De nos jours, de plus en plus de personnes travaillent à distance, ce qui signifie que vous devrez peut-être organiser un appel vidéo. Ne faites pas ces erreurs.
De nombreux professionnels sous-estiment encore les réunions virtuelles. Ils ne se préparent que peu, voire pas du tout, puisque ces appels ont lieu via des plateformes de vidéoconférence et qu'ils peuvent également éteindre leur caméra et leur microphone.
Même si les réunions virtuelles sont plus pratiques que les réunions en personne, elles n’en sont pas moins importantes. Une mauvaise préparation pourrait entraîner des retards, entraver la collaboration ou brouiller les messages. Pour garantir des réunions virtuelles professionnelles et efficaces, suivez ces conseils lorsque vous organisez et participez à des appels vidéo professionnels.
1. Ignorer les mesures de sécurité
Négliger les mesures de confidentialité avant de passer des appels vidéo liés au travail n'est pas professionnel et dangereux. Vous exposez vos réunions au risque d’attaques d’intrusion où des tiers détournent des appels de vidéoconférence aléatoires, par exemple des bombardements Zoom. Notez que les intrus ont des motivations diverses. Certains ne sont que des trolls sur Internet cherchant à ennuyer les gens, mais d’autres sont des cybercriminels expérimentés qui volent des données.
La meilleure approche consiste à protéger les réunions en :
- Définition des mots de passe : Définissez un mot de passe unique pour chaque réunion: assurez-vous de l'envoyer aux participants en privé.
- Activation des salles d'attente : Ils vous permettront de filtrer et de confirmer les participants avant de les rejoindre.
- Limiter les participants : Il est plus facile de gérer des réunions virtuelles avec un nombre limité de participants.
Cela vaut la peine de lire sur les moyens de gardez votre vie privée intacte lorsque vous utilisez des plateformes de vidéoconférence.
2. Laisser votre microphone allumé pendant les réunions
Arrêtez de laisser votre microphone allumé pendant les visioconférences. Il captera les bruits aléatoires des personnes à proximité, de vos animaux de compagnie et des appareils en marche, que les participants pourraient trouver distrayants. Dans le pire des cas, le son provenant de votre côté peut étouffer la voix des autres.
Pour garantir la clarté du son et de la voix, utilisez judicieusement la fonction sourdine. Allumez votre microphone lorsque vous parlez, coupez le son lorsque vous écoutez et cliquez sur les émojis à l'écran si vous devez interrompre les haut-parleurs.
Certes, allumer et éteindre votre microphone peut devenir ennuyeux lors de longues réunions. Mais c’est un moyen simple mais efficace de montrer du respect pour les contributions et l’attention des autres lors des conversations.
3. Définition de mauvais arrière-plans d'appel vidéo
Les employés doivent trouver un arrière-plan soigné et professionnel pour les réunions virtuelles: cela améliorera l'impression que vous laisserez aux autres. Ils vous verront comme une personne organisée et toujours au courant des choses. Alternativement, un environnement désordonné et sale vous donne l’impression d’être quelqu’un qui assiste à peine aux réunions ou aux collaborations en ligne.
Bien sûr, cela ne veut pas dire que vous devriez construire des étagères de bibliothèque dans votre bureau à domicile. Un mur simple et propre avec un minimum d’obstacles semble simple et minimaliste, et ne contient pas d’éléments gênants.
Mais si vous travaillez avec un espace limité, modifiez votre arrière-plan. Disons que vous utilisez souvent Zoom. Vous pouvez faire défiler les arrière-plans virtuels de Zoom ou brouiller votre environnement juste avant le début de votre appel Zoom. Vous voudrez peut-être aussi apprendre comment concevoir votre propre arrière-plan Zoom.
4. Utiliser les fonctions de chat privé pour les conversations personnelles
Évitez d'utiliser la fonction de chat privé sur les applications de visioconférence pour des conversations personnelles, en particulier lorsque vous partagez des sujets non liés au travail. Il est possible que vos superviseurs voient ces messages. Bien que les hôtes ne puissent pas voir les discussions privées en temps réel, certaines applications les affichent dans les enregistrements des réunions post-appel. On peut supposer que les employeurs ont un contrôle total sur les comptes fournis par l’entreprise.
Mais même si vos responsables n’examinent pas manuellement les conversations privées, faire des commentaires désobligeants lors des appels professionnels est inapproprié. Vous pourriez être pénalisé si quelqu'un voit vos messages. Concentrez-vous sur le maintien d’une atmosphère respectueuse et productive – gardez vos plaisanteries pour les canaux appropriés.
