Les bases de l'utilisation des champs dans Airtable

Parmi les nombreux outils de productivité disponibles, Airtable gagne régulièrement en popularité, et pour cause.

La combinaison unique d'Airtable entre les fonctionnalités d'une feuille de calcul, la densité d'informations d'une base de données et la la diversité de ses multiples points de vue l'a rendu attrayant pour beaucoup en tant que partie intégrante de leur productivité arsenal.

Alors, par où commencer lorsque vous venez d’installer votre première base? Prenez le temps d’explorer les différentes options et de voir comment elles peuvent répondre au mieux à vos besoins.

Que sont les champs dans Airtable?

Que tu veuilles utiliser Airtable pour gérer des projets, organiser des données ou suivre des tâches, vous devrez vous familiariser avec les champs Airtable pour tirer le meilleur parti d'Airtable.

Les champs sont la pierre angulaire de la gestion des données dans Airtable, servant de conteneurs pour les informations, les formules et le formatage. Chaque champ occupe sa propre colonne dans la vue Grille par défaut de votre nouvelle base. Les champs s'appliquent de la même manière à chaque enregistrement de votre table. Vous ne pouvez pas spécifier différents styles de mise en forme pour chaque cellule, ce qui peut sembler limitant pour les purs utilisateurs de feuilles de calcul.

Cependant, vous pouvez avoir plusieurs vues et tables de grille dans n'importe quelle base, masquer des champs si nécessaire et même lier des informations entre des tables. Les compromis peuvent sembler restrictifs au départ, mais cela pourrait changer une fois que vous serez familiarisé avec Airtable.

Le rôle du champ primaire dans Airtable

Lorsque vous démarrez votre nouvelle base, vous remarquerez que certains champs se trouvent déjà dans votre première table. Le champ le plus à gauche est spécialement mis en évidence et verrouillé sur le côté gauche. Il s'agit du champ principal et il joue un rôle important en tant qu'identifiant unique de votre dossier, presque comme une rubrique sous laquelle se trouvent toutes vos autres informations.

Le champ principal est utilisé comme titre d'enregistrement dans Vues de la table aérienne et à de nombreux autres endroits, comme le nom de chaque carte dans la vue Kanban ou le nom de référence dans les enregistrements liés. Le champ principal est par défaut un champ de texte sur une seule ligne. Pourtant, selon le Documentation d'assistance Airtable, vous pouvez remplacer le champ principal par plusieurs autres types de champ si nécessaire.

Comment ajouter un nouveau champ dans Airtable

Il existe deux façons d'ajouter un champ dans Airtable; la première méthode consiste à utiliser la vue Grille d'Airtable. À côté des en-têtes de vos champs existants, vous verrez un en-tête avec un signe plus. En cliquant sur ce signe plus, vous ouvrez un menu qui affiche tous les champs disponibles. Sélectionnez un type de champ, suivez les instructions supplémentaires pour configurer votre champ, puis cliquez sur Créer un champ.

La deuxième façon d'ajouter un champ se fait dans n'importe quel enregistrement individuel de votre base, accessible dans la plupart des vues en cliquant sur l'enregistrement. Au bas de l'enregistrement, cliquez sur Ajouter un nouveau champ à ce tableau.

Une fenêtre contextuelle apparaîtra, vous permettant d'ajouter un nouveau champ de texte sur une seule ligne à l'enregistrement. Saisissez un nom pour le champ, puis utilisez la liste déroulante de sélection pour modifier le type de champ si nécessaire. Suivez les instructions supplémentaires affichées pour configurer votre champ et cliquez sur Sauvegarder.

N'oubliez pas que l'ajout d'un nouveau champ l'ajoute à chaque enregistrement de votre table. Vous trouverez donc probablement une colonne remplie d'espaces vides la prochaine fois que vous accéderez à la vue Grille de cette table.

1. Champs de saisie de texte

Il existe plusieurs formats de texte avec les types de champs correspondants dans Airtable. Le champ de texte par défaut sur une seule ligne est le champ le plus basique et convient aux descripteurs concis. Si vous avez besoin d'en saisir davantage, pensez au champ Texte long, qui permet de saisir jusqu'à 100 000 caractères de texte, des sauts de ligne et un formatage de texte enrichi lorsqu'il est activé.

