Conseils et modèles pour créer un horaire de travail dans Excel

Publicité

La création d'un horaire de travail est ne pas facile. Que votre équipe d'employés soit aussi grande que quelques dizaines ou aussi petite qu'une poignée, il est difficile de trouver un moyen de s'adapter aux heures de chacun, d'atteindre le minimum et de garder l'équipe heureuse. Heureusement, Excel peut aider à en faire un lot Plus facile.

Modèles Excel Un modèle Excel pour chaque occasionSautez la courbe d'apprentissage abrupte et triez votre vie avec la puissance des modèles Excel. Nous avons compilé une sélection de modèles de mise à jour automatique pour suivre les budgets, gérer les projets, etc. Lire la suite restent l'un des outils les plus utiles de l'histoire de l'informatique. Ils sont parfaits pour gestion des tâches et des projets 10 modèles de gestion de projet Excel puissants pour le suiviLes modèles de gestion de projet gratuits sont les meilleurs. Obtenez ces principaux modèles de feuilles de calcul Microsoft Excel pour suivre n'importe quel projet. Lire la suite

, garder les finances en ordre 15 modèles de feuilles de calcul Excel pour gérer vos financesGardez toujours une trace de votre santé financière. Ces modèles de feuilles de calcul Excel gratuits sont les outils dont vous avez besoin pour gérer votre argent. Lire la suite , suivre les progrès de la condition physique 10 modèles Excel pour suivre votre santé et votre forme physique Lire la suite , et juste rester organisé en général 10 modèles de feuilles de calcul incroyablement utiles pour organiser votre vieVotre vie est-elle un gâchis de délais manqués, de courses oubliées et d'engagements rompus? On dirait que vous devez vous organiser. Lire la suite - mais la planification est un domaine où Excel vraiment brille.

5 conseils importants lors de la création d'un calendrier

Avant de plonger dans le processus de planification, gardez à l'esprit les considérations suivantes. Ils faciliteront l'ensemble du processus et réduiront la quantité de stress qui s'accumule sur vous. La planification ne sera jamais facile, mais cela ne doit pas être un cauchemar.

Connaissez les préférences de vos employés. Le type de préférences que vous pouvez prendre en compte lors de la planification différera d'un champ à l'autre (par exemple, détail vs entrepôt), mais il est important d’essayer au moins d’accommoder vos employés.

Certains employés ont-ils une préférence pour les matins? Ou peut-être le soir? Combien d'heures chaque employé veut-il par semaine? Y a-t-il des restrictions de temps, comme une réticence à travailler le dimanche? Certains employés ont-ils synergie et compatibilité?

Vous ne pouvez pas accueillir toutes les personnes, mais c'est un bon objectif à atteindre, car cela peut améliorer la productivité et l'atmosphère - mais surtout, cela instaurera la confiance, et la confiance va de pair avec le respect.

Suivez les demandes d'absence des employés. Comme s'il n'était pas assez difficile de jongler avec toutes les préférences de vos employés, des problèmes urgents surgissent de temps en temps. Par exemple, quelqu'un a besoin de quelques jours pour prendre des vacances ou pour pleurer un membre de sa famille perdu.

Heureusement, cela peut être simple en utilisant un outil polyvalent comme Google Agenda 10 fonctionnalités impressionnantes de Google Agenda que vous devriez essayer Lire la suite ou un plugin de calendrier pour Thunderbird 5 extensions pour ajouter des calendriers et un gestionnaire de tâches à Thunderbird 3 Lire la suite . Une application de liste de tâches de qualité comme Todoist (raisons de passer à Todoist Pro À quel point ToDoist Premium est-il plus productif? Voici 6 bonnes raisons de mettre à niveauJ'ai continué à utiliser ToDoist gratuitement pendant un certain temps. Mais j'ai continué à me heurter à des choses que je voulais faire et que je ne pouvais pas. Rappels par e-mail. Ajout de notes à la tâche. Des choses qui ajouteraient vraiment beaucoup ... Lire la suite ), WorkFlowy (notre Avis sur WorkFlowy Liste de style Zen et gestion de projet avec WorkFlowy Lire la suite ), ou Wunderlist (notre Examen de Wunderlist Wunderlist: Gestionnaire de liste de tâches facile à utiliser, polyvalent et multiplateforme Lire la suite ) peut aussi bien fonctionner.