5. Participer à des réunions en ligne dans des paramètres inappropriés
Alors que les modèles de travail à distance et hybrides offrent de la flexibilité, vous devez toujours assister aux réunions virtuelles dans des paramètres appropriés. Arrêtez de participer aux appels professionnels lorsque vous conduisez, voyagez ou mangez. Vous ne ferez que distraire les autres si vous prononcez des réponses aléatoires et insensées lorsque votre attention est divisée.
La meilleure approche consiste à communiquer votre situation. Soit reprogrammer les réunions selon votre prochaine disponibilité, soit refuser complètement de participer: les deux sont plus appropriés que de les rejoindre pour feindre d'y assister. Si vous ne disposez pas d'un environnement adapté pour passer des appels à la maison, vous pouvez également envisager de rejoindre un espace de coworking. Si vous le faites, assurez-vous que vous tenez compte de divers facteurs avant de choisir votre espace de coworking.
Écrivez un e-mail OOO professionnel et personnalisé avant de partir en congé. Assurez-vous que vos collègues savent qui contacter pour les demandes et les messages urgents, sinon ils interrompront votre pause.
6. Rejoindre tardivement des réunions en ligne
La ponctualité est importante aussi bien pour les réunions en personne que virtuelles. Il est inconsidéré de répondre aux appels trop tard et de provoquer des retards. Vous perdrez le temps de tout le monde à vous attendre.
En outre, la plupart des applications de visioconférence affichent des alertes lorsque les utilisateurs entrent ou quittent la pièce, ce qui pourrait être ennuyeux pour d’autres. Prenons Zoom comme exemple. Il crée des bruits de bulles forts chaque fois que quelqu'un rejoint l'appel: vous ne pouvez pas vous faufiler dans les réunions sans vous faire remarquer. Vous pourriez même interrompre le fil des pensées de l’orateur principal.
Pour éviter ces retards, planifiez des rappels sur les applications de calendrier. Réglez vos alarmes pour qu'elles se déclenchent cinq minutes avant les rendez-vous, puis synchronisez-les sur tous vos appareils professionnels et personnels.
7. Ne pas préparer votre appareil pour le partage d'écran
Préparez votre ou vos appareils à l'avance si vous souhaitez utiliser la fonction de partage d'écran pour un appel professionnel. Idéalement, vous devriez effacer tous les dossiers dans lesquels vous naviguerez. Cachez les fichiers confidentiels, les fichiers personnels et le contenu inapproprié, entre autres éléments non liés au travail, pour des présentations fluides. Rien n’est plus embarrassant que de voir vos collègues voir quelque chose de privé.
Les professionnels qui font souvent des présentations devraient demander des appareils de travail désignés; sinon, vous perdrez du temps à effacer et à restaurer des fichiers.
8. Ne pas penser à votre apparence
Arrêtez de supposer que les réunions virtuelles sont facultatives avec la caméra. Vos partenaires commerciaux ou superviseurs peuvent occasionnellement vous demander d’allumer votre appareil photo: vous devez faire attention à votre apparence. Lavez-vous le visage, peignez-vous les cheveux et enfilez un haut adapté au travail. Placez également votre appareil photo à proximité d’une source de lumière afin que votre visage soit clair et visible.
9. S'engager négligemment dans une conversation informelle
Il est courant que les employés discutent en attendant que d’autres participants se joignent aux appels professionnels. Les plaisanteries brisent le silence gênant avant le début des réunions. Bien que vous puissiez aborder un peu des sujets non liés au travail, veuillez vous limiter aux commentaires appropriés au travail. Ne soyez pas trop excité simplement parce que vos amis sont également à l’appel. Imaginez à quel point ce serait embarrassant si vos partenaires commerciaux, clients, collègues et superviseurs vous rejoignaient soudainement.
Si vous organisez l'appel, activez la salle d'attente afin de pouvoir filtrer les participants et avertir les autres utilisateurs. Assurez-vous que tout le monde se calme avant de laisser entrer des personnes en autorité. Pendant ce temps, les participants doivent prêter attention aux notifications sonores pour les nouveaux participants.
Organisez des appels de travail comme un professionnel
Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent le travail hybride et à distance, les réunions virtuelles deviendront progressivement la norme. Vous devriez arrêter de les traiter moins que les rassemblements en personne. Des erreurs apparemment mineures, comme éteindre votre appareil photo, avoir l'air négligé et utiliser un arrière-plan désordonné, ne sont pas professionnelles. Votre manque de préparation pourrait éventuellement offenser vos collègues.
Créez une routine simple avant de passer des appels vidéo. Prenez l'habitude d'enfiler des vêtements de travail, de tester vos appareils et de créer des arrière-plans décents.
