Comment collaborer en temps réel sur un document Word

Travailler avec d’autres personnes sur un document Word peut être un véritable défi. Même les utilisateurs expérimentés de Microsoft 365 peuvent avoir du mal à modifier et à réviser des documents partagés.

Cependant, vous pouvez facilement collaborer en temps réel sur un document Word tout en gardant une trace de toutes les modifications et en les approuvant ou en les rejetant. Nous examinerons les outils nécessaires et comment vous pouvez les utiliser pour une collaboration la plus efficace.

De quoi avez-vous besoin pour collaborer sur un document Word?

Si vous souhaitez collaborer en temps réel sur un document Word, vous devez l'enregistrer sur votre compte OneDrive. Pour cela, ouvrez le document, allez dans Fichier > Enregistrer sous, et enregistrez-le dans OneDrive.

De plus, nous vous recommandons d'utiliser une version plus récente de Microsoft 365 et de disposer d'un abonnement actif. Selon

Microsoft, vous pouvez toujours modifier le document simultanément avec d’autres personnes, mais vous ne disposerez pas de la fonctionnalité de collaboration en temps réel.

Pour voir les modifications apportées par d'autres personnes, vous devez actualiser le document périodiquement. Si votre abonnement est expiré, il existe plusieurs façons de bénéficiez d'une réduction sur un nouvel abonnement Microsoft 365.

Comment partager un document Word

Maintenant que vous savez ce dont vous avez besoin pour travailler avec d’autres personnes sur le même document Word, voyons comment vous pouvez le partager. La première option consiste à le partager depuis Word. Ouvrez le Déposer menu et sélectionnez Partager.

Vous remarquerez qu’il existe deux options différentes :

• Partager par e-mail. Vous devez saisir les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le document.
• Partager avec le lien. De cette façon, toute personne disposant du lien peut accéder au document. Si vous devez partager le document avec un grand nombre de personnes, cette option peut être plus efficace. Cependant, si vous travaillez sur quelque chose de confidentiel, il peut être préférable d'ajouter manuellement chaque contributeur.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, prenez le temps et définissez les bonnes autorisations. Clique le Modifier et choisissez si les personnes avec lesquelles vous partagez le document peuvent uniquement l'afficher ou le modifier.

Ensuite, cliquez sur le Paramètres de partage option. Là, vous pouvez définir une date d'expiration pour le document et même définir un mot de passe pour sécuriser les informations. Une fois que vous êtes satisfait de vos paramètres de partage, cliquez sur Appliquer.

Alternativement, vous pouvez partager le document Word via OneDrive en cliquant avec le bouton droit sur le fichier et en sélectionnant OneDrive > Partager. Ensuite, vous devrez définir les paramètres de partage comme indiqué ci-dessus.

Comment suivre et examiner les modifications dans Microsoft Word

En fonction de l'autorisation définie, les personnes avec lesquelles vous avez partagé le document peuvent modifier le document. Pour garder un œil sur les modifications apportées par chacun, vous devez activer le Suivi des modifications fonctionnalité.

Pour ce faire, ouvrez le Revoir et dirigez-vous vers l'onglet Suivi menu. Là, ouvrez le Suivi des modifications menu et sélectionnez Pour tout le monde. Lorsque la fonctionnalité est activée, Word soulignera le texte ajouté tandis que le texte supprimé sera marqué d'un barré.

Maintenant, si vous souhaitez empêcher quelqu'un d'autre de désactiver accidentellement cette fonctionnalité, cliquez sur le bouton Suivi des verrous et configurez un mot de passe. De cette façon, vous pouvez vous assurer qu’aucune modification apportée au document ne manque.

