20 façons dont un assistant virtuel humain peut vous faire gagner du temps

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Il existe deux types de assistants virtuels (VA) pour vous faciliter la vie J'ai utilisé trois cabinets d'assistants virtuels et celui-ci a gagnéL'embauche d'un assistant virtuel est une gestion intelligente du temps. Nous avons testé trois services d'assistant virtuel et trouvé les avantages et les inconvénients de chacun. Chaque test révèle les trucs et astuces pour choisir l'assistant personnel idéal. Lire la suite : numérique et humain.

Les assistants numériques sont ceux comme Siri, Cortana, Alexa et Google Assistant. Ce sont des logiciels qui peuvent interpréter et exécuter des requêtes de base. Nous parlons de choses comme trouver des recommandations de restaurants et de vacances, réserver un Uber, définir des rappels et contrôler votre maison intelligente. Assez simple, mais toujours assez utile.

Mais qu'en est-il des tâches que vous détestez faire, que vous ne pouvez pas faire ou que vous n'avez tout simplement pas le temps de faire, qui sont tout simplement trop complexes pour un VA numérique? Réponse: embaucher un Humain assistant virtuel.

Ce sont des gens (alors assurez-vous de les traiter comme tels) que vous pouvez embaucher sur des sites comme UpWork ou Personnes par heure. En sous-traitant les bonnes tâches à ces VA humaines, vous pouvez devenir super-productif, en vous donnant plus de temps pour se concentrer sur un travail important Pourquoi l'autodiscipline est le meilleur hack de productivité dont vous avez besoinQuel est le secret pour faire un travail en profondeur? Est-ce de la motivation ou de la discipline? Si vous ne pouvez pas vous concentrer et terminer votre travail, voici quelques conseils sur les habitudes qui vous aideront à en faire plus. Lire la suite , ou tout simplement pour se détendre.

Vous ne savez pas ce que vous pourriez éventuellement sous-traiter à ces VA humains? Voici quelques idées.

1. Faire des réservations et des rendez-vous

S'il y a un restaurant que vous avez l'intention d'essayer, demandez à votre VA de «réserver une table pour 4 personnes au [restaurant] pendant environ 20h ce vendredi. ” Ils trouveront ensuite le numéro de téléphone, passeront l'appel, vous communiqueront les détails précis et ajouteront la réservation à un calendrier partagé Comment partager votre calendrier Google avec n'importe quiNous vous montrons trois options pour partager votre Google Agenda. À l'aide d'iCal, même les utilisateurs d'Apple Calendar et d'Outlook peuvent afficher votre calendrier. Nous expliquons également comment révoquer l'accès à votre agenda Google. Lire la suite .

S'ils ont accès à vos contacts, ils peuvent même faire savoir à tout le monde quand se présenter. Il en va de même pour toutes les autres réservations et rendez-vous que vous souhaitez prendre.

2. Achats en ligne

Lorsque vous trouvez un VA auquel vous pouvez faire confiance, en leur attribuant une petite allocation ou en leur donnant accès à une carte de crédit «entreprise» (avec une petite limite), ils peuvent effectuer des achats en ligne en votre nom. Vous voyez quelque chose que vous voulez? Envoyez-leur un lien ou une photo, et ils pourront gérer la configuration des comptes et la saisie des détails de paiement, vous n'avez donc pas à le faire.

3. Trouvez (et achetez) le cadeau parfait

Si vous avez une liste de personnes pour lesquelles vous aimez acheter des cadeaux (votre conjoint, parents, meilleur ami), créez un profil court de chaque personne, y compris ses intérêts, et demandez à votre VA de fouiller le net pour les cadeaux qu'elle amour. Ils peuvent ensuite ajouter régulièrement ces idées dans un document partagé sur Google Drive ou Evernote, de sorte que vous avez toujours une liste d'idées de cadeaux impressionnantes à votre disposition.

4. Planifiez des vacances

Lorsque vous avez des vacances à venir, demandez à votre VA de créer un document concis d'idées de vacances impressionnantes en fonction de votre budget et de vos préférences. Fait correctement, vous pourrez le consulter dans minutes plutôt que de passer des heures à faire les recherches vous-même.

Ils devront rechercher des vols possibles 5 secrets des voyageurs pour trouver les vols les meilleurs et les moins chersLa seule chose meilleure que voyager est de voyager sur une offre fantastique. Économisez de l'argent et passez un excellent voyage avec l'aide de ces applications de planification de voyage. Lire la suite , hébergement, activités, attractions, prévisions météorologiques, etc. afin que vous puissiez prendre la meilleure décision.

