Comment créer et utiliser des diagrammes de Gantt dans Notion

Que vous travailliez seul ou au sein d'une équipe plus grande, les diagrammes de Gantt sont un excellent moyen de gérer des projets complexes. De nombreux outils de gestion de projet offrent la possibilité d'utiliser des diagrammes de Gantt, et Notion en fait partie.

Savoir comment utiliser les diagrammes de Gantt dans Notion peut sembler intimidant si vous ne l'avez jamais fait auparavant. Mais vous êtes au bon endroit si vous recherchez un tutoriel, car c'est ce que nous allons vous montrer aujourd'hui.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt?

Avant de commencer à examiner comment utiliser un diagramme de Gantt, il convient de comprendre de quoi il s’agit. Les diagrammes de Gantt sont des cadres que vous pouvez utiliser pour mesurer l'avancement de grands projets. Bien que vous les voyiez souvent utilisés dans les grandes organisations, vous pouvez également utiliser les diagrammes de Gantt si vous êtes indépendant ou étudiant. Ils sont également excellents pour les équipes travaillant à distance.

Les diagrammes de Gantt présentent généralement un aperçu de chaque tâche du projet, comme la refonte d'un site Web ou le lancement d'une campagne marketing. Vous pouvez ensuite voir le calendrier des dates d’achèvement prévues, ainsi que les pourcentages de progression. Comme beaucoup d'autres méthodes de gestion de projet, vous pouvez également déléguer des tâches à d'autres.

Si vous faites partie d'une équipe distante, vous pouvez consulter ces meilleurs outils de gestion de projet pour collaborer à distance.

Comment créer et utiliser un diagramme de Gantt dans Notion

Bien que vous puissiez créer un diagramme de Gantt dans Notion à partir de zéro, il est beaucoup plus facile d'utiliser un modèle prédéfini, surtout si vous êtes débutant. Notion propose un modèle de diagramme de Gantt gratuit que vous pouvez télécharger et utiliser dans votre espace de travail préféré, et c'est ce que nous allons utiliser pour ce didacticiel.

Voici comment obtenir le modèle :

1. Allez au Page de modèle Gnatt dans Notion et sélectionnez Commencez avec ce modèle.
2. Choisissez l'espace de travail dans lequel vous souhaitez dupliquer votre modèle.
3. Attendez que Notion duplique le modèle et commencez à le personnaliser comme vous le souhaitez.

Maintenant que vous disposez du modèle, passons à la personnalisation et à l'utilisation de votre diagramme de Gantt dans Notion.

1. Saisir les noms des projets

Avant de commencer avec les aspects de personnalisation plus complexes, vous devez commencer par saisir les noms de vos projets. Pour ce faire, c'est très simple :

1. Allez au Projet languette.
2. Passez votre curseur sur le projet que vous souhaitez modifier et sélectionnez Ouvrir.
3. Entrez le nouveau nom de votre projet dans la zone de texte supérieure.

Vous pouvez également cliquer sur le nom que vous souhaitez modifier dans le tableau et le personnaliser selon vos besoins. Répétez l'un ou l'autre processus jusqu'à ce que vous ayez modifié tous les noms de projets pour répondre à vos propres besoins.

2. Personnalisation des spécificités de chaque projet

Une fois que vous avez modifié le nom de chaque projet dans votre diagramme de Gantt Notion, vous êtes prêt à commencer à personnaliser davantage de détails. Vous pouvez modifier chacun des éléments suivants :

• Ajout de sous-tâches dans chaque fenêtre.
• Mise à jour de votre statut et de vos progrès.
• Chronologie

Pour vous faciliter le suivi du processus, nous les diviserons en différentes sections ci-dessous.

