airtable

Conformément à la comparaison avec Excel, vous vous demandez peut-être comment faire des références dans vos formules à des valeurs particulières situées ailleurs dans votre tableau. Airtable n'a pas de cellules comme A1 ou C5, alors comment faites-vous référence à d'autres valeurs de champ ?

Dans Airtable, vous pouvez faire référence à d'autres champs simplement en tapant leurs noms. Ainsi, par exemple, si vous aviez un champ nommé "Prix", il vous suffirait de taper :

Price

Si le nom du champ que vous souhaitez référencer comporte plusieurs mots, vous devrez placer le nom du champ entre accolades (le { et } crochets) pour s'y référer. Donc, si vous aviez un champ nommé « Quantité de commande », vous saisiriez :

{Order quantity}

Vous pouvez également utiliser des accolades autour des noms de champ composés d'un seul mot, mais elles ne sont pas obligatoires de la même manière que pour les champs avec des noms plus longs.

De cette façon, les références de cellule dans Airtable sont similaires à utilisation de plages nommées dans Excel, bien que de manière pratique, les noms sont définis pour vous, les espaces sont autorisés et vous pouvez vous y référer immédiatement, sans avoir à les configurer au préalable.

Utilisation d'opérateurs dans le champ de formule

Airtable prend en charge un certain nombre de symboles qui vous permettent d'exécuter rapidement un certain nombre de fonctions logiques, textuelles et numériques. Collectivement, ceux-ci sont appelés "opérateurs".

Les opérateurs que vous pourriez facilement reconnaître sont les opérateurs des équations mathématiques courantes. Vous pouvez utiliser la touche plus ( + ) pour l'addition, le trait d'union, le tiret ou la touche moins ( - ) pour la soustraction, la touche astérisque ( * ) pour la multiplication, et la barre oblique ( / ) pour la division. Vous pouvez également utiliser des parenthèses ( ( et ) ) autour d'équations pour décomposer des équations plus complexes en parties plus petites, selon les besoins.

L'esperluette ( & ) est utile pour combiner rapidement du texte, similaire à la fonction CONCAT dans Excel-bien que Airtable ait sa propre version de cette fonction, CONCATENATE(), avec la même fonctionnalité.

Si vous souhaitez ajouter du texte supplémentaire à la sortie du champ avec l'une ou l'autre des fonctions, vous devrez le mettre entre guillemets ( " " ), y compris des espaces ou d'autres caractères spéciaux. Si vous souhaitez ajouter des guillemets eux-mêmes dans l'affichage de sortie, vous devrez ajouter une barre oblique inverse, puis le guillemet, entre les guillemets; il devrait se lire comme "\"" au sein de la formule.

Airtable contient également un ensemble d'opérateurs logiques. Ceux-ci renverront "TRUE" si leurs conditions sont remplies, et "FALSE" si elles ne le sont pas. Ce sont "supérieurs à" ( > ), "moins que" ( < ), "Plus grand ou égal à" ( >= ), "inférieur ou égal à" ( <= ), "égal à" ( = ), et "différent de" ( != ).

Certaines fonctions de base que vous pouvez utiliser dans Airtable

Si vous recherchez des moyens simples de démarrer avec des formules, voici quelques fonctions de base que vous pouvez utiliser dans Airtable pour vous aider à démarrer.

Cela ne fait qu'effleurer la surface des capacités disponibles; La documentation d'Airtable propose une liste complète des fonctions. Ils ont même construit une base qui contient des exemples de sorties que vous pouvez copier dans votre espace de travail et modifier.

La fonction SI

La fonction SI est l'une des fonctions les plus élémentaires des feuilles de calcul, et sa mise en œuvre dans Airtable est essentiellement la même que le fonctionnement de la fonction SI dans Excel.

IF(expression, value1, value2)

La fonction teste la logique saisie dans le expression champ, puis il retourne valeur1 si cette logique est vraie, ou valeur2 si c'est faux. Comme dans Excel, vous pouvez créer des instructions IF imbriquées et insérer d'autres fonctions dans votre formule IF.

Les instructions IF particulièrement complexes peuvent être plus faciles à visualiser en tirant parti de la fonctionnalité "d'édition multiligne" d'Airtable, qui vous permet de taper vos formules ressemblent davantage à l'écriture de code, avec des retraits représentant des instructions imbriquées et plusieurs couleurs représentant différentes parties du syntaxe.

Une différence notable est qu'il n'y a pas d'équivalent à La fonction ISBLANK d'Excel; à la place, vous devez demander si la valeur est égale à BLANK().

La fonction SOMME

De même, aussi courante que IF, la fonction SOMME fonctionne comme dans n'importe quelle autre feuille de calcul, en additionnant tous des valeurs contenues dans la fonction (qu'il s'agisse de valeurs de champ ou de nombres définis directement dans la formule).

SUM(number1, [number2, ...])

La fonction DATEADD

Pour une fonction un peu plus inhabituelle, mais que vous pourriez trouver extrêmement utile, vous pouvez utiliser la fonction DATEADD pour ajouter une certaine durée aux dates et aux heures.

DATEADD([date or date and time], [#], 'units')

Dans le premier segment de la syntaxe, vous spécifiez soit une date seule, soit une date et une heure, soit en ligne, soit à partir d'un champ "Date et heure". (Vous ne pouvez pas ajouter une heure à cette formule par elle-même, sans date; il affichera une erreur et vous devrez rééditer votre formule).

Ensuite, spécifiez une valeur numérique et une unité de temps parmi les suivantes: 'millisecondes', 'secondes', 'minutes', 'heures', 'jours', 'semaines', 'mois', 'trimestres' (d'une année ), ou "années".

Si nécessaire, des fonctions telles que AUJOURD'HUI() (qui affiche la date du jour) ou MAINTENANT() (qui renvoie la date du jour et temps, mis à jour toutes les 15 minutes et à chaque fois que la base est recalculée) fonctionnent également avec DATEADD à la place d'un champ ou spécifique valeur.

Une fonction DATEADD remplie peut ressembler à ceci :

DATEADD("07/18/23 14:55:29", 760, "minutes")

Accélérez votre flux de travail dans Airtable

Le champ Formule ajoute un moyen puissant d'analyser et d'interagir avec vos données dans Airtable. Des déclarations simples aux créations complexes avec de multiples fonctions, la polyvalence des formules apporte certaines des fonctionnalités les plus utiles d'un tableur dans votre base.

Si vous êtes déjà familiarisé avec les feuilles de calcul, vous pouvez rapidement adapter vos compétences pour débloquer de nouvelles informations, tout en profitant des avantages du modèle de base de données d'Airtable. Ce n'est qu'une des nombreuses fonctionnalités uniques qui font d'Airtable un outil si populaire pour augmenter votre productivité.