Comment utiliser les automatisations Airtable pour une gestion de projet sans effort

Si vous êtes constamment à la recherche d'un outil de gestion de projet efficace, ne cherchez pas plus loin qu'Airtable. La plateforme offre une multitude de fonctionnalités pour une excellente visualisation des données et une édition simplifiée. En plus de cela, Airtable peut également automatiser les tâches, réduisant ainsi le temps et les efforts que vous consacrez à la gestion des données.

Les automatisations Airtable sont idéales pour effectuer des tâches répétitives telles que la saisie de données et les mises à jour par e-mail. Examinons tous les types d'automatisations que vous pouvez réaliser avec la version gratuite d'Airtable.

Que sont les automatisations Airtable?

Table à air les automatisations sont des séquences ou des flux de travail prédéfinis qui peuvent augmenter considérablement votre productivité en automatiser les tâches répétitives

. Ils réduisent les taux d'erreur des processus manuels tout en vous faisant gagner du temps et des efforts sur les tâches répétitives.

Il y a trois éléments principaux dans les automatisations Airtable :

• Déclenchement: Ceci définit l'événement qui lance la séquence d'automatisation.
• Configuration du déclencheur : C'est la condition dans laquelle le déclencheur est déclenché. Ici, vous devez définir les détails de la table et les conditions au niveau du champ auxquels un enregistrement doit correspondre pour déclencher un événement.
• Actions: Ceci définit l'action ou la séquence d'actions qui doivent être exécutées lorsqu'une automatisation est déclenchée.

Lorsqu'une automatisation Airtable est activée, elle recherche les événements dans votre base qui correspondent à la configuration du déclencheur. Un automatisme se déclenche uniquement lorsque toutes les conditions du déclencheur sont remplies.

Comment créer une automatisation sur Airtable

Pour créer une automatisation, vous devez configurer le déclencheur et l'ensemble des actions qui suivent le déclencheur. Voici comment mettre en place une automatisation sur Airtable :

Étape 1: ajouter un déclencheur

Dans l'onglet Automatisations, cliquez sur Ajouter un déclencheur. Cela vous montre une liste de déclencheurs parmi lesquels vous pouvez choisir. La liste comprend des déclencheurs au sein de votre base Airtable et des intégrations externes qui peuvent déclencher un événement, par exemple un événement créé sur Google Calendar.

Étape 2: configurer le déclencheur

Après avoir sélectionné le déclencheur, vous pouvez afficher et modifier les propriétés du déclencheur. Vous pouvez également choisir de modifier le type de déclencheur ici.

Vous allez configurer l’événement déclencheur en fonction du type de déclencheur. Par exemple, si le type de déclencheur est Lorsque l'enregistrement correspond aux conditions, vous devrez spécifier la table à surveiller en plus des conditions qu'un enregistrement doit remplir pour déclencher cet événement.

Étape 3: ajouter l'action

Ensuite, vous devez choisir l'action que vous souhaitez exécuter. Vous disposez ici de plusieurs options, allant de la création et de la mise à jour d'enregistrements à l'envoi d'e-mails ou de notifications sur des applications externes. Par exemple,

Étape 4: configurer l'action

Vous devrez maintenant configurer l'action en fonction de l'action sélectionnée. Par exemple, si l'action est Envoyer un e-mail, vous devrez spécifier les destinataires de l'e-mail, l'objet, le contenu et tous les détails que vous souhaitez inclure dans l'e-mail.

Étape 5: ajouter des conditions ou des actions supplémentaires

Vous pouvez introduire une logique et des actions supplémentaires dans votre automatisation en fonction des actions précédentes. Vous pouvez le faire en répétant les étapes 4 et 5 selon vos besoins.

Étape 6: tester l'automatisation

Avant d'exécuter votre automatisation nouvellement créée, cliquez sur Automatisation des tests pour vérifier si le déclencheur et les actions ont été configurés comme prévu.