Ajout de sous-tâches dans chaque fenêtre

L'ajout de sous-tâches est peut-être le meilleur point de départ après avoir modifié les noms de vos projets. Voici comment procéder :

1. Ouvrez la tâche que vous souhaitez personnaliser. Vous pouvez le faire soit en vous rendant au Projet ou en cliquant sur l'onglet dans la vue échelle de temps.
2. Vous remarquerez peut-être un nombre prédéfini de tâches déjà répertoriées dans Notion. Cliquez sur chacun d'eux pour personnaliser le nom, le gestionnaire de tâches et le statut. Vous pouvez également ajouter des commentaires si nécessaire.
3. Pour ajouter de nouvelles tâches à partir de zéro, cliquez sur le + bouton. Ensuite, choisissez une page à lier ou créez-en une nouvelle en tapant "créer" dans la barre de recherche et en appuyant sur "Nouvelle création dans les tâches".
4. Pour supprimer des tâches, sélectionnez l'icône - icône après avoir passé votre curseur sur cette tâche spécifique.

Après avoir ajouté de nouvelles tâches, vous pouvez tout personnaliser de la même manière qu'avec les versions prédéfinies.

Mise à jour du statut de votre tâche

Si vous souhaitez mettre à jour les tâches dans votre modèle Notion Gantt, ouvrez la carte liée à votre projet ou sous-tâche. Ici, vous trouverez une section intitulée Statut; développez le menu déroulant et choisissez l'état actuel de votre projet.

Vous remarquerez probablement la section de pourcentage dans le Progrès languette. Vous pouvez mettre à jour cela en effectuant des sous-tâches au sein de votre projet.

Si vous êtes nouveau sur Notion, pensez à consulter ce guide sur choses utiles que vous pouvez faire dans Notion.

Chronologie

Si vous devez modifier l'échelle de temps pour chaque tâche, vous pouvez utiliser le Échelle de temps section. Choisissez vos nouvelles dates de début et de fin lorsque le calendrier apparaît.

Vous pouvez également déplacer votre projet sur la chronologie du diagramme de Gantt en faisant glisser et en déposant la ou les tâches requises.

3. Changer la vue

Si vous souhaitez modifier la vue de votre diagramme de Gantt, vous disposez de plusieurs options. Sur le côté droit, vous verrez un menu déroulant avec une échelle de temps spécifiée; il pourrait être Mois, Année, Quart, Ou quelque chose de ce genre.

Choisissez votre durée préférée dans le menu. Vous pouvez également utiliser le Aujourd'hui pour passer à votre journée actuelle.

Une autre option consiste à modifier la vue des tâches par priorité. Pour ce faire, sélectionnez Par priorité sur le côté gauche de votre écran. Alternativement, choisissez Tous les projets pour un aperçu complet de tout.

Notez que vous pouvez personnaliser tous ces noms si vous le souhaitez. Vous voudrez peut-être aussi vérifier ceci guide de démarrage rapide des modèles de projets et de tâches de Notion si vous débutez.

4. Affichage et délégation de tâches

Si vous utilisez un diagramme de Gantt pour des projets solo, vous n'avez pas besoin de cette section. Mais si vous avez conçu votre diagramme de Gantt Notion pour fonctionner au sein d'une équipe plus grande, il est important que vous sachiez comment déléguer des tâches.

1. Faites défiler jusqu'à Tâches.
2. Clique sur le Attribué languette.
3. Tapez le nom de la personne à qui vous souhaitez déléguer la tâche.

Alternativement, vous pouvez suivre ces instructions :

1. Ouvrez une tâche.
2. Accédez à la sous-tâche.
3. Choisissez la personne à qui vous souhaitez déléguer votre tâche dans le Attribué section.

Si vous décidez plus tard que les diagrammes de Gantt ne constituent pas le moyen le plus optimal de gérer vos projets, ne vous inquiétez pas. Plusieurs alternatives de gestion de projet aux diagrammes de Gantt exister.

Créez des diagrammes de Gantt efficaces dans Notion

Même si les diagrammes de Gantt peuvent paraître déroutants à première vue, ils constituent également un moyen efficace de gérer vos projets. Savoir comment utiliser les diagrammes de Gantt dans Notion est un point de départ utile, et vous constaterez peut-être que votre équipe est ainsi plus productive.

Même si vous n'utilisez ces graphiques que pour des projets individuels, il vous sera peut-être également plus facile de suivre vos grandes tâches. Vous pouvez utiliser les diagrammes de Gantt pour plusieurs types de projets, et ils sont particulièrement utiles pour les projets à long terme.