Comment mieux suivre et gérer vos projets avec Podio

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Quand les gens pensent outils de gestion de projet Intellinote: mettez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne au même endroitIntellinote facilite la gestion, la collaboration et une meilleure communication avec votre équipe et vos collègues et les clients avec un mélange complet de partage de fichiers, d'organisation et de vidéo et de texte en temps réel bavarder. Lire la suite , généralement, un logiciel comme Microsoft Project vient à l'esprit. Maintenant, bien sûr, c'est un formidable outil à utiliser pour gérer les tâches, les délais, les livrables et les ressources d'un projet. Mais qu'est-ce que vous utilisez pour suivre plusieurs projets?

Que vous soyez un ou dix employés, un outil qui peut suivre les statuts et les réunions, envoyer des rappels et même héberger tous les documents d'un projet est également très utile. C'est ici que Podio intervient pour vous aider à gérer plusieurs projets, une équipe d'autres ou simplement un moyen de les suivre tous les deux. Voici quelques trucs et astuces pour tirer le meilleur parti de l'utilisation de Podio pour suivre vos projets et votre équipe.

Mettre en œuvre des applications Podio

Podio est un outil qui utilise des «applications» pour gérer différents aspects de l'espace de travail Podio: un tableau de bord unique pour gérer les tâches de votre organisation Lire la suite . Les applications sont disponibles par fonction et par secteur et incluent des éléments tels que des réunions, des idées, des clients, des bons de commande, des factures, des contacts, etc. La meilleure façon d'utiliser Podio est d'obtenir les applications dont vous avez besoin. Commencez par consulter le Podio App Market et passez en revue les packs disponibles par fonction ou secteur d'activité. Ceux-ci vous permettront de bien démarrer et vous pourrez toujours obtenir des applications individuelles plus tard.

Par exemple, si vous utilisez Podio pour fonctions de gestion des événements, il existe un pack contenant des applications pour les participants, les lieux, les fournisseurs, les conférenciers, les événements et une liste d'invités. Un autre exemple utilise le secteur des ventes et comprend un pack pour la gestion des prospects, qui comprend des applications pour les ventes, les prospects, les réunions de vente, les communications et les produits.

Utilisez les applications de Podio pour suivre tous les aspects de votre projet, petit ou grand. Ceux-ci peuvent tous être organisés sur votre écran principal de l'espace de travail et contenir les champs dont vous aurez probablement besoin. Mais, vous pouvez également modifier n'importe quelle application pour la personnaliser exactement comme vous le souhaitez. Ces applications sont l'épine dorsale de Podio et vous donneront une grande flexibilité dans le suivi de vos projets et de leurs pièces mobiles.

Bénéficiez de services et d'extensions connectés

Une fonctionnalité utile de Podio est sa connexion à d'autres services. Si vous souhaitez connecter votre Calendrier Microsoft Exchange pour exporter des événements, votre Aller à une réunion compte pour lancer des réunions directement depuis Podio, ou votre Evernote compte pour joindre vos notes, alors Podio vous a couvert. Pour suivre vos tâches et suivre vos projets, connecter les autres services que vous utilisez est certainement la voie à suivre. Afin d'utiliser avec succès Podio, ces services connectés vous permettent d'extraire les éléments dont vous avez besoin qui peuvent exister ailleurs, mais qui sont nécessaires à votre projet.

Avec ces services, vous pouvez facilement connecter Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync et Dropbox. La connexion est facile; il suffit de cliquer sur Paramètres du compte à partir de la navigation principale, puis Prestations de service. Chaque service a son propre bouton de connexion et après la connexion, vous les verrez remonter dans la liste où ils sont prêts à être utilisés.

En plus des services de connexion, vous pouvez profiter de Extensions Podio qui s'intègrent à de nombreux développeurs tiers. Les intégrations avec MailChimp, Google Maps et Xero vous permettent de rendre votre expérience avec Podio encore meilleure. Par exemple, il existe une extension QuickBooks qui vous permet d'importer des clients et des informations de compte dans Podio où vous pouvez ensuite configurer une facturation automatisée entre les systèmes.

Comment Podio se compare à Trello

Si vous n'avez pas essayé d'autres outils comme Podio pour le suivi et la gestion de projets, il peut facilement être comparé à Trello Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant d'une bonne maisonLe nom de Joel Spolsky vous dit-il quelque chose? Si c'est le cas, vous allez vouloir lire cet article, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et sinon, vous devez savoir que c'est ... Lire la suite , qui est un autre excellent outil. Si vous avez essayé les deux, vous avez probablement une préférence ou utilisez-les tous les deux, mais pour des choses différentes. Ils offrent tous les deux les bases du suivi des projets, des tâches et des personnes, ainsi que des notifications pratiques, des rappels et des options de formatage personnalisées pour les outils. Alors, où diffèrent-ils?

