Guide du débutant sur l'utilisation d'Asana pour suivre n'importe quel projet

Publicité

Asana est l'un des meilleurs outils de productivité que vous pouvez utiliser gratuitement, et il est parfait pour un professionnel créatif qui cherche à gérer son emploi du temps. Il est livré avec de nombreuses options de personnalisation, mais lorsque vous apprenez les cordes pour la première fois, sa polyvalence peut sembler intimidante.

Allons-y doucement. Voici comment créer et suivre un projet à l'aide d'Asana.

Étape 1: Connectez-vous et familiarisez-vous

Asana est basé sur le Web, donc lorsque vous configurez votre projet, vous devrez vous connecter à votre compte. Si vous n'êtes pas encore inscrit, essayez d'abord le compte gratuit de base et voyez si vous l'aimez. Pour des utilisations plus avancées, Asana a différents niveaux de prix.

Si vous avez essayé de gérer un projet avec Trello, nous en avons déjà parlé comment Asana se compare à Trello en tant qu'outil de gestion de projet Trello vs. Asana: Le meilleur outil de gestion de projet gratuit est ...Choisir entre Trello et Asana est difficile. Ici, nous comparons les plans gratuits et vous aidons à décider quel outil de gestion de projet est le mieux pour votre équipe.

Lire la suite .

Une fois inscrit, vous verrez une page d'accueil similaire à la capture d'écran ci-dessus. Le long du côté gauche est votre barre latérale. Au centre sous Tâches à venir bientôt vous verrez une liste de choses que vous devez compléter. En dessous, vous verrez les icônes de vos projets récemment ouverts.

Étape 2: créer un nouveau projet

Pour créer un nouveau projet, accédez à votre barre latérale. Sous Équipes, Cliquez sur +> Ajouter un projet.

Une fois que vous l'aurez fait, vous serez accueilli avec un nouvel écran qui vous donnera une liste de modèles parmi lesquels choisir. Partons avec Projet vierge. Pour suivre les tâches quotidiennes, vous n'aurez pas besoin de plus que cela.

Après avoir cliqué sur Projet vierge, vous serez invité à ajouter vos coordonnées. C’est ici que vous définissez les «règles» qui régissent l’aspect de votre projet.

Étant donné que ce projet m'aide dans mes tâches quotidiennes, je vais définir la confidentialité sur Privé pour moi. Il n'est pas nécessaire que quelqu'un d'autre le voie.

Ensuite, cliquez sur Créer un projet. Asana générera ce projet dans votre catégorie Équipes dans la barre latérale.

Étape 3: changer la couleur de votre projet

Maintenant que vous avez créé votre nouveau projet, vous pouvez personnaliser sa couleur. Cela rend plus facile à voir dans votre calendrier.

Pour personnaliser votre couleur, cliquez sur le «…» à côté du nom de votre projet. Sous Définir la couleur de surbrillance, choisissez un échantillon.

Étape 4: créer une tâche répétitive

La beauté d'Asana est que vous pouvez créer plusieurs tâches avec différents paramètres à l'intérieur de chaque projet.

Toute tâche peut également être répétée. Pour créer une tâche répétitive, cliquez sur le nom de votre projet - «Tutoriel Asana» - sous Équipes dans la barre latérale. Cela garantit que le projet est actif.

Sous liste, Cliquez sur Ajouter une tâche. Cela ajoutera automatiquement une carte de tâches sur le côté droit de votre espace de travail. C'est ici que vous remplirez vos coordonnées.

Pour ce didacticiel, je vais dire que cette tâche consiste à publier des illustrations sur Twitter.

Pour assigner la tâche à quelqu'un, cliquez sur l'icône de la personne à côté de la date d'échéance. Tapez leur nom. En cliquant sur leur nom d'utilisateur, la tâche leur est assignée.

Donnons ensuite à cette tâche un délai. Pour ce faire, cliquez sur le Date d'échéance icône. Cela fait apparaître le calendrier et une liste de dates parmi lesquelles vous pouvez choisir.

Pour cette tâche, je vais fixer la date limite au 24 mars. Mais je veux aussi que cette tâche se répète une fois par jour une fois que je l'ai créée.

Pour activer la répétition, cliquez sur Prêt à répéter. Cela fera apparaître un menu déroulant, où vous pouvez choisir des intervalles quotidiens, périodiques, hebdomadaires, mensuels ou annuels.

