7 astuces Microsoft Office que vous pouvez apprendre des adolescents champions

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Prêt à apprendre des meilleurs? Les champions de Microsoft Office de cette année partagent leurs trucs et astuces.

Les étudiants d'aujourd'hui utilisent des ordinateurs dans le cadre de leur apprentissage depuis le premier jour. À ce titre, ils ont eu amplement le temps d'apprendre toutes sortes de Trucs et astuces Office 10 économies de temps Excel faciles que vous auriez pu oublierCes dix conseils sont sûrs de minimiser votre temps à effectuer des tâches Excel subalternes et de stimuler la productivité de votre feuille de calcul. Lire la suite qui les aident à tirer le meilleur parti de leur PC.

Microsoft est bien conscient de ce fait. C'est pourquoi la société organise le Championnat national américain de Microsoft Office Specialist, une opportunité pour les étudiants les plus talentueux de montrer leur expertise dans Word, Excel et PowerPoint.

LifeHacker a demandé aux champions de cette année pour leurs meilleures techniques, et leurs réponses seront sûrement utiles. Voici comment utiliser Microsoft Office comme un étudiant spécialiste.

Mot

Presque tout le monde utilise Word, mais tous les utilisateurs ne peuvent pas se considérer comme des experts. Cependant, ces deux astuces vous aideront à vous rapprocher de la maîtrise du programme.

1. Sélection de corps de texte séparés

Forrest Liu, qui a été nommé champion de Word 2013, a proposé ce conseil utile sur la sélection de texte. Si vous maintenez Ctrl tout en surlignant du texte, vous pouvez sélectionner deux sections complètement séparées en même temps.

Sur une note similaire, si vous maintenez enfoncée Ctrl puis cliquez sur n'importe quelle partie du texte, vous sélectionnez cette phrase uniquement.

2. Accès rapide

La barre d'accès rapide dans le coin supérieur gauche de l'interface utilisateur de Word est équipée de raccourcis pour enregistrer, annuler et rétablir par défaut - mais il devient vraiment puissant lorsque vous le personnalisez pour toi même.

Utilisez le menu déroulant et sélectionnez Plus de commandes pour voir une liste complète des façons dont vous pouvez personnaliser la barre d'outils.

Si vous vous sentez vraiment aventureux, vous pouvez même ajouter vos propres macros 5 ressources pour les macros Excel pour automatiser vos feuilles de calculVous recherchez des macros Excel? Voici cinq sites qui ont ce que vous cherchez. Lire la suite dans la barre d'outils.

Cependant, le champion de Word 2016 Joshua Garrelts - qui a contribué à cette astuce - aime opter pour quelques options plus traditionnelles. Sa barre d'accès rapide comprend un raccourci de vérification orthographique et un bouton qui partage le document actuel dans un e-mail.

Exceller

Le champion d'Excel 2013, Anirudh Narayanan, et le champion d'Excel 2016, John Dumoulin, se sont entendus sur le même conseil pour tirer le meilleur parti du programme. Sans surprise, c'est l'une des fonctionnalités les plus puissantes enfermées dans le logiciel

3. Mise en forme conditionnelle

Mise en forme conditionnelle Formater automatiquement les données dans des feuilles de calcul Excel avec une mise en forme conditionnelleLa fonction de mise en forme conditionnelle d'Excel vous permet de formater des cellules individuelles dans une feuille de calcul Excel en fonction de leur valeur. Nous vous montrons comment l'utiliser pour diverses tâches quotidiennes. Lire la suite est un moyen infaillible de rendre vos feuilles de calcul Excel plus intéressantes visuellement, et il est vraiment très facile à mettre en œuvre.

La première étape consiste à vous assurer que vous travaillez avec des données qui bénéficieront de la technique. J'ai compilé un tableau des notes des utilisateurs IMDb pour chaque épisode de Les Simpsons, comme vous pouvez le voir ci-dessous.

Il y a beaucoup d'informations entassées dans un petit espace, mais il n'est pas particulièrement facile de voir quels épisodes sont très bien notés et lesquels ne le sont pas en un coup d'œil. La mise en forme conditionnelle peut aider à y remédier.

