10 conseils rapides pour s'améliorer dans Outlook

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Outlook est l'un des clients de messagerie les plus populaires, mais vous ne l'utilisez peut-être pas à son plein potentiel. Il regorge de trucs utiles qui peuvent aider votre productivité Transformez Outlook en un outil de gestion de projet avec l'intégration OneNoteOneNote peut faire plus que vous ne le pensez. Nous vous montrerons comment transformer votre liste de tâches Outlook en un puissant outil de gestion de projet à l'aide du plug-in OneNote pour Outlook. Lire la suite et faire de son utilisation un jeu d'enfant.

Nous avons rassemblé certains des trucs et astuces les plus inconnus qui vous aideront à devenir un maître Outlook. Qu'il s'agisse de rappeler des e-mails, de remplir automatiquement des phrases fréquemment tapées ou de se faire rappeler de joindre des fichiers, nous avons ce qu'il vous faut.

Il y a certainement plus à partager, donc si vous avez votre propre astuce Outlook, veuillez nous le faire savoir dans la section commentaires ci-dessous.

1. Ajouter un autre fuseau horaire de calendrier

Il peut être utile d'afficher plusieurs fuseaux horaires sur votre calendrier si vous voyagez souvent ou organisez des réunions avec quelqu'un à l'étranger. Pour ce faire, cliquez sur le Fichier onglet, puis sélectionnez Les options à partir de la navigation de gauche. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Calendrier puis faites défiler jusqu'au Fuseaux horaires section.

Vous verrez votre fuseau horaire par défaut affiché, mais vous pouvez le modifier à l'aide de la liste déroulante. Donnez-lui un Étiquette afin que vous puissiez le distinguer. Cochez ensuite Afficher un deuxième fuseau horaire et faites de même là-bas. Cliquez sur D'accord pour enregistrer vos modifications.

Naviguez maintenant vers votre Calendrier. Dans le ruban, dans le Organiser catégorie, sélectionnez Journée, (Semaine de travail ou Affichage du calendrier. Ce sont les vues qui afficheront les deux fuseaux horaires à gauche ou en haut.

2. Afficher tous les messages en texte brut

Si vous avez des inquiétudes concernant la réception d'e-mails au format HTML, vous pouvez forcer Outlook à ouvrir tous les e-mails en texte brut par défaut. Cela empêchera tout HTML malveillant de s'exécuter, mais notez qu'il ne sera pas vous protéger contre toutes les menaces de messagerie 8 conseils de sécurité par e-mail que vous pouvez partager avec vos amis et collègues Lire la suite .

Tout d'abord, cliquez sur Fichier puis sélectionnez Les options. Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez Centre de confiance à partir de la navigation de gauche. Puis clique Paramètres du centre de confiance…. Maintenant, encore une fois à partir de la gauche, sélectionnez Sécurité des e-mails.

Sous le Lire en texte brut en-tête, cochez Lire tous les courriers standard en texte brut. Vous pouvez également choisir de cocher Lire tous les courriers signés numériquement en texte brut. Un e-mail signé numériquement signifie que l'expéditeur a approuvé le contenu et qu'il n'a pas été falsifié.

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur D'accord. Si vous souhaitez lire un e-mail spécifique au format d'origine, ouvrez-le, cliquez sur le barre d'informations, puis sélectionnez Afficher en HTML ou Afficher en texte enrichi.

3. Forcer les messages de boîte aux lettres partagée à envoyer automatiquement

Avant d'envoyer un e-mail, il doit être traité via votre dossier Outlook. Ceci vérifie que le serveur est capable de le pousser sans erreur. Si vous utilisez une boîte aux lettres partagée, vous constaterez peut-être que tous les les e-mails se trouvent dans votre dossier Boîte d'envoi jusqu'à ce que vous cliquiez manuellement sur Envoyer / Recevoir.

Pour surmonter cela, il faut modifier le registre. Suivez attentivement ces instructions et tout ira bien, mais un réglage incorrect du le registre peut causer de graves problèmes Comment ne pas gâcher accidentellement le registre WindowsVous travaillez avec le registre Windows? Prenez note de ces conseils et vous serez beaucoup moins susceptible d'endommager durablement votre PC. Lire la suite dont nous ne sommes pas responsables.

