Conseils pour travailler avec du texte et des fonctions de texte dans Excel

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Quand vous pensez à Excel (nos conseils Excel les plus importants 8 conseils pour apprendre rapidement ExcelPas aussi à l'aise avec Excel que vous le souhaiteriez? Commencez par des conseils simples pour ajouter des formules et gérer les données. Suivez ce guide et vous serez à jour en un rien de temps. Lire la suite ), vous pensez probablement aux nombres, aux calculs et aux formules. Mais, vous ajoutez également du texte aux feuilles de calcul, comme les titres, les descriptions ou les noms des personnes.

Aujourd'hui, nous aborderons différentes façons de travailler avec du texte dans des feuilles de calcul Excel. Nous discutons de plusieurs fonctions différentes pour travailler avec du texte. Chaque fois que vous utilisez une fonction, commencez-la toujours par un signe égal (=).

Envelopper le texte dans une cellule

Lorsque vous saisissez du texte dans une cellule plus large que la cellule, le texte dépasse par défaut le bord droit de la cellule. Mais il est facile d’avoir l’habillage de texte en fonction de la largeur de la colonne. L'habillage du texte s'ajuste automatiquement lorsque vous modifiez la largeur de la cellule.

Pour habiller le texte dans une cellule, sélectionnez la cellule et cliquez sur le Envelopper le texte bouton dans le Alignement section du Accueil languette.

Le texte est encapsulé dans la cellule et la hauteur de la ligne s'ajuste automatiquement pour s'adapter au texte.

Si la hauteur de ligne ne s'ajuste pas automatiquement, la rangée peut être réglée à une hauteur spécifique.

Pour ajuster automatiquement la hauteur de la ligne au texte, sélectionnez la cellule. Puis clique Format dans le Cellules section sur le Accueil onglet et sélectionnez Ajustement automatique de la hauteur de ligne.

Si vous souhaitez conserver la ligne à une hauteur spécifique, vous pouvez la modifier pour vous assurer que le texte encapsulé convient. Sélectionner Hauteur de ligne du Format menu. Ensuite, entrez une hauteur pour la ligne sur le Hauteur de ligne boîte de dialogue et cliquez sur D'accord.

Vous pouvez également faire glisser la bordure inférieure de la ligne vers le bas jusqu'à ce que toutes les lignes de texte tiennent dans la cellule.

Entrez un saut de ligne dans une cellule

Si le texte d'une cellule dépasse la bordure droite, vous pouvez également insérer un saut de ligne pour faire manuellement le retour à la ligne du texte.

Double-cliquez sur la cellule pour modifier le texte ou appuyez sur F2. Cliquez avec la souris à l'endroit du texte où vous souhaitez insérer un saut de ligne. Puis appuyez Alt + Entrée.

La hauteur de la ligne s'ajuste pour s'adapter au texte si le Format est réglé sur Ajustement automatique de la hauteur de ligne dans le Cellules section du Accueil languette.

Compter les cellules contenant n'importe quel texte

Si vous souhaitez savoir combien de cellules d'une plage de votre feuille de calcul contiennent du texte (pas des nombres, des erreurs, des formules ou des cellules vides), vous pouvez utiliser le Fonction COUNTIF Mini Excel Tutorial: Utilisation du comptage avancé et ajout de fonctions dans ExcelLe comptage et l'ajout de formules peuvent sembler banals par rapport aux formules Excel plus avancées. Mais ils peuvent vous aider à gagner beaucoup de temps lorsque vous devez collecter des informations sur les données de votre feuille de calcul. Lire la suite .

La forme générique de la fonction COUNTIF pour compter n'importe quel nombre de caractères de texte est:

= COUNTIF (plage de cellules, "*")

La plage de cellules représente n'importe quelle plage de cellules comme B2: B9. L'astérisque entre les guillemets est un caractère générique qui représente n'importe quel nombre correspondant de caractères de texte. Il y a quelques choses à noter sur ce qui est considéré comme des caractères de texte:

• Les valeurs logiques TRUE et FALSE ne sont pas comptées comme du texte.
• Les nombres saisis sous forme de texte sont comptés dans le caractère générique (*).
• Une cellule vide qui commence par une apostrophe (‘) est comptée.