Il serait assez facile de simplement mettre en évidence nos données et d'utiliser l'une des options prédéfinies dans le Mise en forme conditionnelle menu déroulant dans le modes section du ruban Accueil languette.

Cependant, ce n'est pas la voie d'un champion de Microsoft Office. Narayanan recommande d'adapter votre résultat à l'aide du Nouvelle règle option que vous pouvez voir ci-dessus.

Cet écran nous permet d'affiner notre formatage pour répondre à nos spécifications exactes. Je vais passer à une échelle à trois couleurs en utilisant le Style de format menu déroulant. Je vais aussi changer les deux Type champs à Nombreet définissez Valeur de chacun manuellement. C'est parce que je ne veux pas qu'un épisode qui marque dans les 7 bas devienne rouge, car c'est toujours un score relativement élevé.

Une fois que vous êtes satisfait de vos ajustements, cliquez sur D'accord.

Vous devriez vous retrouver avec quelque chose comme l'image ci-dessus. Il est désormais facile de se faire une idée générale de ce que nos données véhiculent simplement en regardant la mise en forme.

Power Point

En ce qui concerne la suite Microsoft Office, PowerPoint est souvent sous-estimé. Un utilisateur novice ne peut produire que de simples diaporamas, mais entre les mains d'un expert, c'est vraiment assez puissant 9 erreurs PowerPoint à éviter pour des présentations parfaitesIl est facile de bousiller votre présentation PowerPoint. Examinons les erreurs que vous faites probablement lors de la présentation de votre diaporama et comment les corriger. Lire la suite . Voici quelques conseils rapides pour tirer le meilleur parti du logiciel.

4. Incorporation de polices

En utilisant polices personnalisées Comment changer la taille et la police du texte dans Windows 10La taille de police par défaut de Windows 10 est-elle trop petite pour vous? Nous vous montrerons comment ajuster la taille du texte de votre système à votre convenance, ainsi que comment changer la police Windows par défaut. Lire la suite dans PowerPoint est un moyen d'ajouter un intérêt visuel, mais si vous transférez le document vers un autre système avant de le présenter, vous risquez de rencontrer des problèmes. Heureusement, le champion PowerPoint 2016 Dheya Madhani a la solution.

Se diriger vers Fichier > Les options, puis dirigez-vous vers le sauvegarder section du menu.

Cochez la case intitulée Incorporer des polices dans le fichier. Cela garantira que les polices sont enregistrées dans le document, ce qui rend la présentation vraiment portable.

5. Utilisez le volet de sélection

Madhani a une autre astuce qui simplifie le processus de présentation du contenu dans vos diapositives. J'ai ajouté plusieurs images à ma présentation en me dirigeant vers Insérer > Des illustrations > Icônes. Malheureusement, je les ai tous ajoutés en même temps, donc ils se sont coagulés en un gros gâchis.

Je pouvais cliquer sur des parties aléatoires du blob jusqu'à ce que je saisisse l'icône individuelle que je veux. Alternativement, je peux profiter du volet de sélection.

Double-cliquez sur n'importe quelle icône pour ouvrir Format languette.

Cliquez sur Volet de sélection et il s'ouvrira sur le côté droit de l'écran.

Vous pouvez utiliser ce menu pour sélectionner des éléments individuels, que vous pouvez ensuite déplacer normalement. Vous pouvez même utiliser Décalage ou Ctrl pour sélectionner plusieurs éléments à la fois.

Je peux utiliser le volet de sélection pour que ma diapositive ressemble exactement à ce que je veux.

6. Faire glisser à partir du plan

Madhani a un dernier conseil, et c'est sûr d'être particulièrement utile pour les étudiants. Imaginez que vous venez de passer une heure à taper des notes sur un sujet particulier, puis vous découvrez que vous allez devoir présenter vos résultats à la classe. Ne serait-il pas formidable de produire une présentation PowerPoint à partir du travail que vous avez déjà sous la main?