Faites le calendrier à l'avance. De toute évidence, vous ne pouvez pas le faire aussi bien à l'avance en cas de changement de situation, mais évitez définitivement d'attendre la veille. Une bonne règle d'or est d'environ une semaine à l'avance.

Si seulement la procrastination était aussi facile à battre, non? Tout le monde a du mal à faire avancer les choses dans une certaine mesure, c'est pourquoi nous avons beaucoup écrit sur stratégies anti-procrastination 5 stratégies de procrastination pour devenir plus productives Lire la suite , éviter les distractions sur Internet 6 conseils pour éviter la procrastination sur InternetJe suis un maître de la procrastination. Peut-être que vous aussi. Il y a des millions de personnes qui souffrent de procrastination paralysante et c'est une véritable perte de productivité et d'efficacité. La chose étrange est que beaucoup de ... Lire la suite , et surmonter vraiment la procrastination Comment arrêter la procrastination: la seule résolution du nouvel an à définirAbandonnez l'habitude de la procrastination et commencez à agir sans attendre le bon moment. L'arrêt de la procrastination est la seule résolution du nouvel an dont vous avez besoin. Voici pourquoi. Lire la suite .

En établissant vos horaires à l'avance, vous vous donnez un peu de répit au cas où des changements soudains devraient être apportés.

Attribuez d'abord les changements les plus importants. Par «le plus important», nous entendons «non négociable». Si quelqu'un a absolument besoin de travailler un quart de travail particulier, remplissez-le d'abord et mettez-le dans la pierre. Une fois tous les quarts nécessaires remplis, il est plus facile de mélanger et de faire correspondre les quarts restants avec les employés disponibles.

Et gardez toujours à l'esprit au moins une éventualité. Idéalement, vous devez créer plusieurs planifications (par exemple, Plan A, Plan B, etc.) mais cela peut prendre beaucoup de temps, donc au à tout le moins, vous devez identifier les employés les plus susceptibles d'échouer et avoir un plan de secours au cas où ils faire.

Rendez l'horaire facilement accessible. Permettre à vos employés de voir l’horaire à l’avance est une bonne chose pour deux raisons: ils peuvent signaler toute erreur et ils apprécieront la mise en garde afin de planifier leurs propres semaines autour de l’horaire.

Étant donné que nous allons utiliser des modèles Excel pour créer nos horaires de travail, l'option préférée est de téléchargez-les directement sur Google Drive Connexion à Google Drive et partage de fichiers simplifiésGoogle Drive est un service de stockage en ligne et de bureau en ligne qui comprend 15 Go de stockage gratuit et des options de collaboration ingénieuses. Nous vous montrons comment y accéder et partager des documents avec d'autres. Lire la suite . Il se convertira en Alternative à la feuille de calcul de Google Excel contre Google Sheets: lequel vous convient le mieux?Avez-vous vraiment besoin d'Excel? Les solutions de bureau et en ligne ont leurs avantages. Si vous ne parvenez pas à choisir entre Excel et Google Sheets pour gérer vos feuilles de calcul, laissez-nous vous aider à décider. Lire la suite et vous permet de le partager pour que les autres puissent le voir. Tenez compte de ces conseils pour les feuilles de calcul Google collaboratives 5 Paramètres Google Sheets essentiels pour le travail d'équipeGoogle Sheets propose plus de fonctionnalités pour prendre en charge la saisie et le traitement collectifs de données que vous ne le pensez. Nous vous présenterons les fonctions et fonctionnalités de Google Sheets qui sont essentielles pour les projets de groupe. Lire la suite si vous êtes nouveau dans ce domaine.

Et ne vous inquiétez pas de la sécurité. À moins que vous ne manipuliez des secrets gouvernementaux, Google Sheets est suffisamment sécurisé Dans quelle mesure vos documents sont-ils sécurisés dans Google Drive? Lire la suite pour les utilisateurs ordinaires comme vous et moi.

Téléchargements gratuits de modèles Excel

Avec ces conseils à l'écart, voici une poignée de modèles Excel impressionnants conçus spécifiquement pour aider les employeurs à planifier les horaires des travailleurs pour la semaine. Ce sera toujours un travail difficile, mais beaucoup plus facile si vous utilisez l'un de ces modèles.

