Comment réduire la taille de votre feuille de calcul Excel

Les feuilles de calcul Excel peuvent facilement devenir lourdes et volumineuses, surtout si elles contiennent beaucoup de données ou d'images. Bien que cela ne pose pas de problème dans la plupart des cas, cela peut rendre difficile la gestion, le partage et l'utilisation efficace de la feuille de calcul.

Heureusement, vous pouvez prendre certaines mesures pour réduire la taille de vos fichiers Excel sans sacrifier aucune donnée. Ici, nous vous montrons comment.

1. Supprimer les feuilles indésirables

Avoir trop de feuilles inutilisées peut rendre votre fichier Excel inutilement volumineux. Par conséquent, vous devriez commencer par supprimer les feuilles de calcul dont vous n’avez pas besoin. Pour ce faire, ouvrez votre fichier Excel, faites un clic droit sur la feuille indésirable et sélectionnez Supprimer.

De même, vous pouvez également envisager de supprimer les graphiques, images, tableaux et autres éléments indésirables.

2. Supprimer le formatage inutile

La taille d'un fichier Excel peut également augmenter en raison d'un formatage excessif des cellules, car chaque cellule formatée occupe un espace supplémentaire sur le fichier. Par exemple, si vous formater les bordures des cellules, elle prendra plus de place qu'une cellule non formatée.

C’est donc une bonne idée de supprimer toute mise en forme inutile de votre feuille Excel. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Ouvrez votre fichier Excel et sélectionnez les cellules dont vous souhaitez supprimer la mise en forme.
2. Clique le Maison onglet en haut.
3. Dans le Édition groupe, cliquez sur le Clair et sélectionnez Formats clairs à partir du menu résultant.

3. Modifier les préférences de taille et de qualité de l'image

Votre fichier Excel contient-il des images? Si tel est le cas, réduire la taille et la qualité de l’image peut aider à réduire la taille de votre fichier Excel.

Il est important de noter que réduire la taille de l'image et la qualité peuvent avoir un impact sur leur apparence dans votre fichier Excel. Si cela vous convient, suivez ces étapes pour configurer Microsoft Excel afin d'enregistrer les images dans une résolution inférieure :

1. Ouvrez Microsoft Excel sur votre PC.
2. Clique le Déposer menu en haut.
3. Sélectionner Possibilités du volet de gauche.
4. Dans la fenêtre Options Excel, sélectionnez le Avancé languette.
5. Faites défiler jusqu'à Taille et qualité de l'image section et cochez la case Supprimer les données d'édition option.
6. Effacer le Ne pas compresser les images dans un fichier case à cocher.
7. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Résolution par défaut choisir une résolution de 150ppi ou plus bas.
8. Cliquez sur D'ACCORD pour enregistrer vos modifications.

4. Compresser des images dans votre feuille de calcul Excel

Si vous ne souhaitez pas réduire la résolution de toutes les images, Microsoft Excel vous offre également la possibilité de compresser des images individuelles dans votre feuille de calcul. Voici comment vous pouvez l’utiliser pour alléger votre fichier Excel.

1. Dans votre feuille de calcul Excel, sélectionnez l'image que vous souhaitez compresser.
2. Clique le Format d'image languette.
3. Dans le Ajuster section, cliquez sur le Compresser les images bouton.
4. Cochez le Appliquer uniquement à cette photo si vous souhaitez uniquement compresser l'image sélectionnée.
5. Cochez le Supprimer les zones recadrées des images option.
6. Sous le Résolution section, sélectionnez votre ppi préféré.
7. Cliquez sur D'ACCORD.

Vous pouvez répéter les étapes ci-dessus pour compresser plus d'images si vous le souhaitez. Après cela, la taille globale de votre fichier Excel devrait diminuer considérablement.

5. Empêcher Excel d'enregistrer le cache pivot

Cache pivot dans Excel est un emplacement de stockage temporaire pour les données utilisées dans les tableaux croisés dynamiques. Bien que cela puisse améliorer les performances et vous permettre de travailler plus efficacement avec des tableaux croisés dynamiques, cela peut également augmenter la taille de votre fichier car Excel enregistre ces données dans votre fichier.