5. Tenue de livre compte

L'envoi de vos photos VA de reçus qui doivent être saisis dans une feuille de calcul, ou l'envoi régulier par e-mail d'une liste de vos dépenses, est un moyen incroyablement simple de tenue de livres. Cela vous permet de déléguer les détails de la comptabilité, plutôt que de laisser toutes ces dépenses à empiler et vous stresser 10 façons de vous sortir des arriérés de tâchesLe sentiment de noyade dans une liste de tâches sans fin est une peur commune à nous tous. La cure est disponible. Voici dix façons de revenir en arrière. Lire la suite .

6. Trouver des événements intéressants

Il est trop facile de découvrir des événements intéressants après coup. Pour éviter que cela ne se produise, laissez votre VA compiler une liste de tous les meilleurs sites de votre voisinage, gardez un œil sur Événements Facebook Ne manquez jamais un événement: Facebook vous permet de vous abonner à des événements locauxSouhaitez-vous que Facebook vous prévienne lorsque de grands événements se produisent dans votre région? Elles vont. Lire la suite et vous envoie régulièrement une liste des événements auxquels vous pourriez être intéressé.

7. Traiter avec le support client

Lorsque vous avez besoin de contacter le support client ou le support technique pour une raison quelconque, vous pourriez finir par perdre une tonne de temps bloqué. Pour garantir que vous ne perdrez pas ce temps, demandez à votre VA de contacter le service client en votre nom.

8. Gérez vos données et fichiers

Chacun de nous a tellement de fichiers, de dossiers, de données, de contacts et de photos, que c'est presque un travail à plein temps de simplement tout organiser. Alors, trouvez un système qui fonctionne, expliquez-le à votre VA et donnez-lui les autorisations nécessaires pour le faire pour vous. Toutes les deux semaines, ils pourraient déplacer vos nouveaux fichiers vers les bons dossiers dans Dropbox et Google Drive. Renommez et organisez vos nouvelles photos. Marquez vos notes Evernote La meilleure façon d'organiser Evernote: utilisez des balisesVotre Evernote est-il un énorme gâchis? Nous vous montrons un simple ajustement qui vous aidera à organiser vos notes comme jamais auparavant. Lire la suite . Ranger vos listes de contacts. De cette façon, vous toujours être en mesure de trouver ce dont vous avez besoin.

9. Recherche en ligne

Si vous avez besoin de trouver la meilleure application pour une certaine tâche, le fournisseur de services publics le moins cher ou le produit le mieux noté pour une certaine utilisation, demandez à votre VA de faire le gros du travail pour vous. Il en va de même si vous avez besoin de faire des recherches fondamentales pour résoudre un problème au travail. Un bon VA aura de superbes compétences de recherche en ligne, vous pouvez donc être sûr qu'il recueille les bonnes informations pour vous.

10. Filtrez vos e-mails

Dans le passé, nous avons couvert de nombreuses façons de guérir votre anxiété de la boîte de réception Comment maîtriser l'anxiété de la boîte de réception GmailTant de courriels, si peu de temps. Vous sentez-vous ainsi en ce qui concerne la gestion de votre boîte de réception Gmail? Nous vous montrons des paramètres simples et des outils utiles pour organiser et sécuriser votre boîte de réception Gmail. Lire la suite et passez moins de temps sur les e-mails. Mais si vous rencontrez toujours des difficultés, envisagez d'externaliser votre courrier électronique auprès d'un VA. La façon dont vous entraînez votre VA à filtrer les e-mails vous sera personnelle. Ils pourraient archiver les messages dont vous n'avez pas besoin. Déplacez ceux qui ont besoin d'une réponse vers un dossier «Répondre». Désabonnez-vous des listes de diffusion indésirables. Ils pourraient même répondre à certains messages en votre nom.

11. Créer des présentations

Vous préparez une présentation pour le travail? Que diriez-vous de partager avec votre VA toutes les informations qui doivent être incluses et de les laisser rassembler le tout et vous envoyer le document fini?

12. La saisie des données

La saisie de données peut être l'un des moyens les plus longs mais les moins productifs de passer votre temps. Si une partie de votre semaine est consacrée à la saisie de données, transférez-la à un VA dès que possible afin de pouvoir utiliser ce temps à meilleur escient.

13. Confirmez vos réservations

Un jour environ avant un rendez-vous ou une réservation, laissez votre VA vérifier que tout est correctement réservé. Ceci est utile pour les rendez-vous médicaux, et en particulier les réservations d'hôtel et de restaurant, où avoir un appel assistant en votre nom peut facilement vous amener un surclassement.

14. Relecteur

Que vous rédigiez des e-mails, des articles de blog, des rapports, des articles ou toute autre chose, les erreurs ne manqueront pas de passer entre les mailles du filet. Pour quelque chose d'important, envoyez vos mots à votre VA pour vérifier (si leurs compétences linguistiques sont à la hauteur). Ils vérifieront la grammaire et la structure de votre écriture et pourront même ajouter une mise en forme à vos documents pour leur donner l'apparence d'un bateau.

