9 formats de fichiers Office rares que vous devez connaître

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DOC, XLS, PPT - voyons ce qui se cache au-delà ces types de fichiers Microsoft Office que nous utilisons depuis des lustres.

Avez-vous prêté attention à certaines des options de format de fichier inconnues qui apparaissent dans votre suite bureautique lorsque vous essayez d'enregistrer un fichier? Ou avez-vous reçu des fichiers de quelqu'un dans l'un de ces formats et avez trouvé les fichiers «illisibles»? Nous sommes ici pour vous en dire plus sur ces types de fichiers étranges Comment ouvrir des types de fichiers étranges dans WindowsLes ordinateurs connaissent des milliers de formats de fichiers différents. Parfois, vous et Windows ne savez pas comment ouvrir un fichier étrange. Voici comment vous pouvez découvrir comment ouvrir ces fichiers. Lire la suite .

Remarque: Les options de format de fichier disponibles peuvent varier selon la suite bureautique que vous utilisez Quelle suite Office vous convient le mieux?Vous serez pressé de trouver une profession qui ne nécessite aucun traitement de texte ou de chiffres. Et vous vous demandez peut-être si Microsoft Office est vraiment la meilleure solution? Voici vos options.

Lire la suite . Les suites bureautiques en ligne ont généralement moins d'options. Microsoft Office - le programme Office d'origine - les a tous.

Quelques termes utiles liés au bureau à garder à l'esprit

Avant d'explorer différents formats de fichiers, jetons un coup d'œil à certains «OfficeSpeak» qui vous seront utiles lorsque vous aurez affaire à des programmes Office. Prenez note si vous n'êtes pas déjà familier avec ces termes.

1. Formats de fichiers hérités: Ceux-ci font référence à des formats de fichiers qui ne sont plus en cours de développement (mais qui pourraient continuer à être utilisés).

2. OOXML ou OpenXML: OOXML signifie Office Open XML - un format de fichier que Microsoft a introduit en 2007. Ne le confondez pas avec Open Office XML, qui était un format de fichier développé dans le cadre de la suite bureautique open source Bureau ouvert.

3. Classeur: Un classeur est simplement un fichier Excel qui contient une ou plusieurs feuilles de calcul ou feuilles de calcul.

4. Macro: Une macro est un petit programme qui peut vous aider à automatiser les tâches répétitives dans Excel. Lorsque vous enregistrez une macro, c'est comme si vous créiez une séquence d'instructions à l'aide de touches et d'actions de la souris. Une fois que vous avez enregistré et exécuté la macro, elle exécute cette séquence sans demander votre entrée.

5. Ajouter à: Un complément étend les fonctionnalités de votre programme Office avec des fonctionnalités supplémentaires utiles. Par exemple, ce complément Office 2003 / XP [n'est plus disponible] vous permet de supprimer des données masquées (telles que des commentaires) des documents.

DOCX, XLSX, PPTX

Cet ensemble d'extensions de fichiers, qui se trouvent être dans OpenXML, est devenu la valeur par défaut dans Microsoft Office 2007, remplacer les formats DOC, XLS et PPT dans Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint, respectivement.

Si vous avez toujours utilisé DOC, XLS et PPT, ce nouvel ensemble peut prendre un certain temps pour s'y habituer.

Cher Powerpoint:
En tant qu'utilisateur Mac, je suis fatigué de traiter les problèmes de conversion lors des conférences.
.xlsx et .docx l'ont compris, pourquoi pas vous?

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 février 2016

Vous remarquerez que les fichiers dans les nouveaux formats sont plus petits que ceux correspondants dans les anciens formats. C'est parce qu'ils sont livrés avec un mécanisme de compression sans perte. Pour partager ces fichiers avec des personnes qui utilisent des versions antérieures de Microsoft Office, vous pouvez choisir d'enregistrer le fichier OpenXML dans la version héritée correspondante via Fichier> Enregistrer sous.

