Comment écrire le parfait e-mail professionnel (soutenu par des données)

Publicité

Écrire des e-mails efficaces semble assez facile. Mais si vous voulez que vos e-mails fonctionnent encore mieux, gardez à l'esprit les règles scientifiques suivantes.

Dans le passé, nous avons répertorié 12 raisons pour lesquelles les gens ignorent toujours vos e-mails 12 raisons pour lesquelles les gens ignorent toujours vos e-mailsAvez-vous souvent du mal à amener les gens à répondre à vos e-mails? Nous vous montrons pourquoi les gens pourraient ignorer vos e-mails et comment les faire remarquer et réagir à votre message. Lire la suite . Nous vous avons même donné des instructions pas à pas sur amener les gens occupés à répondre à vos messages 6 façons d'amener les gens occupés à répondre à vos e-mailsIl existe un tout autre ensemble de règles en matière de courrier électronique qui encouragera ou découragera une personne à cliquer sur le bouton "Répondre" et à vous répondre. Apprenez les règles du succès des e-mails. Lire la suite . Mais maintenant, il est temps de partager des astuces encore plus spécifiques et exploitables, étayées par des données.

Chacun de ces conseils n'améliore pas seulement les chances que vos e-mails soient lus, mais également que vous receviez une réponse positive de ces e-mails. Ceci est important car le courrier électronique reste la principale forme de communication dans le monde des affaires. En sachant comment créer des e-mails efficaces, vous vous donnez un avantage certain sur vos collègues.

1. Obtenez des conditions de prénom

Cela semble évident, mais si vous voulez vraiment que les gens fassent attention lorsqu'ils reçoivent un e-mail de votre part, utilisez leur nom. Et utilisez-le plus d'une fois.

Recherche publiée en 2006 a montré que plusieurs régions du cerveau «montrent une plus grande activation de son propre nom», ce qui prouve que «entendre son propre nom a une activation fonctionnelle cérébrale unique».

Utilisation du nom de votre destinataire dans l'objet de l'e-mail et Le corps du courrier électronique est donc une astuce psychologique qui peut attirer l'attention. Clôturer avec «J'espère avoir de vos nouvelles bientôt, Stan» est beaucoup plus efficace que simplement «J'espère avoir de vos nouvelles bientôt».

2. Embrassez le Effet de halo

Les gens sont influencés par des gens en qui ils ont confiance. Si un responsable vous conseille de contacter le directeur de votre entreprise, nommez-le dans votre e-mail de présentation. Les e-mails froids sont horribles à recevoir. Il est donc extrêmement important de montrer que vous avez le soutien de quelqu'un en qui votre destinataire a confiance.

Cela est dû en partie à une théorie appelée Effet de halo. C'est une sorte de biais de confirmation. Dans ce cas, le biais améliorerait probablement l’impression générale du directeur tu simplement à cause de leur impression favorable du manager qui vous a référé.

Vous n’avez pas à vous en tenir à mentionner les supérieurs, cependant. S'appuyer sur les opinions et les idées d'experts, de clients, d'amis communs et de foules peut également renforcer votre messagerie, à condition que le destinataire apprécie les vues des personnes que vous référencez.

3. Soyez en colère ou heureux. Mais jamais neutre

Quand Boomerang, une application Gmail leader, analysé ses données, ils ont trouvé quelque chose d'incroyablement intéressant. «L'un des facteurs les plus importants dans la détermination des taux de réponse est de savoir à quel point les mots du message sont positifs (mots comme grands) ou négatifs (mots comme mauvais)».

Modérément positifs et les e-mails négatifs ont reçu 5 à 15% de réponses en plus que les e-mails neutres. Cela étant dit, e-mails extrêmement hostiles 10 conseils pour gérer les e-mails en colère, trollish ou grossiersIl est extrêmement frustrant de vérifier votre boîte de réception uniquement pour trouver un message complètement haineux. Pourquoi dans le monde les gens agissent-ils ainsi? Cela dit, vous devez apprendre à vous défendre tout en ... Lire la suite reçu presque aucune réponse. Les e-mails excessivement flatteurs n’ont pas non plus donné de meilleurs résultats. En d'autres termes, faites passer vos sentiments, mais ne réagissez pas de manière excessive.

