13 astuces Google Calendar pour augmenter votre productivité

Points clés à retenir

• Définissez des rappels par défaut pour tous les événements dans Google Agenda afin d'éviter de manquer des rendez-vous importants et d'améliorer la productivité. Ajoutez plusieurs notifications si nécessaire.
• Intégrez Google Agenda à d'autres outils pour rationaliser les flux de travail et éviter de basculer constamment entre les applications. Par exemple, intégrez Slack pour la planification et la mise à jour du statut.
• Recevez un e-mail d'agenda quotidien pour hiérarchiser les rappels et les rendez-vous importants. Configurez cela dans les paramètres de Google Agenda pour vous assurer de ne jamais manquer une notification.

Il est plus probable qu'improbable que vous ayez utilisé Google Agenda au moins une fois, que quelqu'un vous ait envoyé une invitation à une réunion ou que vous ayez fini par l'utiliser parce qu'il est fourni avec votre appareil.

Bien que Google Agenda soit une application assez simple en matière de planification, elle comporte plusieurs des fonctionnalités et des intégrations étonnantes qui peuvent vous aider à augmenter votre productivité et à améliorer votre performance globale efficacité. Voici une liste de certains des meilleurs ci-dessous.

1. Configurer des rappels par défaut

Il est toujours utile de définir des rappels pour éviter de manquer des événements à venir ou pour vous donner suffisamment de temps pour vous préparer. Cependant, configurer un rappel pour chaque nouvel événement que vous organisez peut être assez compliqué.

Heureusement, Google Agenda vous permet de créer automatiquement des rappels par défaut pour tous les événements que vous organisez. Voici comment:

1. Accédez à la page d'accueil de votre agenda Google.
2. Cliquez sur l'icône d'engrenage à droite et sélectionnez Paramètres.
3. Sous Paramètres de mes agendas, sélectionnez votre calendrier.
4. Sélectionner Notifications d'événements puis sélectionnez + Ajouter une notification.
5. Choisissez votre durée préférée en cliquant sur le menu déroulant.

À l’avenir, tous les événements que vous créez auront automatiquement ces rappels par défaut. Notez que vous pouvez ajouter plusieurs notifications: disons que vous souhaitez recevoir plusieurs notifications pour votre événement.

Gérer et utiliser différents outils au quotidien, que ce soit à des fins personnelles ou professionnelles, peut devenir une tâche fastidieuse, vous obligeant à basculer constamment entre les outils pour rester au courant de vos projets et de vos tâches.

Beaucoup de ces outils vous permettent d'intégrer Google Agenda afin que vous n'ayez pas à transférer manuellement des informations vers ou depuis votre application vers votre calendrier. Par exemple, Google Agenda est un Intégration Slack assez utile que vous devriez essayer si vous utilisez l'application de messagerie professionnelle. L'intégration vous permet de planifier et de supprimer des événements directement depuis Slack. Slack peut mettre à jour votre statut en fonction de votre emploi du temps! Notez que la manière dont vous intégrez Google Agenda à une application varie en fonction de l'application.

3. Recevez votre agenda quotidien par e-mail

Si vous avez l’habitude de supprimer les notifications avec désinvolture sans y réfléchir, il y a de fortes chances que vous ignoriez les notifications de votre calendrier. Et si vous donnez la priorité aux e-mails par rapport aux autres formes de communication, voici une astuce pratique: vous pouvez recevoir votre emploi du temps quotidien directement sur votre e-mail. De cette façon, vous ne manquerez pas ces rappels et rendez-vous importants.

Pour faire ça:

1. Accédez à Google Agenda et cliquez sur l'icône d'engrenage.
2. Sélectionner Paramètres > Paramètres de mes calendriers.
3. Choisissez le calendrier à partir duquel vous souhaitez recevoir un e-mail.
4. Faites défiler jusqu'à Autres notifications.
5. Aller à Ordre du jour quotidien et sélectionnez E-mail dans le menu déroulant.

Attendez-vous à recevoir un e-mail d'agenda quotidien chaque matin à cinq heures du matin pour avoir un aperçu de ce à quoi ressemblerait votre journée.

4. Commencez votre semaine un autre jour

Que votre travail implique des horaires décalés, des missions offshore avec des jours de début hebdomadaires différents ou que vous préfériez simplement un début de semaine non traditionnel, Google Agenda est là pour vous. Vous pouvez facilement modifier le jour de début de votre semaine dans Google Agenda.

Accédez simplement à votre agenda Google Paramètres, sélectionner Général, puis faites défiler jusqu'à Afficher les options. Cliquez sur Commencer la semaine le et choisissez parmi Samedi, Dimanche, ou Lundi.

5. Utilisez votre voix pour définir un nouvel événement

Si vos mains ne sont pas libres pour le moment mais que vous devez planifier un événement immédiatement, vous pouvez utiliser votre voix pour créer un événement au lieu d'ouvrir l'application Google Agenda et de saisir tous les détails.

Dites simplement quelque chose comme: « Hé, Google, crée un événement d'agenda: un dîner avec Jane Doe à 20 heures. chez Chili's. En plus d'enregistrer toutes les informations, Google peut demander des informations supplémentaires avant d'enregistrer l'événement.