15. Votre propre rappel personnel

Avec un calendrier partagé, un VA peut, bien sûr, vous aider à gérer votre horaire afin que vous sachiez toujours où vous devez être à chaque moment de la journée. Mais vous pouvez également les faire être votre propre rappel personnel, vous envoyer des messages ou même vous appeler pour vous rafraîchir la mémoire au sujet des rendez-vous, anniversaires, réunions, conférences, séances d'entraînement. Tout ce que tu aimes.

16. Taper des notes

Si vous avez un tas de notes manuscrites qui traînent ou des pages chargées de reflets, prenez des photos de celles-ci et envoyez-les par e-mail à votre VA pour les taper à votre place. Le fait d'avoir une copie numérique de ces notes les rend non seulement plus sécurisées, mais également entièrement consultables.

17. Créez un plan de repas

Si vous voulez essayer un nouveau type de régime (c'est-à-dire faible en protéines, végétarien, faible en glucides, riche en nutriments, adapté au régime Atkins, etc.), informez votre VA des exigences et faites-les préparer un plan de repas Comment créer des repas parfaits avec la calculatrice IIFYM et ExcelVous pouvez facilement concevoir des repas qui répondent à vos objectifs nutritionnels. Atteignez vos objectifs de mise en forme en utilisant le calculateur IIFYM gratuit et une feuille de calcul Excel pour des repas sains tous les jours. Lire la suite et une liste d'épicerie pour faire du régime un jeu d'enfant.

18. Surveillez, résumez et coupez les nouvelles

Si votre VA a une bonne idée de ce qui vous intéresse, demandez-leur garder un œil sur l'actualité de l'industrie Ces nouvelles fonctionnalités Feedly facilitent la digestion de vos flux RSSLa dernière mise à jour de Feedly comprenait trois nouvelles fonctionnalités: tableaux, notes et faits saillants. Voici comment ils peuvent vous aider à être plus productif et organisé avec vos flux RSS. Lire la suite et vous alerter de tout ce qui est important pour vous avoir besoin savoir pour garder une longueur d'avance.

Ils peuvent soit vous envoyer un lien vers un article original, soit, pour gagner encore plus de temps, leur faire résumer les nouvelles et toutes les données associées, afin que vous puissiez saisir l'histoire en une fraction du temps.

19. Trouvez des opportunités d'emploi prometteuses

Chaque mois, votre VA pourrait vous envoyer une petite liste d'offres d'emploi qui pourraient vous intéresser. Si vous êtes déjà employé mais espérez un changement, c'est une tâche trop facile à laisser passer. Déléguez-le à un VA pour vous assurer que cela se produit!

20. Ajustez votre CV

Si vous postulez pour un tas d'emplois, laissez votre VA peaufiner votre CV 10 choses que vous ne devriez pas mettre sur votre CVVotre CV est le premier aperçu de vous qu'un employeur potentiel voit. Faites votre première impression parfaite. Voici ce qu'il ne faut pas mettre sur votre CV et pourquoi. Lire la suite (et lettre de motivation) afin qu'ils soient personnalisés pour chaque rôle pour lequel vous postulez.

Cela nécessitera de rechercher l'entreprise pour laquelle vous espérez travailler et d'inclure des mots-clés spécifiques mentionnés dans la description de poste.

Réduisez vos heures de travail chaque jour

Il y a une tonne de façons prendre plus de temps chaque jour Comptez une heure supplémentaire de chaque jour avec ces 10 conseils rapidesQuelques habitudes simples peuvent nous aider à éliminer certaines façons inefficaces et à augmenter notre réservoir de temps pour faire les choses qui comptent. Ces idées peuvent vous permettre d'obtenir une heure de production supplémentaire chaque jour. Lire la suite , mais l'embauche d'un VA est de loin la meilleure option.

Bien sûr, cela coûtera de l’argent, et en ce qui concerne les assistants, vous avez tendance à en avoir pour votre argent. Essentiellement alors, cela se résume vraiment à, Combien vaut votre temps?

Vous êtes tenté d'embaucher votre propre assistant virtuel? Consultez notre article sur comment (et pourquoi) externaliser vos tâches quotidiennes Comment devenir super-productif en externalisant vos tâches quotidiennesFaites-en plus en une journée. En apprenant ce que vous pouvez sous-traiter, ainsi que quelques conseils sur les «meilleures pratiques» pour déléguer vos tâches quotidiennes, vous pouvez également devenir super-productif. Lire la suite , pour un aperçu plus approfondi de ce qu'il faut.

Compte tenu de cette liste, seriez-vous tenté d'engager un assistant virtuel humain pour vous aider à en faire plus chaque jour?

Crédit d'image: alphaspirit /Depositphotos