10 astuces et fonctionnalités intelligentes pour des appels Zoom efficaces

Points clés à retenir

• Planifiez des réunions récurrentes avec un seul lien pour gagner du temps et permettre aux participants de planifier à l'avance.
• Démarrez les réunions avec les participants en mode silencieux pour éliminer les distractions et permettre une communication efficace.
• Désactivez les mises à jour logicielles automatiques pour éviter les retards lors des appels et garantir une expérience d'application à jour.

Alors que le lieu de travail virtuel est devenu de plus en plus la norme, de plus en plus de personnes comptent sur Zoom pour les appels en ligne. Les appels Zoom sont devenus la norme de facto pour les réunions et la collaboration à distance.

Depuis sa création, Zoom a constamment introduit de nouvelles fonctionnalités que les utilisateurs comme nous peuvent exploiter pour rendre nos réunions plus efficaces. Pourtant, malgré la montée en flèche de sa popularité, peu d'entre nous savent comment tirer le meilleur parti de l'application.

Dans cet article, examinons quelques trucs et astuces pour rendre vos appels Zoom plus efficaces.

Si vous avez des réunions qui se produisent à intervalles réguliers dans le temps (quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc.), la mise en place de réunions récurrentes est la solution idéale. Avec les réunions récurrentes de Zoom, vous pouvez utiliser le même ID de réunion et les mêmes paramètres pour chaque occurrence.

La planification de réunions récurrentes peut vous aider à réserver plusieurs réunions à l'avance, réduisant ainsi le temps perdu à en organiser de nouvelles à chaque fois. Cela permet également aux participants de planifier leurs événements bien à l'avance, car ils peuvent voir toutes leurs réunions à venir lorsqu'ils connecter leur calendrier à Zoom.

Vous pouvez programmer des réunions récurrentes en cliquant sur Programmer un événement sur le client Zoom.

2. Démarrer des réunions avec des participants en mode muet

Des discussions distrayantes et des bruits de fond peuvent facilement entraver votre appel autrement productif. En tant qu'hôte d'une réunion, vous pouvez choisir que toutes les personnes qui se joignent à l'appel soient muettes. Cela garantit un espace calme où les participants peuvent seulement choisir de se déconnecter lorsqu'ils souhaitent parler.

Vous pouvez choisir de demander à tous les participants de se réactiver en cas de besoin ou de mettre en place un processus de pré-approbation pour réactiver le son des participants individuels.

Vous pouvez l'activer en allant sur Paramètres > Afficher plus de paramètres > Planifier une réunion, puis en activant Couper le son de tous les participants lorsqu'ils rejoignent une réunion.

3. Désactiver les mises à jour automatiques du logiciel

Zoom met souvent à jour son logiciel pour corriger les bogues et ajouter de nouvelles fonctionnalités, ce qui est formidable! Mais attendre que les mises à jour s'exécutent lorsque vous devez passer un appel peut être extrêmement ennuyeux. Pour éviter ce tracas, vous pouvez simplement désactiver les mises à jour automatiques.

Une fois votre réunion terminée, vous pouvez rechercher et installer les mises à jour disponibles. Cela réduit les retards d'appel, tout en garantissant que vous bénéficiez de l'expérience d'application la plus récente.

Pour désactiver les mises à jour logicielles automatiques, accédez à Paramètres > Général et décochez la case pour Maintenir automatiquement le client de bureau Zoom à jour.

4. Contrôlez votre espace avec les salles d'attente

Avec la fonction Salle d'attente de Zoom, l'hôte peut déterminer quand un invité rejoint l'appel. Vous avez la possibilité d'admettre les participants un par un ou d'admettre tout le monde en même temps depuis la salle d'attente.

Si vous avez configuré une salle d'attente pour votre réunion, les participants verront un écran par défaut lorsqu'ils rejoindront l'appel. Zoom vous permet également de personnaliser cet écran. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise, du texte et une vidéo d'introduction que les participants peuvent regarder avant de se joindre.

Pour activer les salles d'attente, accédez à Paramètres > Afficher plus de paramètres > Sécurité, et activez le bouton bascule pour SALLE D'ATTENTE.

5. Exploitez le potentiel des salles de sous-commission

La fonction de salles de sous-commission de Zoom est fortement recommandée pour les réunions qui peuvent nécessiter la participation et la collaboration de plusieurs petits groupes.

Cela peut être idéal pour les séances de remue-méninges ou les projets de groupe. Une réunion Zoom peut être divisée en 50 salles de sous-commission. L'hôte peut choisir d'affecter automatiquement ou manuellement les participants aux salles de sous-commission.