Cela peut sembler trop beau pour être vrai, mais c'est possible. Pour commencer, préparez d'abord vos notes dans Word.

PowerPoint fera de son mieux avec tout ce que vous lui donnez, mais en général, il est préférable d'utiliser des styles de titre pour aider le logiciel. Comme vous pouvez le voir, j'ai utilisé la méthode de sélection de plusieurs sections de textes que nous avons examinées plus tôt pour accélérer le processus.

Ensuite, dirigez-vous vers PowerPoint. Du Accueil onglet, cliquez sur Nouvelle diapositive puis sélectionnez Diapositives du plan.

Accédez au document contenant vos notes et cliquez sur Insérer.

Vous devriez obtenir des diapositives prédéfinies basées sur vos notes. Maintenant, vous avez juste besoin de faire quelques ajustements visuels et hé hop, votre présentation est terminée!

7. Montre, ne dis pas

Dominic Allain, champion de PowerPoint 2013, avait une astuce plus théorique pour quiconque se lance dans un projet PowerPoint. Il conseille aux utilisateurs d'essayer d'illustrer leur point de vue à leur public en utilisant des visuels, plutôt que simplement des mots écrits.

Il s'agit d'un aspect important de PowerPoint qui manque à de nombreuses personnes. La plus grande force de PowerPoint est sa capacité à rassembler toutes sortes de visuels différents. Faire un graphique 6 nouveaux graphiques Excel et comment les utiliserBesoin de tirer le meilleur parti de vos graphiques Excel? Voici un guide unique pour certains des nouveaux graphiques introduits dans la dernière version d'Excel. Lire la suite (comment créer un graphique à secteurs Comment créer un graphique à secteurs dans Microsoft ExcelTout le monde peut créer un graphique circulaire simple. Mais pouvez-vous le formater à la perfection? Nous vous guiderons tout au long du processus, une étape à la fois. Lire la suite ). Ajoutez un diagramme. Intégrez une vidéo YouTube. Vous pouvez emballer vos diapositives avec du texte, mais cela ne signifie pas que quiconque va le lire. Et s'ils le font, ils ne vous écouteront pas. Au lieu de cela, jouez sur les points forts du format.

N'arrêtez jamais d'apprendre

La plupart des utilisateurs penseraient à la suite Office comme logiciel assez basique 10 fonctionnalités Microsoft Office peu connues que vous devriez connaîtreParfois, la plus petite des choses fait la plus grande différence. Nous découvrons les fonctionnalités de Microsoft Office négligées et vous montrons comment elles pourraient améliorer votre flux de travail. Lire la suite , mais il a beaucoup de profondeur. Il y a toujours quelque chose de nouveau à apprendre, alors soyez toujours à l'affût des moyens d'améliorer votre jeu.

Les champions du Bureau dans cet article ne sont pas devenus des experts par accident - ils appris chaque programme à l'envers 60 raccourcis clavier essentiels de Microsoft Office pour Word, Excel et PowerPointDes centaines de raccourcis clavier sont disponibles dans Office, mais ce sont les plus importants que vous devez savoir car ils vous feront gagner beaucoup de temps. Lire la suite . Ne vous reposez pas sur vos lauriers! Que vous créiez un document Word, une feuille de calcul Excel 9 conseils pour formater un graphique Excel dans Microsoft OfficeLes premières impressions comptent. Ne laissez pas un vilain tableau Excel effrayer votre public. Voici tout ce que vous devez savoir pour rendre vos graphiques attrayants et intéressants dans Excel 2016. Lire la suite ou une présentation PowerPoint, demandez-vous si vous pourriez tirer le meilleur parti d'Office.

Avez-vous une astuce digne d'un championnat que vous souhaitez partager avec d'autres lecteurs? Ou cherchez-vous de l'aide avec l'une des techniques énumérées dans cet article? Quoi qu'il en soit, pourquoi ne pas participer à la conversation dans la section des commentaires ci-dessous?

Crédits image: Mike Orlov / Shutterstock