7 astuces Google Agenda pour une meilleure gestion du temps au bureau

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Google Agenda est une application essentielle pour quiconque a besoin de gérer son temps. Peu importe que vous travailliez, étudiez ou même essayer d'organiser une fête—L'application vous aidera à rester sur la bonne voie.

Si vous travaillez dans un bureau ou si vous voulez simplement améliorez vos compétences en gestion du temps 9 façons Surefire de réaliser vos objectifs de gestion du tempsVous voulez atteindre vos objectifs de gestion du temps, mais vous n'arrivez pas à suivre. Ces conseils et outils vous aideront à les prendre plus au sérieux. Lire la suite , vous trouverez quelques fonctionnalités de Google Agenda à portée de main. Regardons de plus près.

1. Envoyer une réponse d'absence du bureau

Les réponses en cas d'absence ne sont pas une idée nouvelle. Ils constituent un incontournable des services de messagerie depuis que la technologie existe; ils font partie des Meilleures fonctionnalités de Gmail 9 fonctionnalités impressionnantes de Gmail que vous n'utilisez probablement pas

Plusieurs fonctionnalités de messagerie intéressantes dans Gmail existent depuis longtemps sans que personne ne prenne la peine de les utiliser. Changeons cela aujourd'hui. Lire la suite .

Cependant, la fonctionnalité est moins courante dans les applications de calendrier. Cela signifie que la gestion du temps a toujours été un peu un cauchemar, surtout si vous essayez de trouver des créneaux gratuits dans les agendas de plusieurs personnes.

Google Agenda propose désormais un paramètre d'absence du bureau. Lorsque vous l'activez, toute invitation à une réunion que vous recevez pendant la période sera automatiquement rejetée. Vous pouvez personnaliser le message que les autres verront et également contrôler quels utilisateurs recevront le message.

Vous pouvez configurer un message d'absence du bureau en sélectionnant la balise correspondante lorsque vous créez un nouvel événement.

Cette fonctionnalité est actuellement disponible sur G Suite. Bien que Google n'ait pas officiellement confirmé la nouvelle, il est largement admis que la fonctionnalité sera déployée pour tous les utilisateurs dans les prochains mois.

2. Gérez vos heures de travail

Une autre nouvelle fonctionnalité dont les utilisateurs de G Suite peuvent profiter est la possibilité de gérer vos heures de travail.

L'idée fait partie de la récente campagne de Google visant à promouvoir le bien-être numérique sur toutes ses plateformes. La société a également introduit des outils qui gèrent l'utilisation de votre application sur Android, rappelez-vous de faire une pause sur Android et de passer moins de temps à modifier sur Google Photos.

La fonction Heures de travail permet aux utilisateurs de personnaliser leurs journées de travail au jour le jour. L'approche actuelle vous permet uniquement de définir une heure de début et de fin du lundi au vendredi.

Google peut même faire des suggestions sur vos heures de travail en fonction de votre activité précédente. La fonction intelligente est utile pour les indépendants qui recherchent des moyens de contrôler leur gestion du temps.

Si quelqu'un vous invite à un événement professionnel ou à une réunion pendant vos heures non ouvrées, Google Agenda informera l'invitant que vous n'êtes pas disponible.

Pour définir vos heures de travail sur Google Agenda, accédez à Paramètres> Général> Heures de travail.

3. Déployer la technique de blocage du temps

C'est un piège facile à tomber. Vous regardez votre calendrier Google et voyez quelques réunions avec beaucoup de temps libre entre elles.

Mais qu'en est-il du temps de trajet vers et depuis le lieu d'une réunion? Et qu'en est-il de la réponse à tous ces e-mails? Et rappelez-vous que vous devez toujours manger aussi.

Blocage temporel est une technique simple pour les employés de bureau et les personnes qui souhaitent améliorer leur gestion du temps. Dans sa forme la plus simple, il s'agit d'attribuer chaque minute de la journée à une activité particulière.

Nous avons examiné le concept de blocage temporel plus en détail Blocage du temps - L'arme secrète pour une meilleure concentrationVous cherchez un moyen plus efficace d'organiser vos journées de travail? Essayez le blocage du temps. Cette tactique de gestion du temps peut vous aider à garder le cap tout en évitant les distractions, la procrastination et le multitâche improductif. Lire la suite ailleurs sur le site si vous souhaitez apprendre à rester sur la bonne voie avec vos tâches.

4. Dites à tout le monde que vous serez en retard pour une réunion

Peu importe la qualité de vos compétences en gestion du temps; tout le monde est en retard pour une réunion de temps en temps. Il est impossible de comptabiliser chaque retard de train ou de trafic.

Heureusement, si vous êtes en retard, vous n'aurez pas à vous soucier de le faire savoir à chaque personne individuellement. Google propose deux méthodes pour informer simultanément tous les autres participants de votre situation.

