Voici la solution de tri des e-mails la plus décisive dont vous aurez besoin

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Que vous utilisiez Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail ou toute autre chose, le courrier électronique est un courrier électronique et tôt ou tard, votre boîte de réception est inondée. Mais un système de tri simple vous garantira que vous ne vous sentez jamais incontrôlable et que vous êtes toujours au-dessus de vos messages.

Avez-vous déjà essayé d'appliquer des astuces de liste de tâches à votre boîte e-mail? J'ai fait. Le plus souvent, ils ne fonctionnent pas. Ce que nous ne comprenons pas à propos de la différence entre les e-mails et les listes de tâches, c'est que les tâches ne nécessitent qu'une action de votre part, tandis que les e-mails concernent la communication avec les gens.

Mais la modification d'un système de productivité populaire est la réponse pour apprivoiser le flot constant d'e-mails. La matrice du président américain Dwight Eisenhower pour trier les tâches est également merveilleusement efficace pour trier les e-mails, si vous les ajustez correctement.

Matrice Eisenhower modifiée pour les e-mails

le Matrice Eisenhower C'est ainsi qu'il a trié sa liste de tâches en quatre quadrants, ce qui l'a aidé à déterminer quelle tâche il devait faire ensuite. La matrice de base ressemble à ceci, et nous allons la garder intacte:

Vous classerez chaque e-mail dans l'un de ces quatre quadrants. Les quadrants vont dicter ce que vous faites avec cet e-mail et quand vous agissez en conséquence. Oubliez «boîte de réception zéro», nous allons juste nous concentrer sur la réalisation des tâches.

Il est préférable de combiner la matrice avec des dossiers dans Outlook ou utiliser des libellés Gmail pour apprivoiser votre boîte de réception Redécouvrez les étiquettes Gmail et apprivoisez enfin votre boîte de réceptionIl existe de nombreuses astuces pour gérer la surcharge des e-mails, mais il y en a une sous votre nez que vous pourriez ne pas utiliser: de bonnes vieilles étiquettes Gmail. Lire la suite . Ainsi, chaque quadrant aura son propre nom d'étiquette / dossier et peut-être aussi sa propre couleur.

Quoi que vous fassiez, ne changez pas le nom de ces quadrants. Ainsi, vos dossiers ou étiquettes auront uniquement ces quatre catégories:

• Important et urgent
• Important (pas urgent)
• Urgent (pas important)
• Pas important ni urgent

Qu'est-ce que «urgent»?

Il est facile d'identifier ce qui est «important» - c'est un appel subjectif que nous pouvons prendre facilement, en fonction de nos priorités. Mais «urgent» affiche une image d'un calcul basé sur le temps, et cela décourage les gens.

Détendez-vous, ne paniquez pas. «Urgent» ici va signifier tout ce que vous voulez que cela signifie. Si vous avez une journée bien remplie sans un seul instant à perdre, alors "Urgent" prend un nouveau sens. Si vous avez une journée remplie de réunions, alors "Urgent" prend un autre sens. Que ce soit flexible; en fait, il est important que ce soit flexible.

Plusieurs experts en productivité aiment en fait limiter la durée de la colonne «urgent» de la matrice Eisenhower, mais ce n'est tout simplement pas viable étant donné que les besoins temporels de la vie et du travail changent constamment.

Il n'y a pas de formule magique ni de limite de temps pour définir «Urgent». Vous le saurez quand vous le verrez. Ce n’est pas un mot difficile à comprendre, alors n’y pensez pas trop.

Restez simple, sans «règles de quadrant»

Vous serez tenté d'associer une action à votre quadrant. Par exemple, Bryan Lee de Tutum utilise le système et a mis une action spécifique pour chaque quadrant, comme "Décider quand le faire" pour "Important mais pas urgent" et "Déléguer" pour "Urgent mais pas important".

Résistez à cela. Il y a deux problèmes avec ceci.

Tout d'abord, ces «règles d'action» finissent par biaiser la façon dont vous balisez un e-mail. Si vous savez que vous devez agir sur un e-mail en ce moment mais que vous n'avez pas le temps de le faire, vous trouverez que votre cerveau vous incite à le classer à tort.