Sélectionnez la façon dont l'affichage de Microsoft Word change

Pour plus d'efficacité, Word vous permet de sélectionner la manière dont il doit afficher les modifications apportées au document. Dans le Revoir, ouvrez le menu déroulant à côté de l'onglet Afficher pour révision icône. Là, choisissez l'une des options suivantes :

• Original. Vous montre le document original. Cependant, cela ne supprimera aucun commentaire ou modification apportée par d’autres.
• Pas de balisage. Supprime le balisage et affichera le document avec les modifications que vous avez déjà approuvées.
• Tout le balisage. Affiche toutes les modifications en utilisant une couleur différente pour chaque collaborateur.
• Balisage simple. Marque les changements avec une ligne rouge.

Comment accepter ou rejeter les modifications dans Microsoft Word

Pour accepter ou rejeter les modifications, cliquez avec le bouton droit sur la modification suivie et sélectionnez soit Accepter l'insertion ou Rejeter l'insertion, selon que quelqu'un a ajouté ou supprimé du texte. Si quelqu'un d'autre a supprimé une partie du document, vous verrez le Accepter la suppression et Rejeter la suppression choix.

Bien que le processus soit simple, vous risquez de manquer certaines modifications si de nombreux contributeurs travaillent sur le même document. Si vous voulez être sûr de ne rien manquer, utilisez le Changements section au lieu de parcourir manuellement le document. Là, utilisez le Précédent et Suivant boutons pour parcourir les modifications.

Il existe d'autres façons de gérer le suivi des modifications. Par exemple, vous pouvez cliquer sur Accepter > Accepter et passer au suivant. Si vous avez déjà discuté des modifications avec vos collègues, vous pouvez utiliser le Accepter toutes les modifications option.

De même, vous pouvez refuser les modifications en cliquant sur le bouton Rejeter bouton ou Rejeter > Rejeter et passer au suivant. Pour supprimer toutes les modifications, allez dans l'onglet Révision, cliquez sur la flèche ci-dessous Rejeter, et sélectionnez Rejeter toutes les modifications. Cela peut être très utile si quelqu'un importé un grand volume de données dans Word sans vous consulter au préalable.

Utilisez le volet de révision pour suivre les modifications dans Microsoft Word

Un autre moyen efficace de suivre toutes les modifications consiste à utiliser le volet de révision. Cet outil vous montrera le nombre de modifications et de commentaires visibles dans votre document.

Pour y accéder, rendez-vous sur Révision > Suivi et cliquez sur le Volet de révision. Ensuite, sélectionnez l'un des Volet de révision vertical ou Volet de révision horizontal choix.

Comment suivre les modifications apportées par des personnes spécifiques dans Microsoft Word

Il pourrait être plus efficace de trier les modifications par auteur. Pour le faire dans Microsoft Word, rendez-vous sur Révision > Suivi et prolonger le Afficher le balisage menu. Là, sélectionnez Des personnes spécifiques et décochez toutes les cases sauf celles correspondant aux auteurs dont vous souhaitez revoir les modifications.

Comment arrêter de partager le document ou modifier les autorisations dans Microsoft Word

Si vous souhaitez arrêter de partager le document avec des contributeurs spécifiques, ouvrez le document et accédez à Partager menu. Là, sélectionnez Gérer l'accès.

Pour supprimer l'accès à l'un des contributeurs, sélectionnez son nom d'utilisateur. Puis clique Accès direct et ouvrez le menu déroulant. Sélectionner Supprimer l'accès et confirmez l'action. Vous pouvez également utiliser le même menu pour modifier la manière dont ils peuvent accéder au document partagé.

Collaborez facilement dans Microsoft Word

L’utilisation des outils de collaboration de Microsoft Word peut vous faire gagner beaucoup de temps, car vous n’avez pas besoin d’envoyer un e-mail aux membres de votre équipe pour les informer des modifications apportées au document. Outre sa capacité collaborative, Microsoft Word dispose de nombreuses fonctionnalités et outils, vous n'avez donc pas besoin d'un autre traitement de texte pour terminer vos projets. Par exemple, vous pouvez convertir des tableaux en graphiques ou traduire des langues lors de vos déplacements.