Notez que cela n'est pas possible si vous utilisez un appareil Apple. Siri ne peut pas créer d'événements avec Google Agenda. Si vous souhaitez que Siri ajoute des événements à votre calendrier Google, vous devez le définir comme calendrier par défaut. Faites cela en allant à Paramètres > Calendrier > Calendrier par défaut.

6. Intégrez votre calendrier

Gérer votre emploi du temps peut être difficile, surtout si les gens souhaitent fixer des horaires avec vous. Si vous avez un site Web, laissez d'autres personnes définir avec vous un emploi du temps en fonction de leurs préférences en intégrant votre calendrier sur votre site Web.

7. Utilisez un logiciel de planification en ligne

Partager votre calendrier peut présenter l’inconvénient de pouvoir profiter de votre temps libre. Si vous recherchez un meilleur contrôle sur le moment où d’autres personnes peuvent planifier des rendez-vous avec vous, cela vaut la peine d’explorer des outils qui simplifient la planification en ligne, comme Calendly.

Lorsque vous vous inscrivez à Calendly en utilisant votre adresse Gmail, votre calendrier est synchronisé de manière transparente avec votre compte Calendly. Mais ce n'est pas tout. Cette intégration apporte de nombreux avantages, tels que la planification automatisée, la gestion des fuseaux horaires et la personnalisation, faisant de l'expérience de réservation avec vous une expérience plus personnalisée.

8. Configurer des plages horaires

Google Agenda peut vous aider davantage atteindre une productivité maximale avec des blocs de temps. La fonctionnalité vous permet d'attribuer des emplacements désignés afin que vous puissiez vous concentrer sur des projets ou des tâches spécifiques. Cela vous permet de concentrer efficacement votre énergie sur des objectifs particuliers, vous évitant ainsi de tergiverser et de perdre du temps à passer d'une tâche à une autre.

9. Refuser automatiquement les événements

L'utilisation de Google Agenda vous aide non seulement à suivre vos rendez-vous. Vous pouvez également l’utiliser pour vous assurer de maintenir un équilibre travail-vie personnelle. Lorsque vous définissez un horaire de travail, Google Agenda peut refuser automatiquement les demandes de réunion lorsque vous êtes absent du bureau ou en vacances.

Vous pouvez également leur envoyer un message d'absence du bureau, les informant de ce qu'ils peuvent faire entre-temps, comme les diriger vers un autre collègue qui pourra répondre à leurs demandes ou préoccupations.

10. Alterner avec un autre fuseau horaire

Travailler avec des personnes se trouvant dans d’autres fuseaux horaires peut rendre difficile la planification des réunions et la définition des horaires. Au lieu de passer trop de temps à consulter un convertisseur de fuseau horaire en ligne, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de fuseau horaire secondaire de Google Agenda pour suivre les différences horaires et éviter les incidents de planification.

Dans Google Agenda, cliquez sur Paramètres > Général > Fuseau horaire. Cocher Afficher le fuseau horaire secondaire sous Fuseau horaire.Vous pouvez également ajouter des étiquettes à chaque fuseau horaire pour une organisation plus poussée.

11. Créer des réunions récurrentes

Si vous organisez des réunions chaque semaine ou chaque mois, vous pouvez organiser des réunions récurrentes au lieu de créer manuellement des événements à chaque fois. Lorsque vous créez un événement, sélectionnez le menu déroulant indiquant Ne répète pas et choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que l'événement se répète.

12. Créer un raccourci d'événement

Alors que la création d'un nouvel événement sur Google Agenda ne vous prendra que quelques clics, un raccourci d'événement saute la plupart des étapes et vous amène directement à la nouvelle fenêtre d'événement dans Google Agenda.

Ouvrez simplement votre navigateur, tapez cal.nouveau, et frappe Entrer ou revenir. De plus, il existe une longue liste de Raccourcis de Google Agenda cela peut vous aider à naviguer et à utiliser l'application plus efficacement.

13. Trouvez le moment idéal pour les réunions

Trouver le moment idéal est une autre difficulté pour fixer une réunion ou un emploi du temps. C'est d'autant plus difficile que plus de personnes sont impliquées, et la situation devient plus confuse si l'on ajoute différents fuseaux horaires à l'équation.

Heureusement, Google Agenda dispose d'une fonctionnalité Rechercher une heure qui vous permet de trouver une heure disponible pour tous les membres de l'équipe. Cependant, il nécessite un accès aux agendas Google de l'équipe et vous ne pouvez l'utiliser que via l'application Web, pas sur l'application mobile. Cette fonctionnalité vous permet de trouver un temps mutuellement disponible qui convient à tous les membres de l'équipe.

Utilisez votre calendrier à votre avantage

Google Agenda propose une gamme de fonctionnalités et d'intégrations améliorant la productivité. De la définition de rappels par défaut à la gestion des fuseaux horaires et à l'utilisation de commandes vocales, la maîtrise de ces astuces peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre calendrier pour une gestion efficace du temps.