Si vous êtes exécution d'une version antérieure à 2007 de Microsoft Office Vous pouvez toujours acheter Microsoft Office 2003 en ligne et nous vous montrons oùAlors qu'Office 2016 est en cours de déploiement, certaines personnes attendent toujours Office 2003 à la place. Voici comment obtenir votre correctif 2003. Lire la suite , vous pouvez afficher et modifier facilement les fichiers OpenXML en installant ce pack de compatibilité Microsoft Office [Plus disponible]. Ou vous pourriez laisser Saikat vous convaincre de mise à niveau vers Microsoft Office 2016 13+ raisons pour lesquelles vous devriez passer à Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 est arrivé et il est temps pour vous de prendre une décision. La question de la productivité est - devriez-vous mettre à niveau? Nous vous donnons les nouvelles fonctionnalités et les raisons les plus fraîches pour vous aider ... Lire la suite .

Certaines autres suites bureautiques comme Google Docs prennent également en charge les formats OpenXML, vous ne devriez donc pas avoir de problème à importer, par exemple, un fichier XLSX dans Google Docs.

Soit dit en passant, ces formats OpenXML sont essentiellement des fichiers zippés qui contiennent des dossiers séparés pour les médias, les fichiers XML, etc. Cela signifie que vous pouvez, par exemple, afficher le contenu d'un fichier DOCX en renommant l'extension DOCX en ZIP. C'est assez pratique lorsque vous devez accéder à une image intégrée dans le fichier DOCX sans pour autant avoir à lire le fichier dans ce format.

ODT, ODS, ODP

Ce trio de types de fichiers est au format Open Document Format (ODF), qui est un format de fichier normalisé exempt de toute restriction d’utilisation. Cela signifie que toute entreprise peut implémenter ce format dans le cadre de son logiciel. Pas étonnant que ODF soit utilisé dans divers logiciels bureautiques, propriétaires et open source, y compris Bureau ouvert, Google Docs, LibreOffice, Zoho Office Suite, et AbiWord.

Si vous exécutez Office 2010 et supérieur, vous pourrez ouvrir facilement les fichiers ODT (pour le traitement de texte), ODS (pour les feuilles de calcul) et ODP (pour les présentations), car ces versions sont prises en charge de manière native pour les fichiers ODF. Pour les versions précédentes de Microsoft Office, ce complément gratuit OpenXML / ODF Translator disponible sur SourceForge est très pratique.

Bien sûr, si vous souhaitez lire un fichier ODF unique, vous pouvez aussi bien le télécharger sur Google Docs et le voir là-bas. Vous pouvez même télécharger des fichiers Google Docs en ODF.

Microsoft Office ne prend pas en charge certaines de ses fonctionnalités habituelles (ou ne les prend en charge que partiellement) dans les fichiers ODF.

XLSB

XLSB, qui signifie Excel Binary Workbook, se comporte plus ou moins comme le format XLSX, sauf qu'il enregistre les données au format binaire. Son principal avantage par rapport à XLSX est que le premier réduit considérablement la taille du fichier et accélère par conséquent les opérations de lecture-écriture.

Si tu peux? t envoyer un fichier Excel car il? s trop grand, enregistrez-le au format .xlsb. Cela réduira la taille!

- Conseils Google (@GoogleTipsFacts) 17 janvier 2016

Si vous souhaitez compresser une feuille de calcul pour économiser de l'espace de stockage et faciliter les transferts de fichiers, XLSB est une bonne solution. Vous souhaiterez peut-être enregistrer un fichier de test au format XLSB avant d'utiliser régulièrement ce format.

Le hic est que XLSB est rarement compatible avec les suites bureautiques au-delà du domaine de Microsoft, donc vous feriez bien de s'en tenir à un format universel comme XLS au cas où vous envisagez de partager le fichier que vous êtes économie. Si vous connaître ce destinataire utilise une suite bureautique qui prend en charge XLSB, n'hésitez pas à l'envoyer dans ce format pour accélérer les choses.