Vous pouvez également cliquer sur Ajouter le temps dû d'avoir la tâche due à une certaine heure chaque jour. Pour ce tutoriel, je vais taper 11h00.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Terminé. Vous verrez votre nouvelle tâche apparaître avec son nom, sa date d'échéance et à qui elle est affectée dans le liste.

Cela dit, que faire si vous voulez créer une tâche pour un projet plus compliqué? Que se passe-t-il si cette tâche a une date de fin fixe ou si plusieurs étapes doivent être effectuées?

Étape 5: créer une tâche avec des sous-tâches

Pour créer une tâche avec une date de fin fixe, suivez le même processus que celui décrit dans Étape 4.

Cliquer sur Ajouter une tâche, remplissez le titre, le cessionnaire et la date d'échéance, mais lorsque vous arriverez à la date d'échéance, ne cliquez pas sur Prêt à répéter. Ce n’est pas nécessaire.

Sous la section titre, vous verrez une zone de texte qui dit La description. En cliquant sur cette case, vous pouvez remplir les informations sur votre projet: qui est le client, ce dont il a besoin ou toute idée que vous souhaitez inclure dans votre conception.

Tous ces détails côte à côte pourraient se compliquer. Si votre tâche nécessite plusieurs étapes pour se terminer, vous pouvez ajouter des sous-tâches pour en assurer le suivi.

Pour créer une sous-tâche, cliquez sur son icône en haut de votre carte de tâches, visible ici surlignée en rouge.

Cela créera automatiquement une sous-tâche pour vous. Comme la tâche parent, vous pouvez la nommer, lui donner une date d'échéance ou l'attribuer à une autre personne.

Si la tâche principale est définie sur privé, la sous-tâche devra vous être affectée. Pour attribuer rapidement la tâche, cliquez sur l'icône de la personne, puis cliquez sur Assignez-moi.

Maintenant que vous avez créé une sous-tâche, vous pouvez créer des sous-tâches supplémentaires dans votre fiche de tâches.

Vous pouvez également réorganiser les sous-tâches en cliquant et en les faisant glisser à l'aide des six points situés sur le côté gauche de chaque coche. Ceci est utile si vous créez vos sous-tâches dans le désordre.

Étape 6: Ajout de balises

Une fois que vous avez créé vos sous-tâches, vous souhaiterez peut-être baliser ce projet afin qu'il soit plus facile à trouver. Pour l'étiqueter, appuyez sur Tab + T pour faire apparaître votre boîte à étiquettes. Cette boîte apparaîtra au-dessus de vos sous-tâches.

Je vais marquer ce projet "tutoriels", mais comme vous pouvez le voir, je n'ai pas encore de tag pour ça. Pour en créer un, cliquez sur la case bleue qui dit NOUVEAU TAG. Asana le générera pour vous.

Étape 7: terminer une tâche

Alors maintenant que nous avons fini de configurer des tâches répétitives et ponctuelles, il n'y a plus grand chose à faire à part les «terminer».

Lorsque vous avez terminé une tâche ou une sous-tâche, cliquez sur les coches à côté de l'élément. Ils deviendront verts une fois qu'ils auront terminé.

Étape 8: suppression d'une tâche

Que faire si vous souhaitez supprimer une tâche qui n'est plus active? Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de votre tâche et sélectionnez Supprimer la tâche.

Une fois cela fait, Asana vous demandera: voulez-vous annuler votre dernière action, ou vous débarrasser de la tâche pour de bon? Si vous êtes sûr de ne plus avoir besoin de la tâche, cliquez sur supprimer définitivement et Asana l'essuiera.

Utilisez Asana pour organiser votre vie

Comme vous pouvez le voir, la capacité d'Asana à gérer vos projets créatifs et à les personnaliser peut se faire en quelques étapes simples.

Ce n'est pas le seul outil qui peut vous aider avec votre temps et vos projets, et si vous cherchez plus d'informations, nous avons un excellent liste d'outils de gestion de projet gratuits Le meilleur outil de gestion de projet gratuit pour vousVous n'avez pas besoin de Microsoft Project pour gérer un projet. Mais quel outil de gestion de projet gratuit vous convient? Utilisez ces questions stratégiques pour choisir. Lire la suite pour vous.