Par exemple, pour compter le nombre de cellules contenant du texte dans la plage de cellules A2: G9 dans la feuille de calcul suivante, nous saisissons «= COUNTIF («. Ensuite, pour entrer dans la plage de cellules, nous sélectionnons les cellules que nous voulons inclure dans le comptage.

La fonction COUNTIF n'est pas sensible à la casse.

Ensuite, nous tapons une virgule (,) et le caractère générique (*) entouré de guillemets doubles.

presse Entrer pour terminer l'entrée de la fonction et afficher le résultat dans la cellule.

Nombre de cellules contenant du texte spécifique

Vous pouvez également utiliser la fonction COUNTIF pour compter le nombre de cellules contenant des caractères de texte spécifiques.

La fonction générique pour compter les occurrences d'une chaîne de caractères de texte spécifique est:

= COUNTIF (plage de cellules, "txt")

Tout comme dans la section précédente, la plage de cellules représente n'importe quelle plage de cellules comme B2: B9. Nous mettons la chaîne de caractères de texte que nous voulons trouver entre guillemets doubles.

Par exemple, pour compter le nombre de cellules contenant «Crayon» dans la plage de cellules A2: G9 sur la feuille de calcul suivante, nous entrons la fonction suivante:

= COUNTIF (A2: G9, "Crayon")

Cela trouve toutes les cellules contenant uniquement le mot «crayon» sans autre texte dans la cellule. Étant donné que la fonction COUNTIF n'est pas sensible à la casse, elle trouvera toutes les cellules contenant «Pencil» ou «Pencil».

La fonction COUNTIFS vous permet de compter les cellules avec du texte mais exclure cellules avec des caractères de texte spécifiques.

Par exemple, nous utilisons COUNTIFS de la manière suivante pour rechercher toutes les cellules contenant du texte, à l'exception de «Crayon».

= COUNTIFS (A2: G9, "*", A2: G9, "<> Crayon")

Pour la fonction COUNTIFS, vous lui donnez d'abord la plage et le texte que vous souhaitez rechercher. Ensuite, redonnez-lui la même plage et le texte que vous souhaitez exclure. Le «<>» est utilisé pour exclure tout texte qui suit.

Lorsque vous utilisez la fonction COUNTIF ou COUNTIFS, vous pouvez ajouter un astérisque d'un côté ou des deux la chaîne pour rechercher les cellules qui contiennent cette chaîne entourée d'un nombre quelconque de caractères de texte (ou aucun).

Par exemple, pour trouver toutes les cellules contenant la lettre «j», nous utilisons la fonction suivante:

= COUNTIF (A2: G9, "* j *")

Encore une fois, parce que la fonction COUNTIF n'est pas sensible à la casse, les cellules contenant "j" ou "J" seront comptées.

Convertir du texte en nombres

Si de nombreuses cellules contiennent des nombres stockés sous forme de texte, vous pouvez convertir le texte en nombres de plusieurs manières.

Vous pouvez savoir si un nombre est formaté en texte lorsqu'il est aligné à gauche dans la cellule au lieu d'être aligné à droite. De plus, si un nombre a été forcément formaté en tant que texte en utilisant une apostrophe (‘) au début, il y aura un triangle vert dans le coin supérieur gauche de la cellule.

Pour convertir du texte en nombres, vous pouvez utiliser le Convertir en nombre option, le Texte en colonnes fonctionnalité, ou Collage spécial. Nous discutons chacune de ces méthodes dans notre article sur extraction de nombres et de texte dans Excel.

Convertir un nombre en texte

Il peut arriver que vous souhaitiez enregistrer des nombres sous forme de texte. Peut-être que vous effectuez une action sur une plage de cellules et qu'il y a certaines cellules que vous ne voulez pas lire comme des nombres, même si elles le sont.

Taper une apostrophe (‘) au début d’un nombre la convertit en texte. Mais si vous avez beaucoup de cellules avec des nombres que vous souhaitez convertir en texte, vous pouvez utiliser la fonction TEXT.

Par exemple, nous voulons convertir les chiffres de la colonne B ci-dessous en texte. Nous tapons la fonction suivante dans la cellule à droite du premier nombre.