Tout d'abord, fermez Outlook. Effectuez ensuite une recherche système pour regedit et sélectionnez le résultat. En utilisant la navigation de gauche, filtrez jusqu'au dossier suivant:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \x.0 \ Outlook \ Préférences

Remplacer x.0 pour votre version actuelle d'Outlook. 16,0 pour Outlook 2016, 15,0 pour Outlook 2013, 14,0 pour Outlook 2010, etc.

Double clic la DelegateSentItemsStyle valeur et changer la Données de valeur à 0. Puis clique D'accord. Rouvrez Outlook et vous devriez constater que tout le courrier sortant des boîtes aux lettres partagées est envoyé automatiquement.

4. Retard d'envoi d'un e-mail

Si vous ne souhaitez pas envoyer immédiatement un e-mail, vous pouvez spécifier quand vous souhaitez qu'il soit envoyé. Dans la fenêtre de composition des e-mails, sélectionnez Les options à partir du ruban, puis cliquez sur Retard de livraison.

Cela ouvrira une nouvelle fenêtre où vous pourrez utiliser le Ne pas livrer avant pour choisir la date et l'heure d'envoi de votre e-mail. Notez que si vous n'utilisez pas de serveur Exchange, Outlook devra être ouvert pour que cette demande fonctionne.

Vous pouvez également créer une règle qui retardera l'envoi de tous vos messages ou de ceux que vous spécifiez. Pour cela, accédez à Fichier puis sélectionnez Gérer les règles et les alertes. Dans Règles de messagerie, Cliquez sur Nouvelle règle et suivez l'assistant. Vous pouvez définir des conditions, comme ne retarder que les e-mails envoyés à un certain contact. Réglez simplement le action à reporter la livraison de quelques minutes et vous serez prêt.

5. Rappeler un e-mail

Si vous êtes sur un serveur Exchange, vous pourrez peut-être rappeler un e-mail que vous avez déjà envoyé. Cependant, le taux de réussite dépend de divers facteurs, que nous avons traités dans notre guide pour rappeler un e-mail Comment rappeler un e-mail dans Outlook après l'avoir envoyéAvez-vous déjà touché send et le regrettez quelques instants plus tard? Nous avons tous été là, souhaitant pouvoir annuler l'envoi. Nous vous montrons comment rappeler un e-mail dans Outlook ou retarder l'envoi dans Gmail. Lire la suite .

Accédez d'abord à votre Éléments envoyés et sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez rappeler. dans le Bouge toi groupe du ruban, cliquez sur Actions puis sélectionnez Rappelez-vous ce message….

Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez Supprimer les copies non lues de ce message pour supprimer l'e-mail de la boîte de réception du destinataire. Vous pouvez également sélectionner Supprimer les copies non lues et remplacer par un nouveau message pour envoyer un autre e-mail à la place de l'original.

Cocher Dites-moi si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire si vous souhaitez recevoir le résultat de chaque tentative de rappel. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur D'accord pour soumettre votre demande de rappel.

6. Suggérer des choses couramment tapées

Si vous tapez souvent la même chose, Outlook peut vous le suggérer automatiquement lorsque vous commencez à l'écrire. Lorsque vous rédigez un e-mail, saisissez votre phrase, puis mettez-la en surbrillance. Maintenant, sélectionnez Insérer du ruban. Du Texte catégorie, cliquez sur Pièces rapides puis Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides….

La phrase sera automatiquement suggérée lorsque vous commencerez à la saisir et vous pourrez appuyer sur Entrer pour le remplir. Vous pouvez également utiliser le Pièces rapides liste déroulante pour le sélectionner. Vous pouvez aussi clic-droit une partie de ce menu et sélectionnez Organiser et supprimer… si vous avez besoin de le personnaliser ou de le supprimer.

7. Devenez un assistant de raccourci

Outlook peut être une bête complexe, mais c'est parce qu'il est si puissant. Mais plutôt que de jouer dans les menus, vous pouvez utiliser des raccourcis pour accélérer les processus et devenir plus productif.