Étape 7: Allumez l’automatisation

Vous pouvez activer l'automatisation une fois que vous êtes sûr de votre configuration. Notez que lorsqu'une automatisation Airtable est activée, elle ne s'appliquera pas aux enregistrements existants qui répondent à la configuration du déclencheur.

Comment intégrer les automatisations Airtable

Les automatisations Airtable ne se limitent pas à la création/mise à jour des enregistrements de base et à l'envoi d'e-mails. Vous pouvez également l'intégrer à des applications externes comme Slack, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Forms, Google. Sheets, messagerie Outlook, calendrier Outlook, problèmes GitHub, pages Facebook, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center, Twilio et Suite Hoot.

Voici quelques exemples de cas d'utilisation pour les intégrations externes de l'automatisation Airtable :

1. Envoyer des messages à un collègue sur Slack lorsqu'ils sont affectés à un enregistrement: Le déclencheur de cette automatisation est Lorsque l'enregistrement correspond aux conditions, et la condition est que le cessionnaire d'un enregistrement change pour un utilisateur donné. Ainsi, Airtable exécutera le Slack > Envoyer un message action si tous les déclencheurs sont présents. Vous pouvez configurer le texte du message et les destinataires.
2. Ajouter une entrée à une liste de tâches lorsqu'un l'événement est créé sur un agenda Google: Ici, le déclencheur est Google Agenda > Quand l'événement est créé, et l'action est Créer un enregistrement. Vous pouvez sélectionner l'emplacement du nouvel enregistrement et remplir les détails correspondants.
3. Ajouter des tâches terminées à une feuille Google: Le déclencheur ici est Lorsque l'enregistrement correspond aux conditions que le champ de statut d'un enregistrement est devenu terminé ou que l'enregistrement se trouve désormais dans une vue filtrée qui affiche uniquement les tâches terminées. L'action est Google Sheets > Ajouter une ligne. Vous pouvez sélectionner la feuille Google que vous souhaitez mettre à jour et les champs à migrer de la base vers la feuille.

Limites des automatisations Airtable

Bien que les automatisations sur Airtable puissent être très pratiques, elles comportent certaines limitations. Pour chaque base Airtable, vous pouvez avoir un maximum de 50 workflows d'automatisation, qu'ils soient actifs ou inactifs. Cependant, vous pouvez contourner ce problème en combinant plusieurs actions dans une seule automatisation.

Chaque automatisation Airtable peut avoir jusqu'à 25 actions. Cela ne constitue pas non plus un grand obstacle, car le résultat d’une action peut être l’entrée d’une autre dans le même flux de travail. De plus, les automatisations Airtable ont des limites d'exécution variables, en fonction de votre plan. Cela inclut les exécutions réussies et échouées.

Airtable conserve un historique de vos exécutions d'automatisation avec des détails sur chaque automatisation exécutée. L'étendue de cette fonctionnalité dépend également de votre plan d'espace de travail.

Avec la version gratuite d'Airtable, vous ne pouvez que envoyer des e-mails automatisés aux collaborateurs au sein de la base sélectionnée. Cependant, vous pouvez configurer cela pour les adresses e-mail externes dans d'autres plans d'espace de travail.

Seuls de nouveaux changements peuvent déclencher l’automatisation. De plus, il convient de mentionner que intégrations avec Google Docs, Salesforce, Jira Cloud, Jira Server/Data Center et Twilio ne sont pas disponibles sur le forfait gratuit.

Gagnez du temps avec les automatisations Airtable

Les automatisations sur Airtable sont des moyens puissants d'optimiser les processus et de réduire le travail manuel. Avec la bonne configuration du flux de travail, vous pouvez récupérer plusieurs heures chaque semaine dans votre routine de gestion de projet.

Ainsi, la prochaine fois que vous mettrez en place un projet, prenez le temps et les efforts nécessaires pour configurer les automatisations Airtable afin de pouvoir vous détendre et laisser les tâches se gérer elles-mêmes.