4. Soyez bref (Mais combien de temps?)

Je sais je sais. Il y aura des exceptions à cela. Un des mes sites cérébraux préférés En savoir plus Contenu intelligent en 2016 avec ces 35 sitesNous devrions tous lire ces 35 sites plus souvent. Si vous êtes fatigué du contenu simplifié, rendez les choses un peu plus réfléchies cette année à venir avec cette super liste. Lire la suite , Cueillette de cerveaux envoie des courriels incroyablement longs qui sont un plaisir à lire. Mais dans l'ensemble, les données suggèrent que vous devriez éviter les longs courriels.

En fait, en plus de ces informations sur les types de mots que vous devez utiliser dans vos messages, Boomerang a également trouvé la longueur «idéale» d'un e-mail. Sur la base de leur analyse de 40 millions de courriels, ils ont découvert que ceux contenant un maximum de 50 à 175 mots avaient le plus de chances de recevoir une réponse (49 à 50%). Ceci est également étayé par les conclusions d’un Etude MIT 2010.

C’est un sage conseil, mais ce n’est pas toujours pratique. Mais la leçon est de garder vos e-mails concis. Pour ce faire, vous pouvez vous abonner à la Cinq peines philosophie, et n'envoyez jamais de courriels de plus de cinq phrases. En tant qu'investisseur et auteur Guy Kawasaki a déclaré à Entrepreneur.com, "Moins de cinq phrases est souvent abrupte et grossier, plus de cinq phrases fait perdre du temps."

5. Utilisez le mot «parce que»

Si vous avez l'audace de demander à quelqu'un de faire quelque chose pour vous, dites-lui au moins Pourquoi. Nous le savons depuis les années 70, lorsque le professeur de psychologie à l'Université de Harvard, Ellen Langer a publié une étude soulignant l'importance du mot «parce que».

Nous recevons beaucoup trop souvent des e-mails qui demandent simplement quelque chose («Pouvez-vous m'envoyer ce rapport avant 14 heures?»), Sans expliquer pourquoi. Mais en introduisant le mot «parce que» dans notre demande («Pouvez-vous m'envoyer ce rapport avant 14 heures parce qu'il doit être édité avant 17 heures), les chances de conformité augmentent.

Selon cette étude, cela pourrait être dû au fait que «les gens adoptent un comportement« automatique »… comme une forme d'heuristique ou de raccourci. Et entendre le mot «parce que» suivi d'une raison (aussi boiteuse soit-elle) nous oblige à nous conformer. »

6. N'offre pas plus de 3 choix

le Paradoxe du choix c'est là où nous avons une telle abondance d'options que nous devenons paralysés. Pour vous assurer que vos e-mails n'aboutissent pas à un paradoxe de choix, essayez de ne pas proposer plus de trois options.

L'esprit humain aime la magie des trois. C’est pourquoi nous accordons trois médailles aux Jeux olympiques. Nous analysons les choses en termes d'optimisme, de réalisme et de pessimisme (ou élevé, moyen et faible). Et c'est pourquoi les marchés économiques mûrissent souvent pour ne loger que trois concurrents majeurs.

En termes de prise de décision, nous aimons également compter sur trois raisons, ou trois choix. Cela a été démontré par une recherche intitulée Quand trois charmes mais quatre alarmes, menée par deux spécialistes du comportement. Appliqué à l'e-mail, si vous organisez une réunion ou un appel, essayez de ne donner que trois options d'heure et de date. Vous pouvez également utiliser un outil de planification de réunion comme Griffonnage, que nous avons revu 5 outils de gestion de calendrier et de planification pour l'annéeRestez au courant de tout dans votre emploi du temps. Voici cinq outils gratuits qui peuvent être particulièrement utiles pour garder votre calendrier en ordre. Lire la suite autrefois.