Par exemple, vous pouvez appuyer sur CTRL + N pour créer un nouveau message et CTRL + Entrée pour l'envoyer. De même, CTRL + R va commencer une réponse, tandis que CTRL + F le transmettra.

Vous pouvez appuyer sur Insérer pour signaler un message, F7 vérifier l'orthographe de ce que vous écrivez, et F9 pour exécuter le processus d'envoi / réception.

En fait, il y a tellement de combinaisons de touches que nous avons créé un guide des raccourcis clavier Outlook Plus de 25 raccourcis clavier Outlook pour vous rendre plus productifOutlook est l'un des clients de messagerie de bureau les plus populaires actuellement utilisés. Si vous êtes l'un de ces nombreux utilisateurs d'Outlook, les raccourcis clavier suivants vous feront gagner beaucoup de temps. Lire la suite , détaillant comment naviguer et créer en toute simplicité.

8. Coller pour créer

Minimiser les étapes nécessaires pour réaliser quelque chose est toujours bénéfique. Vous pouvez créer un nouvel élément qui contient automatiquement tout ce qui est dans votre presse-papiers 5 conseils pour gérer votre presse-papiers Windows comme un proMieux connu sous le nom de copier-coller, un outil permettant aux élèves de soulever des passages de Wikipédia, le Presse-papiers peut vous faire économiser beaucoup de temps de frappe. Nous allons vous montrer comment l'utiliser comme un pro. Lire la suite . Pour ce faire, accédez à la section pour laquelle vous souhaitez créer un nouvel élément: courrier pour un e-mail, calendrier pour un événement, etc.

Il ne vous reste plus qu'à appuyer sur Ctrl + V. L'élément sera créé et contient déjà ce qui était dans votre presse-papiers. C’est une astuce simple, mais que vous utiliserez pour toujours.

9. Personnaliser les options de marquage comme lecture

Si vous constatez que vos e-mails sont marqués comme lus alors que vous ne les avez pas correctement consultés, il est facile de surmonter cette frustration. Garder un e-mail marqué comme non lu peut permettre de voir rapidement ce que vous devez faire.

Tout d'abord, cliquez sur Fichier puis Les options. Dans la navigation de gauche, sélectionnez Courrier. Sous le Volets Outlook titre, sélectionnez Volet de lecture… et une nouvelle fenêtre s'ouvrira.

Ici, vous pouvez personnaliser le nombre de secondes à attendre avant qu'un élément soit marqué comme lu et s'il faut le compter comme lu lors du changement de sélection. Cochez et ajustez vos options, puis cliquez sur D'accord pour enregistrer vos modifications.

10. Rappelez-vous de joindre des fichiers

Si vous constatez souvent que vous envoyez des e-mails et oubliez de joindre un fichier, voici l'astuce pour vous. Outlook analysera vos messages à la recherche de certains mots et expressions, comme «voir ci-joint» ou «joint», puis vérifiera que vous avez bien joint quelque chose. Si ce n'est pas le cas, il vous avertira avant d'envoyer le message.

Pour l'activer, accédez d'abord à Fichier puis Les options. Sélectionner Courrier à partir de la navigation de gauche, puis faites défiler Envoyer des messages section. Cochez maintenant M'avertir lorsque j'envoie un message qui peut manquer une pièce jointe. Cliquez sur D'accord pour enregistrer vos modifications.

Partagez vos conseils

Il peut être facile d'utiliser un programme pendant des années et de ne pas apprécier pleinement toutes ses subtilités, alors j'espère que vous avez pris quelques conseils que vous pouvez utiliser dans votre vie quotidienne pour augmenter la productivité.

Ces conseils se sont concentrés sur la version de bureau d'Outlook, donc si vous utilisez la version Web et ne savez pas laquelle vous convient le mieux, consultez notre comparaison d'Outlook Web et de bureau Microsoft Outlook Web Vs. Bureau: lequel vous convient le mieux?Outlook.com est un puissant client de messagerie en ligne fourni gratuitement avec Office Online. Mais Outlook sur le Web peut-il rivaliser avec son homologue de bureau? Notre comparaison Outlook vous aidera à décider par vous-même. Lire la suite .

Allez-vous utiliser l'un de ces conseils? Avez-vous vos propres astuces Outlook à partager?