= TEXTE (B2, "0")

Vous donnez à la fonction la référence de cellule pour le nombre à convertir, puis le format de nombre souhaité. Nous convertissons simplement un nombre sans mise en forme spéciale (pas de devise ou de date, par exemple). Nous utilisons donc «0» (zéro).

Utilisez le Fonction de remplissage automatique Comment utiliser le remplissage Flash et le remplissage automatique d'Excel pour automatiser la saisie de donnéesLorsque vous créez régulièrement des feuilles de calcul Excel et que vous les remplissez de données, vous devez connaître le remplissage automatique et le remplissage flash. Laissez-nous vous montrer ce que font ces fonctionnalités et comment elles peuvent vous aider. Lire la suite pour copier la fonction TEXT dans le reste des cellules. Les nombres deviennent du texte et sont alignés à gauche.

Vous pouvez copier et coller les valeurs converties dans la colonne d'origine. Sélectionnez les cellules contenant la fonction TEXTE et appuyez sur Ctrl + C pour les copier. Sélectionnez la première cellule de la colonne d'origine. Sur le Accueil onglet, cliquez sur la flèche Pâte bouton et aller à Collage spécial> Valeurs.

Vous pouvez trouver des exemples des différents formats de texte disponibles pour une utilisation dans la fonction TEXTE sur Site d'assistance de Microsoft.

Convertir du texte en une date

Avez-vous déjà obtenu un classeur de quelqu'un d'autre dans lequel il a entré des dates sous forme de texte, de nombres ou dans un format non reconnaissable comme dates? Vous pouvez convertir du texte en dates à l'aide de la fonction DATE.

Voici le format générique de la fonction DATE:

= DATE (année, mois, jour)

Pour l'année, le mois et le jour, nous allons utiliser les fonctions de chaîne LEFT, MID et RIGHT pour extraire les parties appropriées du texte ou du nombre que nous voulons convertir. Nous allons expliquer les quatre exemples dans l'image ci-dessous.

Pour convertir «20171024» dans la cellule C2 en une date, nous avons utilisé la fonction GAUCHE pour extraire les quatre premiers caractères de l'année (2017). Ensuite, nous avons utilisé la fonction MID pour extraire les deux caractères en commençant à la cinquième position comme le mois (10). Enfin, nous avons utilisé la fonction DROITE pour extraire les deux derniers caractères comme le jour (24).

= DATE (GAUCHE (C2,4), MID (C2,5,2), DROITE (C2,2))

L'exemple suivant, «2102018» dans la cellule C3, est dans un ordre différent. Nous utilisons toujours les fonctions de chaîne mais dans un ordre différent. Nous avons utilisé la fonction DROITE pour extraire les quatre derniers caractères de l'année (2018). Le mois n'est qu'un chiffre dans ce cas, nous avons donc utilisé la fonction LEFT pour extraire le premier caractère comme le mois (2). Enfin, nous avons utilisé la fonction MID pour extraire les deux caractères en commençant à la deuxième position comme le jour (10).

= DATE (DROITE (C3,4), GAUCHE (C3,1), MOYEN (C3,2,2))

Les dates des cellules C4 et C5 ressemblent à des dates normales, mais Excel ne les reconnaît pas comme des dates. Dans la cellule C4, le format est le jour, le mois et l'année. Nous utilisons donc les fonctions RIGHT, MID et LEFT de la manière suivante:

= DATE (DROITE (C4,4), MOYEN (C4,4,2), GAUCHE (C4,2))

Dans la cellule C5, le format est le mois, le jour et l'année, en utilisant deux un zéro devant un mois à un chiffre. Nous utilisons donc les fonctions RIGHT, LEFT et MID de la manière suivante:

= DATE (DROITE (C5,4), GAUCHE (C5,2), MOYEN (C5,4,2))

L'utilisation de la fonction DATE peut sembler autant de travail que de retaper le texte en tant que dates. Mais il est fort probable que le même format ait été utilisé dans votre classeur si une seule personne y a travaillé.

Dans ce cas, vous pouvez copier et coller la fonction et les références de cellule s'ajusteront aux cellules correctes. S'ils ne le font pas, entrez simplement les références de cellule correctes. Vous pouvez mettre en surbrillance une référence de cellule dans une fonction, puis sélectionner la cellule à laquelle vous souhaitez entrer cette référence.