Si vous recevez un fichier XLSB, ne l'ouvrez que si vous faites confiance à l'expéditeur, car les fichiers XLSB prennent en charge les macros et peuvent contenir du code malveillant. Bien sûr, le paramètre de sécurité par défaut de Microsoft pour les macros désactivées est là pour vous protéger, mais pourquoi provoquer des problèmes?

PPS, PPSX

PPS ou PowerPoint Slide est le mode de présentation des fichiers PPT (modèle PowerPoint). Cela signifie que lorsque vous cliquez sur un fichier PPS, il s’ouvre directement sous forme de diaporama - très pratique lorsque vous souhaitez lancez-vous dans une présentation sans tâtonner pour accéder à l'option diaporama.

Astuce Astuce pour inciter les gens à penser que vous êtes un assistant: renommez vos fichiers PowerPoint pour qu'ils se terminent par .pps avant votre présentation.

- Paul Briërley (@paulopadopalos) 9 décembre 2015

Un PPS n'est pas modifiable, c'est-à-dire qu'il n'est visible que si vous l'ouvrez en double-cliquant sur le fichier. Heureusement, la conversion d'un PPS en PPT (modifiable) et inversement est aussi simple que de renommer l'extension de fichier .pps en .ppt ou vice versa, selon les besoins.

Bien sûr, vous n'avez pas besoin de la conversion ci-dessus pour modifier le PPS. Vous pouvez faire glisser et déposer le fichier PPS de l'Explorateur Windows dans une fenêtre PowerPoint vide. Vous pouvez également utiliser le Fichier> Ouvrir dans PowerPoint pour ouvrir une version modifiable du PPS. Cela s'applique également à la modification des fichiers PPSX.

Pour le combo PPTX-PPSX, les conversions sont un peu plus complexes. Vous devrez ouvrir Microsoft PowerPoint, utilisez le Fichier> Ouvrir pour ouvrir le fichier PPSX, puis utilisez l'option Enregistrer sous pour enregistrer le fichier de présentation au format PPTX.

En parlant de conversions de fichiers, signet notre guide du convertisseur de fichiers Microsoft Office Le guide complet du convertisseur de fichiers Microsoft OfficeSi vous avez déjà converti un fichier texte, comme PDF en Word, vous connaissez le défi. Parfois, c'est aussi simple que d'imprimer, d'autres fois, vous avez besoin d'outils spéciaux. Entrez ce guide de conversion. Lire la suite pour des informations détaillées sur la conversion entre différents formats de fichiers.

Faire en sorte que les formats de fichiers se comportent

Si vous voulez un moyen rapide et fiable de visualiser des fichiers en ligne dans différents formats, essayez une solution comme rollMyFile ou Visionneuse en ligne Docs. Si vous recherchez un logiciel de conversion, nous vous recommandons Zamzar. C’est l’un de nos préférés outils de conversion de format de fichier gratuits Comment convertir n'importe quel format de fichier en ligne avec des outils gratuitsSi vous avez besoin de convertir un fichier, voici la liste ultime des sites vers lesquels vous devriez vous tourner. Lire la suite .

D'autres produits Microsoft Office comme Access ont leur propre protocole d'enregistrement de fichiers, mais pour l'instant nous avons choisi de nous concentrer sur le trio le plus populaire de Microsoft Office: Word, Excel et PowerPoint.

En ce qui concerne les suites bureautiques, une chose est claire: les principaux formats hérités de Microsoft Office ne seront pas discrets. Même en 2016, DOC, XLS et PPT semblent être les formats les plus fiables et compatibles pour enregistrer des fichiers, surtout si vous prévoyez de les partager avec d'autres.

Dans quels formats enregistrez-vous vos fichiers Microsoft Office? Vous rencontrez souvent des problèmes de compatibilité lorsque vous les partagez avec d'autres? Comment les résolvez-vous? Nous aimerions savoir!

Crédits image: Concept de feuille de calcul de rapport comptable de planification financière par Rawpixel.com via Shutterstock, Conférencier à la conférence d'affaires et présentation. Audience dans la salle de conférence. par Matej Kastelic via Shutterstock