Comment regrouper des tâches avec Google Calendar pour augmenter la concentration et la productivité

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Le mythe du multitâche est omniprésent. Peu importe la quantité de recherches multitâches que nous voyons, nous continuons à nous dire que plus les gens ne peuvent pas effectuer plusieurs tâches, mais nous pouvez.

Maintes et maintes fois, la recherche montre que lorsque nous pensons que nous faisons du multitâche, nous ne faisons pas plus d’une chose à la fois. Nous basculons entre les activités, et qu'un phénomène connu sous le nom de "coût de commutation»Nous rend moins efficaces (et peuvent nous mettre en danger).

Mais…

Il existe un type particulier de multitâche qui pourrait être plus efficace. Peut-être pas aussi efficace que de se concentrer sur une seule tâche. Mais si vous ne pouvez pas rester concentré sur une chose pendant plus de quelques minutes, vous avez peut-être de la chance.

(Pour être juste, il y a certains cas dans lesquels le multitâche peut être un moyen efficace de faire les choses Simple vs Multitâche: quel est le meilleur pour la productivité?

Le multitâche est une méthode courante pour augmenter la productivité. Il s'avère que ce n'est pas nécessairement la solution miracle pour la productivité. La clé est de savoir quand effectuer plusieurs tâches. Lire la suite .)

Une introduction au batch batch

Différents gourous de la productivité ont défini le lot de tâches de manière légèrement différente. Mais cela se résume à ceci:

«Le regroupement de tâches consiste à regrouper des tâches similaires.»

Ainsi, vous pourriez avoir une liste de tâches de «codage», de «débogage», de «documentation» et de «planification», par exemple. Dans ma propre vie, je devrais probablement effectuer des tâches par lots comme «écrire», «éditer», «rechercher», «lancer», etc.

Comment est-ce utile?

Le regroupement de tâches vous aide à devenir plus productif en vous encourageant à vous en tenir à un groupe de tâches similaire pour réduire le coût de commutation lorsque vous vous déplacez entre elles. Passer de l'édition de photos à la gestion de vos e-mails est un gros changement et pourrait entraîner des coûts de commutation importants lorsque votre cerveau a du mal à changer de vitesse.

Passer de l'édition de photos à, par exemple, la publication de photos sur des sites de photographie de stock peut entraîner un coût de commutation moins élevé. Ou imaginez que vous passez d'appeler des clients potentiels avec des arguments de vente à appeler des clients existants pour vous enregistrer. Ce serait plus facile que de passer des appels de pitch à la création de rapports trimestriels.

Et ce coût de commutation plus faible se traduit par une concentration accrue.

La façon dont vous mettez les tâches en lots dépend de vous - l'important est qu'ils sont similaires. Si vous avez du mal à changer de vitesse entre deux tâches, elles n'appartiennent pas au même lot. Vous pouvez avoir un grand nombre de lots ou un plus petit, selon le type de choses que vous devez faire.

Une fois que vous avez regroupé vos tâches, vous pouvez consacrer du temps à chaque lot.

Planification de vos lots

C'est là que le traitement par lots des tâches devient vraiment utile. Quand vous désigner un bloc de temps spécifique Comment bloquer l'heure sur Google Agenda pour une journée de travail productiveAvez-vous du mal avec la gestion du temps? Nous vous montrons comment bloquer le temps sur votre calendrier Google pour augmenter la concentration, réduire le stress et améliorer la productivité. Lire la suite à un lot particulier, vous êtes libre de basculer entre les tâches de ce lot. Ce qui est génial pour ceux d'entre nous qui aiment beaucoup passer d'un projet à l'autre.

Tant que vous ne passez pas à une tâche à l'extérieur de ce lot, vous serez plus efficace. Le coût du changement cognitif sera plus faible et vous en ferez plus.

C'est aussi simple que ça.

Et une fois que vous commencez à mettre vos lots de tâches sur votre calendrier, afin que vous ayez un temps défini pour y travailler, vous verrez votre productivité monter en flèche. Parce que votre coût de commutation est plus faible, vous passerez moins de temps à vous mettre à jour pour chaque tâche. Et avoir un temps défini pour des lots spécifiques vous aidera à réduire les distractions (qui ont un énorme coût de commutation).

Utiliser un système de gestion du temps comme le Technique de Pomodoro Comment une minuterie Pomodoro simple a amélioré ma vieLa technique Pomodoro est l'un des hacks de la vie de gestion du temps les plus simples. Brisez les distractions à l'aide de morceaux de 25 minutes et d'une minuterie. Cela pourrait être un changement de routine qui changerait votre vie si cela vous convenait. Lire la suite ou quelque chose de similaire augmentera encore votre productivité.

Si vous êtes prêt à essayer le batch batch, voici ce que vous devez faire:

Tâches par lots avec Google Agenda

La première chose à faire est de créer des lots de tâches. Comme tout le monde aura différents ensembles de tâches et différentes méthodes de traitement par lots, la façon dont vous passez par ce processus dépend entièrement de vous. Comme je l'ai mentionné, il serait peut-être bon de commencer par trois ou quatre catégories. Pour les besoins de notre exemple, nous utiliserons "planification", "construction", "révision" et "rapport".

Nous allons combiner ces lots avec le concept de blocage du temps Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentrationVous cherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à garder le cap tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite . Mettez simplement de côté des blocs de temps dans Google Agenda pour des lots spécifiques.