Combiner le texte de plusieurs cellules

Si vous avez une grande quantité de données sur une feuille de calcul et que vous devez combiner le texte de plusieurs cellules, il existe un moyen simple de le faire. Vous n'avez pas besoin de retaper tout ce texte.

Par exemple, nous avons une feuille de calcul contenant les noms des employés et leurs coordonnées, comme indiqué ci-dessous. Nous voulons séparer le Prénom et Nom de famille puis les combiner en un Nom complet colonne. Nous pouvons également créer un Adresse électronique automatiquement en combinant le prénom et le nom.

Pour ce faire, nous utilisons le Fonction CONCATENER 15 formules Excel qui vous aideront à résoudre des problèmes réelsExcel n'est pas seulement pour les entreprises. Voici plusieurs formules Microsoft Excel qui vous aideront à résoudre des problèmes quotidiens complexes. Lire la suite . «Concaténer» signifie simplement «combiner» ou «se réunir». Cette fonction vous permet de combiner le texte de différentes cellules en une seule cellule. Vous pouvez également ajouter tout autre texte au texte d'autres cellules.

Pour combiner le Nom de famille et Prénom dans une rangée dans le Nom complet, nous utilisons la fonction CONCATENER de la manière suivante:

= CONCATENER (B2, "", A2)

Donnez à la fonction CONCATENER le texte à combiner dans l'ordre que vous souhaitez assembler. Nous avons donc donné à la fonction la Prénom (B2), un espace entre guillemets (""), puis le Nom de famille (A2).

Nous pouvons également créer l'adresse e-mail de la même manière. Nous utilisons le Prénom (B2), le Nom de famille (A2), puis le reste de l'adresse e-mail (@ email.com) entre guillemets.

= CONCATENER (B2, A2, "@ email.com")

Mettez toujours un texte spécifique entre guillemets, mais ne placez pas de guillemets autour des références de cellule.

Séparez le texte en plusieurs cellules

Avez-vous des cellules avec un contenu de format mixte que vous souhaitez séparer? Par exemple, si vous avez une cellule contenant «14 sandwichs à la dinde», vous pouvez la séparer en nombre (14) et en texte (sandwichs à la dinde). De cette façon, vous pouvez utiliser le nombre dans les fonctions et les formules.

Pour obtenir le nombre de «14 sandwichs à la dinde», nous utilisons la fonction chaîne GAUCHE.

= GAUCHE (B2, RECHERCHE ("", B2, 1))

Tout d'abord, nous donnons à la fonction la référence de cellule pour le texte dont nous voulons extraire le nombre (B2). Ensuite, nous utilisons la fonction SEARCH pour trouver le premier espace après le premier caractère de la chaîne.

Pour extraire le texte de «14 sandwichs à la dinde», nous utilisons la fonction chaîne DROITE.

= DROIT (B2, LEN (B2) - RECHERCHE ("", B2, 1))

Tout d'abord, nous donnons à la fonction DROITE la référence de cellule dont nous voulons extraire le texte (B2). Ensuite, nous utilisons les fonctions LEN et SEARCH pour déterminer le nombre de caractères à partir de la droite que nous voulons obtenir. Nous soustrayons le nombre de caractères du premier espace après le premier caractère de la chaîne à la fin de la chaîne de la longueur totale de la chaîne.

Obtenez plus de détails sur la séparation du texte en plusieurs cellules dans notre article sur extraction de texte ou de nombres à partir de cellules de format mixte.

En savoir plus sur l'utilisation des fonctions de texte dans Excel

Parfois, la feuille de calcul sur laquelle vous travaillez contient trop de texte. Ceux-ci vous aideront à le simplifier.

Vous pouvez trouver plus de détails sur les fonctions dont nous avons discuté ici dans notre article sur opérations de texte Gain de temps avec les opérations de texte dans ExcelExcel peut faire de la magie avec les nombres et peut également gérer les caractères. Ce manuel montre comment analyser, convertir, remplacer et modifier du texte dans des feuilles de calcul. Ces bases vous permettront d'effectuer des transformations complexes. Lire la suite , ainsi que des informations sur certaines fonctions connexes supplémentaires que nous n'avons pas mentionnées ici.