1. Vous pouvez répondre à tout le monde par e-mail en utilisant le formulaire d'invitation d'origine.
2. Vous pouvez envoyer un message dans Google Agenda en modifiant l'événement en question.

Pour une explication plus détaillée des deux approches, consultez notre article sur comment utiliser Google Agenda pour informer tout le monde que vous serez en retard pour une réunion Utilisez Google Agenda pour informer tout le monde que vous serez en retard pour une réunionGoogle Agenda peut vous aider à informer les membres de votre équipe si vous serez en retard pour une réunion. Lire la suite .

5. Utiliser les créneaux de rendez-vous

Si vous avez un compte Google professionnel ou scolaire, vous pourrez utiliser le Fentes de rendez-vous fonctionnalité.

C’est une variation de l’idée des heures de travail. Au lieu de mettre toute votre journée de travail à la disposition des gens, vous pouvez désigner des périodes pendant lesquelles les gens peuvent organiser des réunions et des rendez-vous avec vous.

Il est utile pour les patrons qui souhaitent héberger une politique de porte ouverte pendant quelques heures par semaine, ou les médecins, les vétérinaires et les avocats qui pourraient héberger leurs chirurgies et leurs cliniques dans une fenêtre étroite tous les jours.

Bien sûr, la fonctionnalité vous aide également à gérer votre temps. Vous ne serez pas entraîné par inadvertance pour une réunion hors créneau.

Vous pouvez définir un créneau de rendez-vous en choisissant la balise correspondante lors de la création d'un nouvel événement.

6. Utiliser un modèle de procès-verbal de réunion

Le jury ne sait toujours pas à quel point les réunions sont utiles. Beaucoup de gens souscrivent à l'idée qu'ils traînent trop longtemps. Ils soutiennent que rien n'est convenu et ils détruisent même les plans de gestion du temps les mieux préparés.

D'autres pensent qu'ils font partie intégrante de la gestion de projet; sans eux, les plans plongeraient rapidement dans le chaos.

La vérité est quelque part au milieu. Mais ce qui est absolument clair, c'est que pour avoir une chance d'avoir une réunion rapide et productive, vous devez avoir des notes de réunion. Ils présenteront les grandes lignes de ce dont vous comptez parler au cours d'une session donnée et serviront de compte rendu historique lors des réunions futures.

Il y a un peu Modèles de minutes de réunion Google Documents Les 12 meilleurs modèles de minutes de réunion pour les professionnelsLe format des minutes de réunion capture l'essentiel. Utilisez l'un de ces modèles de procès-verbal de réunion pour appliquer rapidement le format MOM. Lire la suite . Vous pouvez les joindre à votre événement Google Agenda en cliquant sur l'icône en forme de trombone dans la vue de réunion étendue. Le procès-verbal sera alors à la disposition de tous les participants.

7. Accéder au calendrier de quelqu'un d'autre

La possibilité d'accéder, de partager et, dans certains cas, de modifier les calendriers d'autres personnes est une partie essentielle de la vie d'un employé de bureau.

Par exemple, une équipe entière doit peut-être modifier un seul calendrier concernant un projet en cours, ou peut-être qu'une secrétaire doit être en mesure de gérer le journal de son patron.

Il est facile d'accéder au calendrier de quelqu'un d'autre, à condition que la personne qui le possède rendu partageable avec d'autres personnes Comment partager Google Agenda avec d'autresPour partager Google Agenda, vous pouvez soit rendre le calendrier public afin que tout le monde puisse le voir, soit le partager avec une ou des personnes spécifiques. Lire la suite .

Pour ajouter un calendrier, vous avez besoin de l'adresse e-mail de l'autre personne ou de l'URL unique du calendrier. Le calendrier apparaîtra à gauche sous "Autres calendriers.”

• Pour l'ajouter par e-mail, recherchez la liste des calendriers dans le panneau de gauche, saisissez l'adresse e-mail dans le Ajouter le calendrier d'un ami ou Ajouter le calendrier d'un collègue champ, puis appuyez sur Entrer.
• Si vous souhaitez l'ajouter à l'aide d'un lien ICAL, accédez à Mes calendriers, clique le Ajouter + icône et choisissez De l'URL dans le menu.

Améliorez la gestion du temps avec Google Agenda

Ces sept trucs et astuces devraient aider les employés de bureau à améliorer la façon dont ils utilisent Google Agenda au quotidien, tout en vous donnant simultanément un moyen de contrôler votre gestion du temps.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les façons dont Google Agenda est plus puissant qu'il n'y paraît, consultez notre article sur comment utiliser Google Agenda comme journal personnel Comment utiliser Google Agenda comme journal personnel à partir d'aujourd'huiVous pouvez utiliser Google Agenda comme journal, agenda ou simple tracker. Avec ces conseils et astuces pour le calendrier, cela peut être bien plus qu'une simple planification. Lire la suite et marquez votre auto-amélioration aux dates du calendrier.