7. Écrire au niveau de troisième année

Le niveau de lecture de vos e-mails peut avoir un effet considérable sur vos taux de réponse. Selon Boomerang, les courriels rédigés à un niveau de lecture collégial ont eu un taux de réponse de seulement 39%. La note de lecture la plus efficace était la troisième année, qui a atteint un taux de réponse de 53%.

Le niveau de lecture est principalement déterminé en regardant «le nombre de syllabes dans vos mots et le nombre de mots dans vos phrases. " Pour améliorer votre taux de réponse, conservez à la fois vos phrases et vos mots court. Pour vérifier le niveau de lecture de vos propres e-mails, copiez-les et collez-les dans des outils tels que Score de lisibilité, ou Éditeur Hemingway.

8. Relisez votre texte

Pour les e-mails plus longs, cela va de soi, mais pour les e-mails plus courts, la relecture est souvent négligée. C'est une mauvaise idée.

Dans un Étude 2001, Larry Beason a montré que les erreurs d'écriture (y compris les fautes d'orthographe et de grammaire, ainsi que les erreurs logiques) ont plusieurs effets négatifs sur la perception de l'écrivain.

Lorsqu'un lecteur remarque une erreur, il fait automatiquement des suppositions sur l'écrivain. Dans cette étude, les hypothèses les plus courantes étaient que l'écrivain était un penseur défectueux, pas une personne détaillée, un mauvais communicateur et / ou peu éduqué.

Ce sont des attributs assez dommageables que vous pouvez éviter d'avoir vu, simplement en relecture Grammarly Lite - Une extension de navigateur pour tous vos besoins de relecture [Chrome, Firefox, Safari]Comment relisez-vous actuellement ce que vous tapez sur votre ordinateur? Tapez-le dans Google? Le coller dans Word? Ou utilisez-vous un site Web de relecture dans lequel vous collez votre texte? Je suis définitivement ... Lire la suite chacun de vos e-mails.

9. Afficher les nombres sous forme de nombres

Si des chiffres comme les statistiques, les données, les dates, l'heure, etc. sont importants dans votre message, affichez-les sous forme de chiffres plutôt que de les taper (12, au lieu de douze).

Études oculométriques ont montré que les yeux d'un lecteur balayent généralement le texte, alors que «les chiffres arrêtent souvent l'œil errant». En effet, «les chiffres représentent des faits». Les nombres sont des données solides que l'esprit peut rapidement identifier. Le lecteur pense que ces chiffres sont une partie importante du message.

Gardez cela à l'esprit lorsque vous créez vos propres e-mails. Si les chiffres sont une partie importante de votre message, affichez-les sous forme de chiffres afin que votre lecteur puisse filtrer l'important de l'important.

Faire fonctionner le courrier électronique pour vous

Dans la plupart des emplois, les courriels sont un élément crucial de la façon dont nous communiquons avec nos collègues. Que vous envoyiez 10 ou 100 e-mails par jour, savoir comment créer des messages efficaces est une compétence que vous devez apprendre.

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, ce n'est pas difficile. De petits changements, comme rendre vos e-mails plus succincts, relire ou modifier l'émotion de votre écriture, peuvent avoir un impact important. Et avec outils gratuits d'amélioration des e-mails 5 outils qui peuvent vous aider à rédiger de meilleurs e-mailsTout le monde essaie toujours de résoudre le problème des e-mails. Alors, parlons également de l'habitude la plus fondamentale de tous - l'art d'écrire de meilleurs e-mails. Avec l'aide de quelques outils sympas. Lire la suite pour aider, il n'y a aucune excuse.

Ces chances peuvent non seulement augmenter la probabilité que vos e-mails soient remarqués et traités, mais aideront également à cultiver une meilleure image professionnelle de vous-même.

Quels changements avez-vous apportés à la façon dont vous écrivez des e-mails qui ont amélioré leur efficacité? Nous aimerions entendre!

Crédits image: Étreinte par Hernán Piñera (Flickr), Point d'interrogation par Marco Bellucci (Flickr), Exemple de marques de relecture par volkspider (Flickr), Email par Dennis Sklay (Flickr)