Le champ Date permet la saisie manuelle ou basée sur le calendrier de la date et de l'heure. En outre, il existe de nombreux autres champs spécialisés tels que le numéro de téléphone, l'e-mail, l'URL, le numéro, la devise, la durée et le pourcentage. Chaque champ est conçu pour stocker et formater leurs types de données respectifs.

2. Champs basés sur la sélection

Airtable propose plusieurs champs basés sur la sélection de différentes options. Ce sont des moyens utiles pour classer vos enregistrements, suivre les tâches ou suivre un processus.

Le champ Case à cocher ajoute simplement une case à cocher cliquable à vos enregistrements. Le champ Note ajoute un système de classement visuel de un à dix points, défini par défaut sur cinq étoiles. Les champs à sélection unique et à sélection multiple activent des menus déroulants pour la catégorisation, ce dernier permettant des sélections multiples pour un seul enregistrement.

3. Champs de recherche et de comptage

Les champs Lookup et Count présentent la fonctionnalité la plus distinctive d'Airtable: sa puissante capacité à se connecter et à interagir avec différents ensembles de données via le modèle de base de données relationnelle.

Le champ Lien vers l'enregistrement connecte les enregistrements entre les tables, créant ainsi de riches couches d'informations associées. Sur cette base, le champ Cumul vous permet de créer des calculs et des résumés basés sur les champs des enregistrements liés.

Le champ Nombre vous permet de compter le nombre d'enregistrements connectés à un champ Lien vers l'enregistrement. Le champ Recherche récupère les données des enregistrements liés, facilitant ainsi le partage d'informations entre les tables sans redondance.

Airtable comprend un ensemble de champs qui stockent des métadonnées sur vos enregistrements. Ces champs sont inestimables lorsque vous gérez des données volumineuses qui changent fréquemment.

Les champs Heure de création et Heure de dernière modification suivent la date à laquelle les enregistrements ont été créés ou modifiés pour la dernière fois. Créé par et Dernière modification par identifier les utilisateurs respectifs responsables de ces actions. Vous pouvez choisir des conditions spécifiques dans lesquelles ce champ est mis à jour si nécessaire.

Le champ Numérotation automatique attribue un numéro séquentiel aux enregistrements, offrant un système de numérotation cohérent dans toute votre table. Alors qu'Airtable numérote lui-même vos enregistrements à l'extrême gauche de la vue Grille, cette numérotation ne compte que le nombre d'enregistrements visibles.

5. Autres champs Airtable

En plus des champs ci-dessus, Airtable propose également des champs distinctifs qui fonctionnent dans une catégorie à part. Le champ Formule apporte l'une des fonctionnalités de feuille de calcul les plus utiles à votre base. Ce champ vous permet d'effectuer des calculs, de créer des données composées et de créer des fonctionnalités basées sur la logique.

Si vous êtes habitué à des outils comme Microsoft Excel, vous savez déjà comment fonctionne le champ Formule, mais vous voudrez peut-être lire comment utiliser des formules dans Airtable pour vous assurer de tirer le meilleur parti des capacités de ce domaine.

Le champ Utilisateur vous permet d'ajouter une autre personne qui utilise Airtable à un enregistrement en sélectionnant son nom dans une liste déroulante ou en l'invitant à la base par e-mail. Certaines fonctionnalités de ce champ peuvent nécessiter l'un des forfaits payants d'Airtable.

Le champ Code-barres stocke les codes-barres et les codes QR numérisés via les applications mobiles d'Airtable. Enfin, le champ Bouton vous permet d'ajouter des boutons personnalisables à vos enregistrements, qui peuvent prévisualiser des pages Web, exécuter des scripts, charger des extensions Airtable personnalisées, etc.

Organisez, annotez et soyez plus productif avec les champs dans Airtable

Les champs vous aident à tirer le meilleur parti des données de votre base Airtable et constituent la passerelle pour libérer tout le potentiel d'Airtable pour votre flux de travail. Qu'il s'agisse de stocker des informations, d'obtenir de nouvelles informations ou de créer des flux de travail sur mesure, Airtable est un outil polyvalent pour vous aider à travailler plus intelligemment.

Si vous rencontrez un type de champ que vous n'avez jamais utilisé auparavant, n'hésitez pas à expérimenter et voyez s'il peut améliorer vos processus.