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Lorsque vous voyagez pour des voyages d'affaires, vous savez probablement à quel point il peut être fastidieux de suivre les dépenses de voyage, de nourriture, d'hôtel et de divertissement. Souvent, cela vous oblige à vous souvenir d'obtenir des reçus, à les comptabiliser et à fournir à votre entreprise ou organisation un rapport de dépenses. Eh bien, ExpenseCloud, un nouveau service en ligne et application mobile, pourrait très bien vous faire économiser une tonne de temps.
ExpenseCloud fonctionne un peu comme le service financier personnel populaire, Mint.com. Vous pouvez utiliser ExpenseCloud pour importer des transactions à partir de vos comptes de carte de crédit et de débit en ligne, ou ajouter manuellement des dépenses, et finalement créer un rapport de dépenses pour approbation.
Bien que les options de paiement premium pour ExpenseCloud soient plus utiles aux entreprises possédant plusieurs comptes, le compte gratuit pour les particuliers peut également être utile pour les enseignants, par exemple, pigistes, employés du gouvernement et similaires qui peuvent ne pas avoir de compte d'entreprise mais doivent suivre les dépenses et fournir un rapport de dépenses, même pour les impôts fins.
Comment ça fonctionne
ExpenseCloud est une application mobile multiplateforme pour iPhone, Blackberry et Android. Après avoir enregistré votre compte, vous pouvez commencer à utiliser directement ExpenseCloud. L'interface utilisateur de l'écran d'accueil consiste en une simple collection de boutons de saisie de données pour l'enregistrement du stationnement, des dépenses d'hôtel, du kilométrage, des divertissements, des voyages en avion, des repas et d'autres dépenses.
Lorsque vous appuyez sur une catégorie, vous pouvez ajouter manuellement une dépense qui comprend des champs de données pour le montant, la date et le commerçant, et si une dépense est facturable ou prépayée. Si vous voyagez à l'étranger, vous pouvez également indiquer la devise que vous avez utilisée.
Comme ExpenseCloud est sur votre iPhone, vous prenez des photos de reçus à l'aide de l'appareil photo intégré. L'appareil photo de l'iPhone capture des documents encore mieux que certains scanners, et avec un peu de pratique, il faut moins de 30 secondes pour saisir une photo d'un reçu et le stocker sur votre iPhone. Vous pouvez utiliser le bouton vert Ajouter depuis ExpenseCloud pour activer l'appareil photo ou ajouter une photo existante d'un reçu dans votre bibliothèque.
Avec ExpenseCloud, vous pouvez bien sûr saisir manuellement des données comme vous le feriez lorsque vous enregistrez des reçus et des éléments de journal à l'aide d'un stylo et de papier. Mais ExpenseCloud fonctionne comme une feuille de calcul, donc lorsque vous saisissez manuellement des données, il fournit un rapport détaillé, calculant toutes les données pour vous, ce qui le rend plus précis. Toutes les entrées que vous effectuez dans la version mobile d'ExpenseCloud sont synchronisées avec votre compte en ligne, et vice versa.
Dépenses d'importation automatique
ExpenseCloud fonctionne de manière similaire à Mint.com en ce sens qu'il peut créer un lien vers vos comptes de carte de crédit et de débit personnels et télécharger les transactions vers votre compte ExpenseCloud, ce qui réduit à son tour la nécessité de saisir manuellement les données, sauf bien sûr lorsque vous payez en utilisant de l'argent.
L'importation automatique est un gain de temps utile, surtout si vous effectuez de nombreux déplacements professionnels dans lesquels vous devez gérer et déclarer vos dépenses. Comme Mint, l'accès d'ExpenseCloud à vos comptes de crédit ne vous permet ni à quiconque d'apporter des modifications à l'aide d'ExpenseCloud. Il télécharge uniquement vos transactions à des fins de reporting.
Rapports de dépenses
Le gain de temps considérable est lorsque vous devez rassembler et trier des reçus, calculer vos dépenses et créer un rapport de dépenses. ExpenseCloud fait ces tâches pour vous. Après votre retour de voyage, vous pouvez même ajouter des dépenses non encore enregistrées, puis créer simplement votre rapport, qui peut être exporté au format PDF ou envoyé directement par e-mail à la comptabilité.
Si vous faites des copies photo de vos reçus, ils seront bien sûr également ajoutés à votre rapport.
Tarification
Les grandes entreprises créeront probablement des comptes ExpenseCloud pour leurs employés, mais il existe également des options individuelles gratuites et à faible coût. Le plan gratuit comprend l'importation automatique des dépenses, les fonctionnalités de rapport, l'utilisation de l'application mobile gratuite qui se synchronise avec votre compte ExpenseCloud en ligne et s'intègre à d'autres logiciels de compte tels que Quickbooks.
Avec une technologie mobile comme ExpenseCloud, il n'y a pas de raison de s'accrocher aux reçus papier obsolètes et à la méthode de feuille de journal pour suivre les dépenses. Faites-nous savoir ce que vous pensez d'ExpenseCloud. Est-ce un service que vous pensez pouvoir essayer d'utiliser?
Bakari est un écrivain et photographe indépendant. Il est un utilisateur de longue date de Mac, un fan de musique jazz et un homme de famille.