6 types de vues Airtable gratuites et quand les utiliser

Airtable a révolutionné la façon dont les entreprises abordent la gestion de projet. L'outil possède de nombreuses fonctionnalités et personnalisations intéressantes, ce qui en fait un grand succès dans de nombreuses organisations. L'offre d'Airtable de différentes manières de visualiser les données et sa facilité d'utilisation contribuent énormément à sa popularité.

Actuellement, Airtable propose neuf types de vues, dont six sont disponibles dans la version gratuite. Dans cet article, nous examinerons les différents types de vues que vous pouvez créer à l'aide de la version gratuite d'Airtable.

Qu'est-ce qu'une vue Airtable?

Les vues Airtable offrent des moyens d'afficher les enregistrements de manière unique. Vous pouvez créer plusieurs vues pour une seule base de données sous-jacente, chaque vue ayant des configurations uniques.

Dans les vues Airtable, vous pouvez configurer les champs que vous souhaitez voir, filtrer les enregistrements en fonction de certaines conditions, trier les enregistrements et bien sûr décider comment vous souhaitez afficher les données enregistrées.

Comment créer une vue Airtable

À créer une vue sur Airtable, allez simplement dans la barre latérale Vue et sélectionnez le type de vue souhaité. Ici, vous pouvez également survoler le nom du type de vue pour une brève explication. Une fois votre vue créée, vous pouvez la configurer en fonction de vos besoins en sélectionnant les bons champs, en filtrant les enregistrements et en choisissant la condition de tri souhaitée.

1. Vue en grille sur Airtable

La vue Grille est la vue par défaut sur Airtable. Ceci est similaire à une feuille de calcul, où chaque enregistrement est représenté par une ligne et chaque champ est représenté par une colonne.

Les vues en grille sont idéales pour visualiser vos données dans un format tabulaire simple. Avec une vue en grille, il est facile d’apporter des modifications groupées à plusieurs enregistrements ou champs. Il est également pratique pour migrer des données à partir d’autres outils ou logiciels de feuilles de calcul.

2. Vue du formulaire sur Airtable

Une vue formulaire crée un formulaire qui peut être utilisé pour ajouter de nouveaux enregistrements. Vous pouvez personnaliser ces formulaires en sélectionnant les champs de saisie souhaités, en marquant les champs obligatoires, en limitant les options de liste déroulante, etc.

Les vues de formulaire sont parfaites pour les situations où vous devez collecter des données auprès d'utilisateurs externes. Vous pouvez facilement partager la vue avec les collaborateurs, qui peuvent ensuite saisir les données et les soumettre, créant ainsi un nouvel enregistrement dans votre base de données. Une vue de formulaire peut être partagée avec n'importe quel nombre de personnes sans partager la base Airtable elle-même.

3. Vue du calendrier sur Airtable

Comme son nom l'indique, une vue calendrier affiche vos données au format calendrier. Pour cela, il est nécessaire d'avoir au moins un champ date dans votre base de données. Si vous disposez de plusieurs champs de date, vous pouvez choisir le champ de date à utiliser pour la vue créée.

Les vues de calendrier peuvent être utiles pour visualiser des informations urgentes telles que les délais et les échéanciers du projet. Vous pouvez également faire glisser et déposer vos enregistrements d'une date à une autre pour écraser facilement le champ de date.

4. Vue de la galerie sur Airtable

Une vue galerie présente chaque enregistrement sous la forme d’une carte. Ici aussi, vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez afficher sur chaque carte. Les vues Galerie ont une configuration de champ d'image qui vous permet de choisir un champ d'image pertinent à afficher sur chaque carte.

Les vues Galerie sont parfaites pour les bases de données riches en images, les référentiels de produits et les portefeuilles. Pour utiliser un champ comme champ d'image, configurez le type de champ sur « pièce jointe ». Vous pourrez alors facilement glisser et déposer des images directement sur la carte depuis n'importe où sur Internet ou sur votre ordinateur.

5. Vue Kanban sur Airtable

Dans une vue Kanban, vous pouvez regrouper vos enregistrements en fonction d'un champ à sélection unique ou d'un champ utilisateur. La vue affiche chaque enregistrement sous forme de carte, classé dans une colonne en fonction du regroupement configuré.

Les vues Kanban sont idéales pour la gestion de projet, car vous pouvez regrouper les cartes en fonction de leur statut. Si vous avez plusieurs collaborateurs sur votre base, vous pouvez également les regrouper en fonction du champ utilisateur pour afficher les cartes attribuées à chaque utilisateur.

6. Affichage de la liste sur Airtable

Une vue en liste affiche tous vos enregistrements de manière linéaire. Ici, vous pouvez définir plusieurs niveaux d'enregistrements connectés et définir un champ de préfixe pour chaque enregistrement pour une visualisation condensée.

Les vues de liste sont optimales lorsque vous devez présenter des données claires et simples. Il est également préférable d’utiliser des vues de liste sur des écrans plus petits, tels que les téléphones portables, car les données sont facilement lisibles.

Tirez le meilleur parti d'Airtable avec les bonnes vues

Avec toutes les personnalisations qu'elles offrent, les vues Airtable peuvent être configurées de manière unique pour afficher exactement ce que vous voulez voir. Cela met véritablement en évidence l'adaptabilité d'Airtable et permet aux utilisateurs de tirer le meilleur parti de la plateforme.

Bien qu'Airtable soit l'un des leaders en matière de gestion intelligente de bases de données, découvrez d'autres outils qui offrent également d'excellentes capacités de gestion de projet.