Les modèles sont disponibles sous forme de fichiers XLSX pour Excel 2007 et versions ultérieures.

Horaire de travail complet

Cet horaire de travail par Spreadsheet123 est l'un des modèles les plus complets du marché. Il est assez bon pour rivaliser avec certains des logiciels de planification disponibles pour téléchargement sur le Web, mais ce modèle est en quelque sorte entièrement gratuit.

Lorsque vous l'ouvrez, vous trouverez différentes feuilles pour: Registre des employés, Horaire de travail, Tableau des temps, Budget salarial, Présence, Occupation, Paramètres et Aide. La feuille d'aide est un mini-didacticiel qui vous montrera comment démarrer le programme.

Honnêtement, nous recommandons fortement celui-ci. Nous avons quelques autres suggestions ci-dessous, mais aucune n'est aussi bonne et vous ne devriez vérifier les sortir si celui-ci est trop compliqué pour ce que vous voulez faire (ce qui est certainement valable plainte).

Télécharger:Horaire de travail

Horaire de quart hebdomadaire

Cet horaire de travail hebdomadaire par Systèmes de gestion d'entreprise peut ne pas être aussi complet que celui ci-dessus, mais il est idéal pour les petites équipes. C'est plus simple, ce qui signifie qu'il est plus facile à apprendre et à utiliser. Fortement recommandé pour ceux qui veulent un programmateur intermédiaire.

Il est livré avec trois feuilles: horaire, quarts et employés. Tout ce que vous avez à faire est de lister vos employés et leurs taux horaires dans la feuille Employés. Définissez ensuite l'heure de début et l'heure de fin de chaque quart de travail disponible dans la feuille des postes. Ensuite, la feuille de programmation automatisée devient explicite.

Le seul inconvénient est qu'il ne peut aller que jusqu'à 20 employés et 9 équipes définies, ce qui le rend idéal pour les petites et moyennes opérations, mais peu plausible pour les grandes entreprises.

Télécharger:Horaire de travail des employés

Horaire de travail quotidien

Peut-être n'avez-vous pas besoin de toutes les cloches et sifflets automatisés fournis avec les deux modèles mentionnés ci-dessus. Peut-être que vous préférez faire les choses aussi manuellement que possible et tout ce dont vous avez besoin est un calendrier vraiment basique pour bricoler. Si oui, utilisez celui fourni par Vertex42.

Ce modèle ne fonctionne pas tout travailler du tout. Son seul but est de vous donner un planning prédéfini que vous pouvez remplir à la main. Une fois terminé, vous pouvez l'imprimer (ou le télécharger en ligne) pour que tout le monde puisse le voir, et il est assez facile de recommencer chaque semaine.

Télécharger:Modèle d'horaire de travail

Excel vous facilite encore la vie

N'hésitez pas à modifier ces modèles selon vos besoins, s'ils ne sont pas absolument parfaits pour vous (tant que vous ne les redistribuez pas). Si vous souhaitez personnaliser, mais ne savez pas par où commencer, nous vous recommandons apprentissage des formules Excel Besoin d'aide avec les formules Excel? 7 ressources à consulterExcel est l'étalon-or de feuille de calcul. Si vous devez utiliser Excel tout en vous familiarisant avec lui, ces ressources vous présenteront rapidement les bases et bien plus encore. Lire la suite premier.

Et avant d'aller imprimer vos plannings terminés, consultez ces conseils pour imprimer des feuilles Excel 7 conseils d'impression Excel: comment imprimer votre feuille de calcul étape par étapeVous rencontrez des problèmes d'impression à partir de Microsoft Excel? Ce guide vous montrera comment imprimer parfaitement une feuille de calcul Excel. Lire la suite pour vous assurer que tout sort correctement.

Quel modèle est votre préféré? En avons-nous manqué de bons? Avez-vous des conseils ou des astuces pour planifier vos employés? Partagez avec nous dans les commentaires ci-dessous!

Crédits image: Feuille de temps hebdomadaire par Andrey_Popov via Shutterstock, Planification des tâches par la foi via Shutterstock, Illustration du poste de travail par la foi via Shutterstock, Calendrier vide par xtock via Shutterstock