Pour activer les salles de sous-commission, accédez à Paramètres > Afficher plus de paramètres > En réunion (avancé), et activez le bouton bascule pour Salle de sous-commission - Chambres.

6. Bannir le bruit de fond

Les réunions en ligne sont très susceptibles d'être perturbées par le bruit de fond. Le bruit de la circulation à l'extérieur, les pleurs des enfants dans une autre pièce ou les alertes des appareils électroménagers peuvent facilement diminuer l'efficacité de votre appel.

L'utilisation de la fonction d'annulation du bruit dans Zoom peut aider à améliorer la qualité audio de votre Zoom en réduisant le bruit de fond. La fonction d'annulation du bruit de Zoom offre différents niveaux d'annulation du bruit que vous pouvez choisir en fonction de votre utilisation.

Pour utiliser la suppression de bruit intégrée de Zoom, accédez à Paramètres > l'audio > Suppression du bruit de fond, et sélectionnez le bouton radio optimal pour votre configuration (Auto, Bas, Moyen, Haut).

7. Obtenez des sous-titres à portée de main

La transcription des réunions devient de plus en plus essentielle dans les lieux de travail qui s'efforcent d'être accessibles et inclusifs. Les transcriptions sont également excellentes pour créer des notes, des rapports et d'autres documents écrits à la suite d'une réunion.

Des outils de transcription comme Loutre ou la fonction de transcription intégrée dans Krisp, utilisez l'IA pour la transcription en temps réel, facilitant ainsi le suivi des réunions pour tous les participants. L'assistant de réunion d'Otter peut également générer du contenu basé sur les données de la réunion et répondre aux questions dans le chat.

Pour activer les salles de sous-commission, accédez à Paramètres > Afficher plus de paramètres > En réunion (avancé), et activez le bouton bascule pour Sous-titres automatisés.

8. Améliorez l'accessibilité avec la surbrillance de la souris

Si vous faites une présentation ou une démonstration et que vous souhaitez partager votre écran, assurez-vous que l'option de projecteur de la souris est activée. Le public pourra mieux se concentrer sur le contenu à l'écran et suivre vos instructions tout en en utilisant le mode de mise au point dans Zoom.

Lorsque la fonction de projecteur de la souris est activée, un cercle ou un projecteur coloré mettra en évidence visuellement la position et les mouvements de votre curseur. Vous pouvez également utiliser la fonction "Vanishing Pen" pour marquer et prendre des notes sur le tableau blanc ou l'écran partagé sans vous soucier d'effacer ou de défaire vos gribouillis.

Lorsque vous partagez votre écran pendant une réunion, la fonction Spotlight n'est disponible dans la barre d'outils "Annoter" qu'après avoir commencé à partager votre écran.

9. Améliorez l'expérience de réunion avec une vue immersive

La vue immersive peut aider rendre votre expérience Zoom plus amusante. Cette fonctionnalité fournit plusieurs arrière-plans virtuels, tels qu'un auditorium, une salle de classe et un café, où tous les participants peuvent être affichés.

Si un participant utilise un client de bureau, une application mobile ou une salle Zoom qui ne prend pas en charge la vue immersive, il verra les autres participants dans la vue Galerie ou la vue Intervenant par défaut.

La fonctionnalité Immersive View est disponible lorsque vous cliquez sur Voir dans le coin supérieur droit de l'écran de la réunion.

10. Réunions principales avec raccourcis clavier

Vous pouvez tirer bien plus de Zoom si vous prenez le temps d'apprendre et d'utiliser les différents raccourcis clavier disponibles. Ceux-ci vous permettent de faire rapidement des choses comme couper ou réactiver le son, passer en plein écran, partager votre écran, etc.

Voici quelques raccourcis pratiques à essayer :

• Alt + V démarrer/arrêter votre vidéo
• Alt + A couper/rétablir le son
• Alt + F pour entrer/sortir du mode plein écran
• Alt + Maj + I pour copier le lien d'invitation à la réunion

Pour voir tous les raccourcis clavier disponibles sur Zoom, aller à Paramètres > Raccourcis clavier.

Zoomez sur vos appels en ligne

Avec des fonctionnalités aussi étonnantes, Zoom est l'outil idéal pour maintenir les connexions dans un environnement de travail ou d'apprentissage distant. C'est un excellent moyen de rester en contact avec les gens en cette ère de travail à distance et d'isolement social, que vous ayez une réunion avec des collègues, que vous parliez à des proches ou que vous fassiez un anniversaire virtuel faire la fête.

Explorez les astuces et fonctionnalités mentionnées ci-dessus pour des appels Zoom plus efficaces qui impressionneront vos collègues et amis.