Comment créer rapidement des notes de réunion dans Google Docs

Si vous êtes chargé de prendre des notes de réunion et de les partager avec votre équipe, vous savez à quel point il peut être difficile de tout suivre au fur et à mesure du déroulement de la réunion. Vous devez rester organisé, noter les points clés, affiner les détails et désigner des actions à entreprendre pour les participants tout en participant à la réunion.

Heureusement, le modèle de notes de réunion de Google Docs simplifie ce processus. Cette fonctionnalité est simple, mais elle peut améliorer considérablement la productivité de votre réunion.

Comment créer et partager des notes de réunion dans Google Docs

Les modèles sont le pain quotidien de la productivité. Au lieu de passer un temps précieux à construire une structure cohérente pour vos notes, vous pouvez utiliser Modèles Google Docs et concentrez-vous sur les choses importantes. Ce modèle récupère les détails de la réunion de votre ordre du jour de la réunion dans Google Agenda

— vous permettant de prendre rapidement des notes et de les partager avec vos collègues.

Créer et partager des notes de réunion à l'aide du modèle intégré de Google Docs est assez simple. Voici ce que vous devrez faire :

1. Ouvrez votre fichier Google Docs.
2. Taper @ dans le document et sélectionnez Notes de réunion (situé sous Blocs de construction) dans le menu déroulant.
3. Un menu contenant tous les événements de votre agenda Google apparaîtra. Sélectionnez la réunion ou l'événement concerné.
4. Ajoutez les participants et commencez à noter vos notes.

Pour joindre les notes de réunion à l'événement du calendrier, cliquez sur l'icône Attacher bouton à droite. Cela permettra aux participants d'accéder aux notes de réunion à partir de leur agenda Google.

Vous pouvez également choisir d'envoyer les notes de réunion par courrier électronique aux participants. Pour ce faire, cliquez sur le icône d'enveloppe sur la gauche.

Vous pouvez également joindre des fichiers Drive supplémentaires à vos notes de réunion. Pour ce faire, cliquez sur les trois points à gauche et cliquez sur Joindre des fichiers Drive.

Comment créer et attribuer des éléments d'action dans Google Docs

Au cours de la réunion, votre équipe se mettra probablement d'accord sur certains éléments d'action qui doivent être complétés. Google Docs offre un moyen simple d'enregistrer ces actions et de les attribuer à des membres spécifiques de vos équipes, permettant ainsi un suivi facile. Voici comment procéder :

1. Énumérez les tâches qui doivent être accomplies sous Éléments d'action.
2. Double-cliquez sur la tâche pour la mettre en surbrillance.
3. Clique le Ajouter un commentaire et saisissez votre commentaire.
4. Dans la même zone de texte, tapez un signe arobase (@) suivi du nom de la personne responsable de la tâche.
5. Cochez la case dans la zone de commentaire pour attribuer la tâche. Vous devez cocher cette case pour que la personne reçoive une notification concernant l'action effectuée.
6. Enfin, cliquez sur Attribuer.

Avantages de l'utilisation de Google Docs pour la prise de notes

L'utilisation du modèle de prise de notes de Google Docs peut augmenter la productivité de votre réunion et accroître la collaboration. Le principal avantage de l'utilisation de Google Docs par rapport à d'autres outils de prise de notes pour les réunions c'est que vous travaillerez dans un espace de travail familier et que vous n'aurez rien à installer de nouveau.

Voici quelques autres raisons pour lesquelles vous devriez commencer à utiliser Google Docs pour enregistrer des notes importantes et des actions à entreprendre :

1. Collaboration en temps réel

Les outils de collaboration en temps réel de Google Docs permettre à tous les participants à la réunion de voir les mises à jour, les tâches assignées et les éléments terminés au fur et à mesure qu'ils se produisent.

2. Meilleure responsabilité

L'attribution d'éléments d'action avec des cases à cocher aux membres appropriés de l'équipe garantit la responsabilité et peut encourager votre équipe à terminer les tâches à temps.

3. Accessibilité à distance

Étant donné que Google Docs est basé sur le cloud, vos notes de réunion sont accessibles depuis n'importe où disposant d'une connexion Internet. Les membres de l'équipe peuvent consulter, modifier et suivre des notes et des tâches, quel que soit leur emplacement physique.

4. L'efficacité du temps

L'interface conviviale et le modèle de prise de notes intégré vous libèrent des tracas liés à l'organisation des notes pendant la réunion. Cela vous permet de participer activement à la réunion au lieu de vous enliser dans la prise de notes et l’organisation.

Rationalisez les notes de réunion avec Google Docs

Créer des notes de réunion à l’aide de Google Docs est aussi simple que possible. Cette fonctionnalité astucieuse vous permet de prendre des notes plus rapidement et plus efficacement qu’auparavant.

De plus, l'intégration transparente avec Google Agenda garantit que vous et tous les autres participants pouvez visualiser, collaborer et suivre les tâches en temps réel. En adoptant ce modèle, vous pouvez augmenter la productivité et améliorer la collaboration au sein de votre équipe.