Ici, j'ai ajouté des événements qui me disent quand je dois travailler sur des lots spécifiques:

J'ai également ajouté un rappel pour m'assurer que je sais quand mon bloc de rapports commence:

Je reçois maintenant un rappel lorsqu'il est temps de travailler sur mes tâches de création de rapports. Pendant ce temps, je pourrais utiliser le Technique de Pomodoro Les meilleures applications de minuterie Pomodoro pour augmenter votre productivitéSi vous frappez souvent un mur de productivité après quelques heures de travail, une minuterie Pomodoro pourrait vous aider à rester concentré. Cette sélection de minuteries a une option pour chaque plate-forme. Lire la suite pour gérer mon temps sur diverses tâches. Ou je pourrais laisser cela se produire plus naturellement, où je passe d'une tâche à l'autre quand je veux. Cette partie dépend de vous.

Vous avez eu l'idée. Maintenant, insérez simplement plus de lots dans votre calendrier! Mais gardez à l'esprit que vous avez encore besoin de temps non bloqué. Vous aurez besoin de quelques minutes ici et là pour gérer les e-mails, rattraper les appels, discuter avec les gens du bureau ou simplement vous reposer un peu.

Une question que vous pourriez vous poser en ce moment: comment choisir quand planifier chaque lot? Il n'y a pas de bonne réponse à cela. Si vous avez un type de tâche spécifique que vous faites le mieux le matin, planifiez-le tôt. Si vous aimez les tâches moins intenses cognitives l'après-midi, planifiez-les là-bas. Vous préférez passer à quelque chose de complètement différent lorsque vous changez de tâche? Vous pouvez faire cela aussi.

Vous savez comment et quand tu travailles le mieux Comment rester productif, que vous soyez un matin ou un hibou de nuitNe vous efforcez pas de vous réveiller tôt ou de rester tard. Au lieu de cela, optimisez les systèmes afin de pouvoir aborder la phase où votre productivité est faible. Voici quelques stratégies intelligentes. Lire la suite et vous pouvez mettre ces connaissances à profit dans votre programme de traitement par lots.

Une fois que vous avez vos lots dans le calendrier, vous êtes prêt à partir! Il ne vous reste plus qu'à vous mettre au travail.

Utiliser Google Agenda pour booster votre productivité

La planification de vos lots de tâches dans Google Agenda peut suffire à révolutionner complètement votre productivité. Mais si vous avez besoin d'un coup de pouce supplémentaire, vous pouvez utiliser les autres fonctions impressionnantes de Google Agenda.

Par exemple, vous pouvez synchroniser votre liste de tâches avec Google Agenda Comment synchroniser votre calendrier Google avec votre liste de tâchesPour organiser votre vie, deux outils sont indispensables: votre calendrier et votre liste de tâches. Mais la plupart des solutions de gestion des tâches gardent ces deux choses distinctes. Nous vous montrerons comment les combiner. Lire la suite et voyez vos tâches importantes à côté de votre calendrier de lots. Cela peut vous aider à hiérarchiser les tâches de chaque lot.

Ou vous pouvez utiliser le vue multi-calendrier mise à jour 5 nouvelles fonctionnalités de Google Agenda à essayer!Google Agenda est devenu encore plus fantastique. Google a enfin mis à jour son calendrier. Nous allons vous montrer comment obtenir le nouveau design et quelles nouvelles fonctionnalités vous devez essayer. Lire la suite pour garder votre planification par lots distincte de vos autres rendez-vous.

Vous pouvez même marquer vos entrées d'agenda Comment tirer le meilleur parti de Google Agenda avec plus de 7 nouveaux outilsUtilisez Google Agenda pour gagner du temps et tirer le meilleur parti de votre journée de travail. Ces nouveaux outils et services Google Agenda offrent quelques astuces de productivité supplémentaires. Lire la suite pour voir où va votre temps et comment vous pouvez améliorer votre gestion du temps.

Il existe tellement de fonctionnalités et d'outils que vous pouvez faire presque tout ce que vous voulez avec votre calendrier Google.

Lot de tâches à long terme

Bien sûr, ce n’est jamais aussi simple. Il y a toujours de l’entretien. Par exemple, vous devez régulièrement réserver quelques minutes pour revoir vos lots. Si vous pensez qu'une certaine tâche ne coule pas avec les autres dans son lot, vous souhaiterez peut-être créer un nouveau lot pour réduire les coûts de commutation.

Et vous constaterez peut-être que votre planification n'est pas optimale. Peut-être avez-vous besoin de plus de temps entre les lots, ou vous avez besoin d'une journée complète sans activités programmées pour rattraper le retard.

Même lorsque vous trouvez système de productivité parfait Comment créer le dernier système de gestion du temps parfait que vous utiliserez jamaisLa productivité est une recherche constante de plus d'organisation avec moins de travail. Une façon d'accomplir tout ce que vous rêvez d'accomplir, sans perdre le sommeil. Ce système de gestion du temps automatisé peut-il tout faire? Lire la suite , il y aura toujours un peu d'entretien à faire. Les tâches par lots ne font pas exception.

Mais lorsque vous regroupez vos tâches avec succès et les intégrez à Google Agenda, vous disposez d'un système de gestion du temps presque automatisé. Et ça ne va pas beaucoup mieux que ça!

Avez-vous essayé le batch batch? Que faites-vous pour minimiser le temps et les efforts nécessaires pour changer de tâche? Partagez vos conseils dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: photographee.eu/Depositphotos