Espace de travail

Bien que Podio et Trello aient des espaces de travail bien organisés, Trello devrait tomber dans la catégorie «configuration plus facile». Podio prend un peu plus de temps à configurer pour être utilisé. Après avoir obtenu les applications dont vous avez besoin, vous pouvez les utiliser pour configurer des tuiles ou des widgets pour votre espace de travail principal et les réorganiser pour qu'ils soient beaux. Avec Trello, vous voyez immédiatement vos tableaux et après en avoir choisi un, vous voyez vos cartes. Oui, il y a aussi du temps de configuration avec Trello, mais ce temps est passé mise en place de vos projets et tâches plutôt que configurer les outils dont vous avez besoin comme dans Podio. Mais, si cela ne vous dérange pas de prendre un peu de temps pour créer un espace de travail vraiment personnalisé, alors Podio permet cela là où Trello ne le fait pas.

Services connectés

En ce qui concerne la connexion des calendriers, logiciel de réunion Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipeLes petites équipes n'ont pas besoin d'applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. Lire la suite , les gestionnaires de fichiers et les preneurs de notes, Podio a simplement plus d'options. Vous pouvez joindre des fichiers et des photos à des cartes dans Trello à partir d'endroits comme Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive (ci-dessous). Vous pouvez également connecter Trello à iCal pour afficher vos cartes ou même Sunrise Calendar si tel est votre choix de planification. Mais dans l'ensemble, Podio a plus de flexibilité avec des options pour les services connectés.

Accès mobile

Les deux Podio (iOS, Android) et Trello (iOS, Android) ont des applications mobiles gratuites disponibles qui rendent vraiment le suivi de projet pratique. Pour votre téléphone ou votre tablette, ils vous couvrent tous les deux. Si vous êtes une personne visuelle qui apprécie les tableaux et les cartes utilisés dans Trello, vous serez très satisfait de leur application. Il a une interface élégante et le glisser-déposer est également très réactif. De même, Podio a une bonne application si vous aimez voir vos tableaux de données, l'activité récente de votre équipe et effectuer des mises à jour des éléments. Quoi qu'il en soit, l'utilisation des options mobiles vous permet de rester en contact avec vos projets, notifications et équipe lorsque vous êtes en déplacement.

Conseils d'utilisation de Podio

Encore une fois, Podio est un outil de gestion de projets, de tâches et même de votre équipe qui est assez différent d'un logiciel comme Microsoft Project. Il vous permet de suivre, de vérifier les statuts, d'affecter des tâches et de conserver vos projets sur ce plan soigneusement conçu. Voici quelques conseils pour utiliser Podio si vous débutez ou si vous n'avez pas pleinement profité de ses fonctionnalités.

• Pour la gestion d'équipe, utilisez le Absent du bureau app. Chaque membre de l'équipe peut facilement sélectionner Vacation, Remote ou Conference pour décrire le type. Ensuite, après avoir entré des dates, un responsable peut rapidement approuver ou refuser le temps hors du bureau. Des notifications peuvent également être envoyées, qui vous rappelleront si un membre de votre équipe sera absent.
• Essayez les disponibles Formulaires Web pour votre site. Podio créera des formulaires pour votre site Web en un seul clic. Vous pouvez ensuite personnaliser le formulaire et publier le lien partageable que vous recevez ou mettre le code d'intégration directement sur votre site Web. En utilisant notre exemple de gestion d'événements plus tôt, vous pourriez facilement avoir un formulaire à remplir pour les clients intéressés afin de demander vos services pour leur événement.
• Profitez de la simplicité fonction d'exportation. Chaque application que vous utilisez contient une option pour exporter les données. C'est très pratique pour mettre à jour votre équipe lors d'une réunion de statut ou votre patron quand il veut des mises à jour sur tous les projets de votre équipe. La fonction d'exportation est visible lorsque vous sélectionnez l'icône de clé à l'intérieur de l'application.
• Personnalisez les applications pour une efficacité totale. Chaque application est livrée avec les bases dont vous aurez besoin. Mais, chacun peut être édité et personnalisé afin que vous puissiez utiliser les champs, listes, statuts et autres éléments dont vous avez besoin dans chacun d'eux. Cliquez simplement sur cette icône de clé une fois que vous êtes dans l'application et sélectionnez Modifier le modèle.

Plans de Podio

Si vous êtes nouveau sur Podio, il existe quelques plans différents vous pouvez choisir d'inclure un option gratuite. Si vous avez une équipe de cinq personnes au maximum, vous pouvez bénéficier gratuitement de toutes les fonctionnalités d'un plan de base, à l'exception de la gestion des utilisateurs. Si vous avez plus de cinq utilisateurs; il existe des plans à partir de 9 $ par mois. Vous pouvez avoir un nombre illimité d'utilisateurs avec des avantages tels que des sessions de formation, une assistance prioritaire et une configuration avancée, en fonction de votre plan payé.

Utilisez-vous Podio ou l'envisagez-vous toujours?

Si vous êtes un utilisateur actuel de Podio, quels conseils utiles avez-vous à partager avec les lecteurs? Si vous songez toujours à utiliser Podio pour le suivi de projets, quels sont vos facteurs décisifs et que recherchez-vous dans un outil? N'hésitez pas à partager vos réflexions et expériences dans les commentaires ci-dessous!

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