Deuxièmement, un quadrant n'a pas toujours la même action. Déléguer une tâche ne sera pas toujours une option. «Pas urgent ni important» ne signifie pas que vous devez le supprimer, vous pourriez avoir besoin de cet e-mail plus tard.

Faites plutôt confiance à la matrice d'Eisenhower et faites confiance à votre propre capacité à faire avancer les choses. Un système de productivité trop complexe et trop spécifique est celui avec lequel vous finirez par vider la règle de la productivité en trois temps Le système 3-Strike: comment hiérarchiser votre liste de tâchesN'êtes-vous pas en train de parcourir votre liste de tâches? Le problème pourrait ne pas être votre productivité, ce pourrait être simplement vos priorités. Apprenons à hiérarchiser la liste de tâches et à faire avancer les choses. Lire la suite . Les noms de ces quadrants vous donnent en fait une bonne idée de ce qu'est un e-mail et vous pourrez prendre la bonne décision en conséquence.

Une règle d'or: ne pas continuer sans étiqueter

L'idée est de trier vos e-mails sans pitié Vous ne pouvez pas reporter le courrier électronique chaque matin? Essayez plutôt ce rituelCommencer votre journée par courrier électronique est régulièrement mis à jour - même si la plupart d'entre nous le font. La vérification des e-mails après le réveil est-elle vraiment si mauvaise? Lire la suite , et implique un acte d'auto-discipline - vous ne pouvez pas passer à l'e-mail suivant sans étiqueter celui que vous lisez.

C'est critique. Chaque fois que vous ouvrez un e-mail, vous devez absolument le trier. Ne vous autorisez pas à vérifier le prochain courrier si vous n'avez pas classé celui-ci dans un quadrant.

Comme nous l'avons vu précédemment, ne pas trier ou trier mal est la raison pour laquelle votre application de productivité ne fonctionne pas 5 raisons pour lesquelles votre application à faire vous rend moins productifVous renoncez à vos listes de tâches? Votre problème n'est pas votre ambition ou l'application de planification des tâches que vous utilisez. Le problème réside dans la façon dont vous utilisez votre liste de tâches en général. Lire la suite . Vous devez obtenir la bonne étape de tri, puis tout le reste se met en place.

Comment attaquer vos e-mails

Voici la beauté de celui-ci: une fois votre boîte de réception triée, vous n'aurez en fait pas besoin de beaucoup de conseils sur le moment et la manière d'adresser votre e-mail. Pour les choses urgentes et importantes, vous finirez par vous en occuper dès que vous aurez du temps libre.

Pour tout le reste, comme Andy Mitchell d'ActiveInbox l'a déclaré à MakeUseOf Comment gérer la surcharge de la boîte de réception et les listes de tâches dans les e-mailsLe courrier électronique n'est pas seulement une communication, il dicte également largement votre liste de tâches. Parlons des meilleurs conseils pour lier la boîte de réception à notre productivité avec Andy Mitchell - le fondateur d'ActiveInbox. Lire la suite ,

Choisissez des points à faible consommation d'énergie dans votre journée (comme cette demi-heure endormie après le déjeuner) et déposez-le dans votre boîte de réception pour l'agrandir.

S'il est déjà priorisé, il est facile de faire avancer les choses sans manquer un élément incontournable.

À la fin de chaque journée, agissez sur tous vos e-mails triés, même depuis votre application smartphone. Croyez-moi, une fois qu'il est déjà priorisé, vous le traversez en deux fois moins de temps.

Est-ce facile ou difficile?

Personnellement, je trouve que la méthode Eisenhower Matrix de tri des e-mails est la plus simple que j'ai utilisée. Cela a en fait rendu ma boîte de réception beaucoup plus gérable pour moi et je n'ai rien manqué à cause de cela.

Pensez-vous que ce système est facile à mettre en œuvre ou le trouveriez-vous difficile? Dites-nous pourquoi!

Crédits image: Hey Paul Studios / Flickr