Si votre feuille de calcul Excel contient un tableau croisé dynamique, suivez les étapes suivantes pour empêcher Excel d'enregistrer le cache croisé dynamique avec le fichier.

1. Ouvrez votre feuille de calcul Excel.
2. Sélectionnez n'importe quelle cellule de votre tableau croisé dynamique et cliquez sur le bouton Analyse de tableau croisé dynamique onglet en haut.
3. Clique le Possibilités bouton.
4. Dans le Options du tableau croisé dynamique fenêtre, cliquez sur le Données languette.
5. Effacer le Enregistrer les données source avec un fichier case à cocher et cochez la case Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier case à cocher.
6. Cliquez sur D'ACCORD confirmer.

Une fois les étapes ci-dessus terminées, Excel n'enregistrera pas le cache pivot sur votre fichier, réduisant ainsi sa taille.

6. Enregistrez votre feuille de calcul au format binaire (.Xslb)

Par défaut, Microsoft Excel enregistre vos fichiers au format XML, ce qui facilite l'échange de données avec d'autres applications et systèmes. Cependant, si vous devez réduire rapidement la taille du fichier, vous pouvez enregistrer votre feuille de calcul Excel au format binaire.

Pour enregistrer une feuille de calcul Excel au format binaire, procédez comme suit :

1. Ouvrez votre feuille de calcul Excel.
2. Cliquer sur Déposer et puis Enregistrer sous.
3. Sélectionnez votre emplacement préféré pour enregistrer le fichier.
4. Clique le Sauvegarder comme type menu déroulant pour sélectionner Classeur binaire Excel (*.xlsb).
5. Clique le Sauvegarder bouton.

Cela enregistrera votre fichier Excel au format binaire, ce qui nécessite moins d'espace de stockage. Si vous souhaitez que Microsoft Excel enregistre toujours vos fichiers au format binaire, vous pouvez modifier le format d'enregistrement par défaut dans Microsoft Excel. Voici comment:

1. Ouvrez Microsoft Excel et dirigez-vous vers Fichier > Options.
2. Sélectionnez le Sauvegarder dans la barre latérale gauche.
3. Utilisez le menu déroulant à côté de Enregistrez les fichiers dans ce format pour sélectionner le Classeur binaire Excel (*.xslb) option.
4. Cliquez sur D'ACCORD pour enregistrer les modifications.

Une fois les étapes ci-dessus terminées, Excel enregistrera tous les fichiers au format binaire, sauf indication contraire.

7. Convertir la feuille de calcul en fichier ZIP

Si vous ne voulez pas vous soucier de modifier les paramètres d'Excel, vous pouvez simplement convertir votre feuille de calcul en fichier ZIP. Vous pouvez le faire en utilisant la fonction de compression de fichiers intégrée à Windows. De cette façon, vous pourrez réduire la taille de votre fichier Excel sans l'ouvrir. Voici comment procéder.

1. Presse Gagner + E pour ouvrir l'Explorateur de fichiers.
2. Accédez au dossier dans lequel votre fichier est enregistré.
3. Faites un clic droit sur votre fichier Excel et sélectionnez le Compresser en fichier ZIP option dans le menu contextuel.

Windows enregistrera le fichier compressé au même emplacement que le fichier d'origine. Vous pouvez également utiliser un outil de compression de fichiers tiers fiable pour ça. Une fois compressée, vous pouvez partager votre feuille de calcul Excel sans avoir à vous soucier de sa taille.

Réduisez facilement vos fichiers Excel

Les fichiers Excel volumineux peuvent être fastidieux, lents à charger et difficiles à partager par courrier électronique. Heureusement, il n’est pas nécessaire de supporter tout cela. Suivre les conseils ci-dessous vous aidera à réduire la taille de votre fichier Excel en un rien de temps.