Gardez une trace des problèmes et des priorités des clients avec le logiciel de support technique Close Support

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Si vous dirigez une entreprise de support informatique ou gérez un centre d'assistance informatique, vous saurez que le support informatique comprend plus que la simple résolution de problèmes informatiques. Chaque problème représente un symptôme qui pourrait signifier une défaillance du système beaucoup plus importante. Plusieurs problèmes qui correspondent tous identifient également des bogues logiciels qui pourraient avoir été manqués lors des tests.

L'un des meilleurs moyens de suivre et d'analyser tous les problèmes est d'utiliser un logiciel de centre d'assistance centralisé. Avec un tel système, vous suivez non seulement les problèmes informatiques ou système, mais également les membres de votre personnel qui ont pris soin des tickets, un journal des quels clients ou clients utilisent le service d'assistance le plus souvent, et il offre un excellent aperçu de haut niveau de la gestion de votre personnel informatique problèmes.

L'une des meilleures solutions logicielles gratuites de service d'assistance que j'ai trouvées pouvant gérer les mêmes fonctionnalités que certaines des contreparties les plus chères du marché est la

Fermer le service d'assistance.

Configuration de Close Support Service Desk

Le logiciel est appelé «service desk» plutôt que «help desk» car il est en fait utile pour plus que de simples problèmes informatiques. Si vous exécutez un service incluant des clients ou des clients vous appelant à propos de problèmes, vous pouvez utiliser ce logiciel pour suivre ces problèmes. Peut-être que vous dirigez un service de réparation d'électronique, une entreprise de plomberie ou tout autre domaine qui comprend des problèmes de dépannage et de réparation. Ce logiciel peut vous aider à vous souvenir, à suivre et à analyser ces problèmes, surtout si vous avez une équipe de techniciens travaillant pour vous.

Lorsque vous configurez le logiciel pour la première fois, vous constaterez qu’il vous demande où vous souhaitez accéder à la base de données système. Close Support utilise Access Runtime et la base de données d'arrière-plan, CloseSupportBE.mdb, stocke toutes les données du système. Pour permettre aux utilisateurs répartis d'accéder à ce système pour entrer, gérer et fermer les tickets d'incident, il suffit de stocker la base de données sur le réseau local. Si vous souhaitez l'utiliser sur Internet, il vous suffit de configurer un «disque dur» en ligne comme Dropbox et de stocker la base de données centrale sur ce compte.

Le seul inconvénient si vous utilisez le logiciel gratuit est une boîte initiale qui apparaît lorsque vous chargez le logiciel, où vous devez cliquer sur "Continuer"Pour refuser l'inscription à l'essai gratuit. Une fois dans le logiciel, vous verrez quatre zones principales.

En haut (1), vous trouverez des champs et des boutons de recherche rapide pour créer un nouvel incident d'appel ou créer une nouvelle tâche pour l'un des membres du personnel (ou vous-même). Les tâches peuvent être attribuées à un problème particulier et à un technicien particulier. La zone de service à gauche comprend les tâches actives (2) et les appels actifs (3). Sur le côté droit de l'écran principal, vous verrez les appels triés par destinataire, statut et priorité (4).

Entrer des détails chaque fois qu'un appel (ou e-mail) pose problème est aussi simple que d'utiliser les différentes listes déroulantes pour sélectionner la priorité et la catégorie du problème. Une case à droite permet d'obtenir des informations spécifiques sur le problème.

Une fois que l'appel est dans le système, il reste dans la zone «en direct» jusqu'à ce qu'il soit résolu ou annulé. En cas de problème actif, chaque modification du système est automatiquement enregistrée dans la zone "historique" des appels.

L'ajout d'une nouvelle tâche est un moyen utile de créer et de surveiller des emplois pour les employés qui peuvent ou non être liés à des problèmes spécifiques qui ont été appelés. Vous pouvez même définir des tâches particulières sur une base récurrente, de sorte que le système peut être utilisé pour la planification du travail ainsi que pour répondre aux appels problématiques.

Dans la barre de navigation de gauche, si vous cliquez sur les entreprises, vous pouvez voir tous les clients pour lesquels vous avez travaillé. C'est ici que vous pouvez saisir manuellement de nouvelles sociétés et remplir toutes les informations de contact. Lorsque vous cliquez sur l'entreprise à partir de tâches ou d'appels, elle renvoie à ces informations détaillées afin que vous puissiez facilement obtenir des informations de contact depuis l'affichage de l'appel ou de la tâche.

Il en va de même pour les personnes, qu'il s'agisse de clients individuels ou d'employés effectuant le travail. Entrez tous les détails ici, et pour les employés, c'est ici que vous attribuez leur nom d'utilisateur pour utiliser le système Service Desk. La bonne chose est que chaque fois que vous utilisez un nom de client dans un ticket, vous avez un accès instantané à leurs coordonnées.

Enfin, une autre caractéristique utile du système est que vous pouvez exporter des appels ou des tâches (actifs ou archivés) dans une feuille de calcul Excel que vous pouvez utiliser pour créer vos propres rapports ou simplement pour créer vos propres archives de résolu problèmes.

Il existe de nombreuses utilisations de ce logiciel gratuit Help Desk au-delà des simples techniciens informatiques. Vous pouvez l'utiliser pour gérer et organiser à peu près n'importe quelle entreprise qui doit résoudre ou résoudre des problèmes. Essayez-le et voyez s'il rationalise votre propre entreprise!

Dites-nous ce que vous pensez de Close Support Help Desk, ou si vous connaissez des outils similaires qui sont tout aussi utiles. Partagez vos idées dans la section des commentaires ci-dessous.

Crédit d'image: Carlos Chavez